Locatech – Unternehmenslösungen für SharePoint & Office365

Unternehmenslösungen für Microsoft SharePoint und Office365

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Setzen Sie bereits ein professionelles Ticketsystem ein, um Supportanfragen in Ihrem Unternehmen an den IT-Support zu unterstützen? Meist nutzen Anwender E-Mail oder das Telefon, um Störfälle zu melden oder Unterstützung anzufordern. Wenn derartige Anfragen ein bestimmtes Volumen überschreiten, wird es schnell unübersichtlich, insbesondere wenn gleichzeitig mehrere Mitarbeiter der IT-Abteilung mit der Bearbeitung von Supportanfragen beschäftigt sein können. Wenn darüber hinaus eine mehrstufige Bearbeitung von Supportanfragen für First-Level/Second-Level und ggf. Third-Level erforderlich ist, ist ein unterstützendes IT-System unabdingbar.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Vergleich professioneller und Open-Source-Ticketsysteme
Größere Organisationen setzen professionelle Ticket- oder Help-Desk-Systeme ein, die gelegentlich auch als “Issue-Tracking-Systeme” bezeichnet werden. In Wikipedia sind bereits über 40 unterschiedliche Help-Desk-Systeme aufgeführt, sowohl von kommerziellen als auch von Open-Source-Herstellern. In dieser Liste nicht enthalten ist Microsoft SharePoint, das jedoch als Baukastensystem sehr einfach genutzt werden kann, um ein für die meisten Zwecke vollkommen ausreichendes Ticketsystem einzuführen. Oftmals ist dies einfacher umsetzbar als der Erwerb und die Anpassung einer kommerziellen Software oder die Entwicklung des nötigen Know-hows, um eine Open-Source-Lösung wie z.B. OTRS (http://www.otrs.org/) einzuführen.

Microsoft SharePoint hat das Ticketsystem praktisch eingebaut

Mit Microsoft SharePoint sind Sie in der Lage, einfach und schnell ein Ticketsystem umzusetzen, und das ganz ohne zusätzliche Lizenzkosten, sofern Sie bereits mit einer Windows Server-Umgebung arbeiten. Mit dieser Umgebung haben Sie nämlich die Windows SharePoint Services bzw. in SharePoint 2010 die SharePount Foundation, die für die Umsetzung eines Ticketsystems vollkommen ausreichend sind, bereits mitlizenziert. weiter lesen

Die SharePoint-Foundation ist recht leistungsfähig, wie bereits in einigen unserer Artikel dargestellt. Es gibt jedoch auch einige Fallstricke, und der von Microsoft selbst zur Verfügung gestellte Vergleich der unterschiedlichen SharePoint-Versionen ist nicht immer aufschlussreich.

Welche Web-Parts von welcher SharePoint-Version (SharePoint-Foundation, SharePoint Server 2010 Standard, SharePoint Server 2010 Enterprise) zur Verfügung gestellt werden, beschreibt ausführlich der Artikel von Ari Bakker unter http://www.sharepointconfig.com/2010/06/sharepoint-2010-web-parts-by-license-type/

Wie leicht zu erkennen ist, sind die meisten interessanten Webparts den lizenzierungspflichtigen Versionen von SharePoint vorbehalten. In aller Regel gibt es auch für die SharePoint Foundation einen Workaround oder alternative Webparts, die käuflich erworben oder kostenlos aus dem Internet heruntergeladen werden können, es verbleibt aber in jeden Fall eine Zusatzaufwand. Häufig wird dieser jedoch kompensiert durch die eingesparten Lizenzkosten.

(Aktualisiert) Schon bisher konnte SharePoint ohne Lizenzkosten (mit den Windows SharePoint Services) betrieben werden. Für die neue SharePoint Foundation 2010 gilt dies ebenfalls, aber es gibt Einiges zu beachten. Mit etwas Verständnis können Sie sogar sehr skalierbare SharePoint-Lösungen mit der SharePoint Foundation lizenzkostenfrei umsetzen! Was müssen Sie beachten?

 

Windows Server-Lizenzen nutzen

Die SharePoint Foundation 2010 ist quasi “lizenzkostenfrei”. Wenn Sie einen Windows Server 2003 oder Windows Server 2008 einsetzen und entsprechende Nutzungslizenzen (CAL – Client Access Lizenzen) für Windows Server besitzen, ist die SharePoint Foundation mit diesen Windows Server-Lizenzen mitlizenziert. Das heißt, Sie können auf einem Ihrer bestehenden Windows Server die SharePoint Foundation installieren, und alle lizenzierten Windows-Benutzer weiter lesen

Sie möchten die Zusammenarbeit im Team verbessern, Dokumente besser verwalten, Informationen schneller wiederfinden, Freigabeprozesse automatisch abbilden und ein funktionierendes Wissensmanagement einführen? Bisher konnten Sie keine Lösung finden? Sie sind in guter Gesellschaft! Nachdem eher standardisierte Unternehmensprozesse in der Warenwirtschaft, Buchhaltung oder Lagerverwaltung z.B. durch ERP-Lösungen gut abgebildet werden, tun sich Softwarehersteller mit Wissens- und Dokumentprozessen immer noch schwer. IT-Plattformen wie SharePoint ermöglichen hier einen immensen Produktivitätsschub im Unternehmen, mit nahezu unmittelbarem Return in Investment.

