Webseiten sind die Visitenkarte eines Unternehmens. Im B2C Bereich wurde das schon vor längerer Zeit erkannt. Im B2C Bereich tummeln sich gerade auch bei Mittelständlern noch Seiten die weder aktuellen technischen, funktionalen oder optischen Maßstäben gerecht werden. Ein oftmals daraus resultierendes Problem ist, dass Änderungen nicht direkt von den Mitarbeitern vorgenommen werden können Den ganzen Beitrag lesen »
In Zeiten knapper Budgets werden Investitionen in die Infrastruktur gerne zurückgestellt, und das betrifft auch Investitionen in der Software-Umgebung, die sich häufig erst nach längerer Zeit rechnen. Aber gerade jetzt kann es lohnenswert sein, über eine Einführung von SharePoint nachzudenken, immerhin verspricht die Plattform Produktivitätsschübe bei der Zusammenarbeit in Teams. Nachfolgend finden Sie ein paar Denkanstöße, wie Sie mit SharePoint sehr schnell einen Return on Investment realisieren können.
Warum SharePoint gerade jetzt einführen?
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Haben Sie bereits gebloggt? Was wissen Sie über Twitter? Schlagen Sie Informationen in Wikipedia nach, haben aber noch keinen Eintrag bearbeitet? Die Schlagwörter Blog, Twitter, Wiki, Web 2.0 stehen fast täglich in der Presse. Inzwischen ist sogar die Rede von Unternehmen 2.0, einer neuen Art der Informationsverarbeitung von Wissensarbeitern im Unternehmen, mit mehr Interaktion, schnellerer Kommunikation, besserem Wissensmanagement und natürlich einem deutlichen Produktivitätsschub durch den Einsatz moderner Internet-Technologien. Was ist dran an den Versprechungen, und welche Maßnahmen lassen sich in mittelständischen Unternehmen einfach umsetzen
Zunächst eine Definition von Web 2.0, die weniger die Schlagwörter in den Vordergrund stellt als viel mehr die Veränderungen in der Art, wie Menschen miteinander kommunizieren und umgehen.
| Web 2.0 als Oberbegriff bezeichnet alle Möglichkeiten, über das Internet und miteinander verbundenen Computern, Handys, Konsolen etc., interaktiv zu kommunizieren und Informationen oder Wissen auszutauschen. |
Das an sich klingt noch nicht allzu spektakulär, können wir doch schon seit vielen Jahren E-Mails in Sekundenschnelle um den Globus schicken. Was sich jedoch ändert, ist die Präsenz und Vielfältigkeit von Informationen, die von jeder Person mit Zugang zum Internet und Schreibkenntnissen veröffentlicht werden können. Ein Beispiel hierfür ist die letzte Wahl des Bundespräsidenten, als das Wahlergebnis durch einen Abgeordneten bereits per Twitter vom Handy aus veröffentlicht wurde, bevor es offiziell verlesen wurde. Auch z.B. beim Online-Shopping können Sie inzwischen auf vielfältigste Art herausfinden, welche Produkte empfohlen werden und wo sie preisgünstig erworben werden können. Dank Google finden sich Beiträge von zufriedenen oder unzufriedenen Benutzern, die Ihre Einsichten in einem persönlichen Blog oder einem Anwenderforum beschrieben haben. Oft sind diese Aussagen verlässlicher als blumige Verkaufsprospekte oder Werbeaussagen der Hersteller.
Der Nutzen der neuen Technologien im individuellen Umfeld ist unbestritten, aber wie lässt sich ein Nutzen im Unternehmen erzielen, und was ist mit dem neuen Schlagort Unternehmen 2.0 gemeint? Wieder der Versuch einer Definition:
| Ein Unternehmen 2.0 hat eine Unternehmenskultur etabliert, seine Organisationsprozesse angepasst und die nötige Informations-Infrastruktur eingeführt, die es allen Mitarbeitern als sozialem Netzwerk im Unternehmen ermöglicht, das Unternehmenswissen kontinuierlich zu vermehren sowie alle Unternehmensprozesse zu verbessern und zu optimieren. Dies führt nachweislich zu einer höheren Wertschöpfung und Mitarbeiterzufriedenheit. |
Arbeitsprozesse in größeren Organisationen haben häufig einen Hang zur Behäbigkeit. Einmal definierte und funktionierende Prozesse werden oft nicht in Frage gestellt, und eine Anpassung ist in der Regel mit großem Aufwand und der Überwindung von Widerständen verbunden. Genau hier haben mittelständische und kleine Unternehmen einen entscheidenden Vorteil. Sind sie doch in der Lage, sehr schnell die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Nutzung der neuen Technologien zu schaffen. Auch gehen sie meist pragmatischer an eine Neuentwicklung heran. Es zählt weniger eine strategische Langfristplanung mit definiertem Budget und kalkuliertem Return on Investment, sondern ein Gespür für erfolgreiche Tendenzen und der unternehmerische Mut, bekanntes Terrain zu verlassen. Ideale Voraussetzungen, um Web 2.0-Technologien erfolgreich einzuführen.
