Ein Video sagt oft mehr als tausend Worte. In diesem Fall reicht gut eine Minute, um darzustellen, wie Ihnen SharePoint im Projektmanagement, bei der Dokumentablage und Ihren Arbeitsprozessen helfen kann. Eigentlich ganz einfach, oder?
Natürlich dauert es etwas länger, SharePoint einzuführen, aber wenn Sie SharePoint überhaupt nicht kennen, bietet das Video einen guten ersten Einstieg.
Sie möchten die Zusammenarbeit im Team verbessern, ihre Dokumente besser verwalten, Informationen schneller wiederfinden, Freigabeprozesse automatisch abbilden und ein funktionierendes Wissensmanagement einführen? Bisher konnten Sie keine Lösung finden?
Organisationsprozesse optimieren mit SharePoint
Sie sind in guter Gesellschaft! Nachdem einfacher strukturierte Prozesse im Unternehmen weitgehend zufrieden stellend durch IT-Systeme wie ERP- und CRM- Lösungen abgebildet werden, tun sich Softwarehersteller mit weniger strukturierten Prozessen ziemlich schwer. Gleichzeitig sind es aber die oben genannten Themen, die – wären sie intelligent durch Software abgebildet – einen immensen Produktivitätsschub im Unternehmen auslösen können.
In der Not entstehen Insellösungen. Freigabeprozesse für Dokumente werden häufig per E-Mail abgewickelt, ja zum Teil fungiert der elektronische Posteingang als Mini-Dokumentmanagement, und man durchsucht eher seine E-Mails als die Dateiordner. Und Tabellenkalkulationen wie Microsoft Excel mutieren zu ausgefeilten Business Intelligence-Lösungen, Daten und Zahlen werden aus unterschiedlichsten Quellen zusammengestellt und ausgewertet.
Mit SharePoint hat Microsoft eine Plattform geschaffen, die helfen kann und die fertige Bausteine bietet, die „quasi” nur zusammengesteckt werden müssen. Nun, jedenfalls in der Theorie. In der Praxis steht vorneweg immer erst einmal die Betrachtung der organisatorischen Prozesse, die vereinfacht und verbessert werden sollen. Intelligent angegangen, lassen sich dann aber wirklich mit SharePoint sehr schnell funktionierende Lösungen erstellen.
Projekte aktiv umzusetzen, Ärmel hochkrempeln und mit der Arbeit beginnen, fällt vielen Menschen leicht. Sich zuvor ein Konzept zur genauen Vorgehensweise zu erarbeiten, gehört eher zu den unliebsamen Aufgaben. Einige Vorhaben scheitern beispielsweise daran, dass zu Beginn die Weichen nicht richtig gestellt wurden. Negative Auswirkungen auf den Projektverlauf können später schlimmstenfalls nicht mehr korrigiert werden.
Eine konzeptionelle Herangehensweise unterstützt die Arbeitsabläufe und hilft, sie übersichtlich zu gestalten. Schritt für Schritt lassen sich Teilziele erarbeiten, bis letztlich das strukturierte Projekt komplett umgesetzt wurde. Unternehmen erstellen deshalb für ihre Arbeitsprozesse immer häufiger Pflichtenhefte. Bei der Erstellung sind jedoch vier elementare Säulen zu berücksichtigen.
Ein Überblick über den Begriffswald: Pflichtenheft, Lastenheft, technische Vorgabe, Fachkonzept, Grobspezifikation, Funktionsliste weiter lesen
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