BLOG versus Newsletter
Wenn Ihre Marketing-Abteilung Newsletter oder Rundschreiben nutzt, um regelmäßig Kunden zu informieren, kann ein Unternehmens-BLOG eine sinnvolle Alternative sein. Ein Newsletter wird per E-Mail verschickt und wird inzwischen, wenn häufig versandt und mit viel Text, eher als lästig empfunden und “weggeklickt”. Ein Blog dagegen wird nur besucht, wenn der Leser den Inhalt für relevant hält und sich einen Nutzen davon verspricht. Die Akzeptanz der Inhalte erhöht sich dadurch deutlich.
Auch auf Ihrer Seite verursacht die Erstellung eines Newsletters viel Aufwand. Sinnvolle Inhalte müssen zusammengetragen und redaktionell aufgearbeitet werden, und für den Versand ist häufig eine Bearbeitung des Adressmaterials erforderlich. Anders bei einem Blog: Aktuelle Informationen, zum Beispiel zu einer Produktneuheit, können unmittelbar ohne großen Aufwand ins Netz gestellt werden. Durch die Angabe von Kategorien oder Stichwörtern (so genannte Tags) lassen sich relevante Informationen vom Leser sehr schnell finden. Und wird ein Leser von einem Link zu einem Blog-Artikel weitergeleitet, so erfahren Sie durch so genannte Pingbacks automatisch davon. Außerdem können Sie Artikel jederzeit ergänzen und nachbearbeiten.
| BLOG |
Newsletter |
| Wenig Aufwand für die redaktionelle Erstellung |
Erstellung, Review, Abstimmung, Layout |
| Hohe Aktualität durch sofortige Verbreitung |
Sammeln von Inhalten über mehrere Wochen und anschließende Verbreitung |
| Weniger Informationen, die leichter verarbeitet werden können |
Viele Inhalte, die der Leser “verdauen” muss |
| Kategorien und Stichwörter erleichtern das Finden von Informationen auch in größeren Artikelbeständen |
Fortlaufender Text, nur eine einfache Stichwortsuche im aktuellen Newsletter möglich |
| Auch historische Informationen bleiben auffindbar |
Texte verschwinden im Posteingang des Benutzers |
| Hoher Kundennutzen durch hohe Relevanz |
Weniger Kundennutzen durch “Aufdrücken” auch nicht-relevanter Informationen |
| Kommentare oder Fragen zu Beiträgen können direkt vom Leser eingetragen werden. |
Newsletter sind als One-Way-Kommunikation ohne Rückkanal ausgerichtet. |
WIKI - Wikipedia für’s Unternehmenswissen
Ein Wiki (hawaiianisch: schnell) erlaubt das schnelle Zusammentragen und Verändern von Informationen, ähnlich wie es viele Internetnutzer von Wikipedia her kennen. Wenn in Ihrem Unternehmen Teams an Projekten zusammenarbeiten, nutzen Sie neben Besprechungen das Telefon und E-Mail zur Kommunikation. Ein zusätzliches WIKI bietet eine sehr einfache Möglichkeit, Informationen zu Projektthemen zusammenzutragen und im Team zu nutzen. Darüber hinaus stehen die Informationen auch Benutzern außerhalb des Projekteams zur Verfügung und können leicht für zukünftige, artverwandte Projekte herangezogen werden. WIKIs bieten grundsätzlich allen Benutzern die Möglichkeit, Texte und Informationen sehr einfach einzustellen oder zur verändern. Durch die Einfachheit sinkt die Hürde, relevante Informationen beizutragen. Letztlich funktioniert ein Wiki als Wissensbasis aber nur, wenn bereits eine Kultur des Informationsaustausches und der proaktiven Informationsweitergabe im Unternehmen etabliert ist.
Einige Vorteile durch ein Unternehmens-WIKI
- Automatische Versionsverwaltung
- Autor und Zeitpunkt der Erstellung/Änderung automatisch abgelegt
- Verknüpfung zusammengehöriger Informationen über Links sehr einfach
- Nutzen steigt mit der Anzahl aktiver Nutzer und Einträge (”Alle für Alle” statt “Einer für Alle”)
- Bearbeitung im Web-Browser sehr einfach, Veröffentlichung unmittelbar
An dieser Stelle mag sich mancher Verantwortliche fragen, ob es denn wirklich gut sein kann, wenn jeder alle Inhalte verfassen und verbreiten kann. Dadurch ist es zumindest in der Theorie möglich, dass unsinnige oder auch falsche Inhalte zusammengetragen werden. Die meisten WIKI-Systeme erlauben die Einrichtung eines Genehmigungsprozesses, so dass festgelegte Redakteure Inhalte vor der Veröffentlichung prüfen und freigeben können. Von einem Freigabeprozess raten wir jedoch in den meisten Fällen ab. Der Erfolg von Wikipedia liegt eben darin, dass die Einträge so einfach und von jedermann bearbeitet werden können. Falsche Angaben werden schlichtweg durch die Masse der Bearbeiter wieder eliminiert und bleiben meist nur wenige Minuten aktiv. Auch geben die meisten Benutzer gerne Ihr Wissen weiter und möchten sinnvolle und richtige Inhalte einstellen, darum ist es sinnvoll, keine Veröffentlichungshürden aufzubauen. Wenn im Unternehmen die aktive Wissenweitergabe generell gefördert wird und möglichst viele Mitarbeiter an dem Aufbau des WIKIs beteiligt sind, steigt auch die Qualität der Beiträge und damit der Wert eines Unternehmens-WIKIs schnell an. Im Übrigen bleibt durch eine automatische Versionsverwaltung immer nachvollziehbar, wer wann welche Informationen eingestellt oder verändert hat. Dies hilft auch, wenn es Rückfragen zu bestimmten Inhalten gibt.
Twitter – “Quatschen” im Internet
Twitter wird auch als “Microblogging”-Dienst bezeichnet und ermöglicht die Versendung von Kurznachrichten im Internet, ähnlich einer SMS über ein Handy. Eine SMS schicken Sie jedoch meist an genau eine Person, während eine Twitter-Nachricht (ein sogenannter “Tweet”) theoretisch von beliebig vielen Lesern gelesen werden kann. Hierbei erhalten nur diejenigen Personen ihre Nachricht, die sich selbst dazu entschlossen haben, ihnen als sogenannte “Follower” (zu vergleichen mit Abonnenten) zu folgen. Nicht Sie entscheiden also, wer etwas liest, sondern Ihre Leser. Dieser entscheidende Unterschied führt dazu, dass interessante Inhalte häufiger gelesen und auch weitergeleitet werden und sich so unter Umständen in Windeseile verbreiten können. Das beste Beispiel war das Flugzeugunglück vor Manhattan. Erste Informationen vom Unglück wurden nicht von Journalisten verbreitet, sondern über Twitter.
Damit stellt Twitter fast schon eine Art Echtzeit-Informationssystem dar und eignet sich immer dann, wenn hochaktuelle Informationen bereitgestellt werden müssen. Es gibt beispielsweise einen Dienst, über den Verspätungen bei Zügen der Deutschen Bahn über Twitter verbreitet werden (http://twitter.com/db_info) oder diverse Staumelder für Autobahnen (z.B. http://www.freiefahrt.info/staumeldungen-twitter). Im Unterschied zu anderen Informationsdiensten hat bei Twitter aber jeder die Möglichkeit, Informationen ins Netz zu stellen. Ursprünglich war Twitter als “soziales Netz” gedacht. Man teilt seinen Freunden und Bekannten mit, was man gerade tut, ähnlich dem Smalltalk. In dieser Form wird es auch von Vielen genutzt. Sehr häufig aber entwickeln sich Mischformen: man teilt mit, was man gerade so macht (”Warte gerade auf meinen Flug nach Hamburg”), gibt interessante Informationen aus dem Internet als Link weiter (”Interessanter Blog zum Wissensmanagement auf http//….”) oder “sagt weiter, was andere gesagt – bzw. getwittert haben”.
Geld verdienen mit Twitter?
Welche Möglichkeiten sich hier für eine sinnvolle Nutzung in Unternehmen bieten, lässt sich bisher nur erahnen. Ein Unternehmen – Dell – verdient bereits Geld mit Twitter. Über ihr DellOutlet vertreibt Dell exklusive Sonderangebote, die nur über Twitter erhältlich sind (http://mashable.com/2009/06/11/delloutlet-two-million/). Unser Tipp: Schnuppern Sie rein, und legen Sie sich ein Konto unter http://www.twitter.com an. Suchen Sie interessante Twitterer und folgen Sie Ihnen. Finden Sie selbst heraus, welche Chancen sich bieten und welche Geschäftsmodelle gerade entstehen. Durch unsere Twitter-Präsenz (http://twitter.com/dirkloehn) konnten wir jedenfalls schon die Anzahl der Besucher in unserem Unternehmensblog deutlich steigern. Vertrauen Sie auf Ihren gesunden Menschenverstand, und lassen Sie sich nicht von den selbsternannten Online-Marketingexperten und Social Network-Spezialisten mit Ihren Erfolgsversprechungen verwirren. Hier ist es mitunter schwer, Spreu von Weizen zu trennen. Ein großer Fehler wäre jedoch, sich nicht mit Twitter auseinander zu setzen, kommuniziert doch ein immer größerer Teil ihrer zukünftigen Zielgruppe über Twitter.
Die nächsten Schritte
Die nächsten Jahre werden von innovativen Weiterentwicklungen im Internet geprägt sein. So ist bereits von Web 3.0 die Rede. Damit ist nicht weniger gemeint als die Fähigkeit von Computern, Inhalte in einem semantischen Web zu verstehen und richtig einander zuzuordnen. Die Bereitstellung und Weitergabe von Wissen wird dadurch immer einfacher. Zukünftige Fähigkeiten von Computern, etwa Wissen zu interpretieren, lassen sich erst erahnen.
Weitere Informationen
Einen guten Einstieg bietet Wikipedia auf der Seite http://de.wikipedia.org/wiki/Semantisches_Web. Diese Ansätze reichen deutlich über die momentanen praktischen Einsatzgebiete in Unternehmen hinaus. Dennoch lassen sie erahnen, wohin die Reise geht. Wenn Sie Fragen zu den in diesem Artikel behandelten Themen haben und Wissensmanagement praxisnah und ergebnisorientiert in Ihrem Unternehmen einführen möchten, freuen wir uns auf Ihre Kommentare oder Kontaktaufnahme.
Sie möchten die Zusammenarbeit im Team verbessern, ihre Dokumente besser verwalten, Informationen schneller wiederfinden, Freigabeprozesse automatisch abbilden und ein funktionierendes Wissensmanagement einführen? Bisher konnten Sie keine Lösung finden?
Organisationsprozesse optimieren mit SharePoint
Sie sind in guter Gesellschaft! Nachdem einfacher strukturierte Prozesse im Unternehmen weitgehend zufrieden stellend durch IT-Systeme wie ERP- und CRM- Lösungen abgebildet werden, tun sich Softwarehersteller mit weniger strukturierten Prozessen ziemlich schwer. Gleichzeitig sind es aber die oben genannten Themen, die - wären sie intelligent durch Software abgebildet - einen immensen Produktivitätsschub im Unternehmen auslösen können.
In der Not entstehen Insellösungen. Freigabeprozesse für Dokumente werden häufig per E-Mail abgewickelt, ja zum Teil fungiert der elektronische Posteingang als Mini-Dokumentmanagement, und man durchsucht eher seine E-Mails als die Dateiordner. Und Tabellenkalkulationen wie Microsoft Excel mutieren zu ausgefeilten Business Intelligence-Lösungen, Daten und Zahlen werden aus unterschiedlichsten Quellen zusammengestellt und ausgewertet.
Mit SharePoint hat Microsoft eine Plattform geschaffen, die helfen kann und die fertige Bausteine bietet, die „quasi” nur zusammengesteckt werden müssen. Nun, jedenfalls in der Theorie. In der Praxis steht vorneweg immer erst einmal die Betrachtung der organisatorischen Prozesse, die vereinfacht und verbessert werden sollen. Intelligent angegangen, lassen sich dann aber wirklich mit SharePoint sehr schnell funktionierende Lösungen erstellen.
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Geschrieben von Dirk Löhn, 13. Jun 2009, Rubrik: Content Management, Dokumentmanagement, Microsoft Office, Organisation & Prozesse, Prozessautomatisierung, SharePoint, Software-Einführung, Wissensmanagement, 2 Kommentare
Sie möchten die Zusammenarbeit im Team verbessern, Dokumente besser verwalten, Informationen schneller wiederfinden, Freigabeprozesse automatisch abbilden und ein funktionierendes Wissensmanagement einführen? Bisher konnten Sie keine Lösung finden? Sie sind in guter Gesellschaft! Nachdem eher standardisierte Unternehmensprozesse in der Warenwirtschaft, Buchhaltung oder Lagerverwaltung z.B. durch ERP-Lösungen gut abgebildet werden, tun sich Softwarehersteller mit Wissens- und Dokumentprozessen immer noch schwer. IT-Plattformen wie SharePoint ermöglichen hier einen immensen Produktivitätsschub im Unternehmen, mit nahezu unmittelbarem Return in Investment.
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Ich möchte Ihnen eine der bisher besten Präsentationen zum Thema Wissensmanagement in Unternehmen nicht vorenthalten. Die Präsentation wurde von einem Team von T-Systems erstellt und auf Slideshare veröffentlicht. Wir finden unsere Unternehmensphilosophie bestätigt: Informationstechnologie allein erzielt noch keine Lösung! Aber sehen/lesen Sie selbst. Es lohnt sich!