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Haben Sie bereits gebloggt? Was wissen Sie über Twitter? Schlagen Sie Informationen in Wikipedia nach, haben aber noch keinen Eintrag bearbeitet? Die Schlagwörter Blog, Twitter, Wiki, Web 2.0 stehen fast täglich in der Presse. Inzwischen ist sogar die Rede von Unternehmen 2.0, einer neuen Art der Informationsverarbeitung von Wissensarbeitern im Unternehmen, mit mehr Interaktion, schnellerer Kommunikation, besserem Wissensmanagement und natürlich einem deutlichen Produktivitätsschub durch den Einsatz moderner Internet-Technologien. Was ist dran an den Versprechungen, und welche Maßnahmen lassen sich in mittelständischen Unternehmen einfach umsetzen?

Zunächst eine Definition von Web 2.0, die weniger die Schlagwörter in den Vordergrund stellt als viel mehr die Veränderungen in der Art, wie Menschen miteinander kommunizieren und umgehen.

Web 2.0 als Oberbegriff bezeichnet alle Möglichkeiten, über das Internet und miteinander verbundenen Computern, Handys, Konsolen etc., interaktiv zu kommunizieren und Informationen oder Wissen auszutauschen.

Das an sich klingt noch nicht allzu spektakulär, können wir doch schon seit vielen Jahren E-Mails in Sekundenschnelle um den Globus schicken. Was sich jedoch ändert, ist die Präsenz und Vielfältigkeit von Informationen, weiter lesen

Microsoft SharePoint 2010 positioniert sich als “The Business Collaboration Platform for the Enterprise & the Web” auf dem Markt für Unternehmenslösungen. Steve Ballmer geht sogar noch weiter und positioniert SharePoint als “die Zentrale für das Cloud-Computing” (“SharePoint is in the center of the cloud.“). In diesem Beitrag versuchen wir einen ersten Überblick darüber zu geben, welche Informationen insbesondere für IT-Leiter interessant sind, die sich bereits mit SharePoint beschäftigen und wissen möchten, was Sie in der neuen Version erwartet und wie Sie SharePoint 2010 in Ihrem Unternehmen strategisch positionieren sollten.  

Überblick – Was ist neu

Das Wichtigste für Anwender von SharePoint 2007: Bei der Migration nach SharePoint 2010 werden bestehende Websites und Seiten komplett mit ihrem Design migriert und an die SharePoint 2010-Benutzeroberfläche angepasst.

Bedienung und Administration – Die Office-Multifunktionsleiste

  • Der aus Office 2010 bekannte Ribbon (die Multifunktionsleiste) hält durchgängig Einzug in SharePoint 2010. Auch wenn dieses Bedienungselement etwas gewöhnungsbedürftig ist: wer bereits mit dem Ribbon aus Office 2007 vertraut ist, wird die Bedienung von SharePoint 2010 deutlich intuitiver finden (sowohl auf der Client-Seite als auch in der Zentraladministration). Viele Einstellungen waren in der bisherigen Zentraladministration nur schwer zu finden, der Einstieg in die Administration mit SharePoint 2010 wird deutlich einfacher. U.a. ist es nicht mehr nötig, per Rechtsklick die Aktionen/Optionen für Dokumente anzuzeigen, selbige sind immer ad hoc über die Multifunktionsleiste erreichbar.

     

Social Computing oder Web 2.0 für Unternehmen

Steve Ballmer sagt: “Es gibt kein Unternehmen auf der Welt, das nicht Social Computing-Aspekte umsetzen möchte. Die Unternehmen wissen aber nicht, wie. Wenn wir Geschäftsführern und IT-Leitern aufzeigen können, wie Mitarbeiter nach Ihren Vorstellungen untereinander kommunizieren können und dabei Privatsphäre und Sicherheitsaspekte berücksichtigen, dann werden die Mitarbeiter Social Computing auch im Unternehmen nutzen.”

Damit hat er sicher recht. Die Umsetzung bereits bekannter Web 2.0-Technologien wie WIKIs oder Blogs in SharePoint war jedoch immer wieder Gegenstand von Kritik, sind spezialisiertere Plattformen wie z.B. WordPress hier doch schon viel weiter. Mit SharePoint 2010 werden aber eine Reihe von Verbesserungen eingeführt:

  • Verbesserungen bei Blogs, WIKIs und Kalendern
  • Gleichzeitiges Arbeiten an Artikeln durch mehrere Personen
  • Stichwörter (Tags) für Inhalte
  • Stichwort-Wolken (Tag Clouds)
  • Bewertungen
  • Bookmarks/Favoriten
  • “Smart Profiles” und Feeds für die persönliche Webseite
  • Browser für die Suche nach Kollegen und Experten
  • Veröffentlichen der eigenen Seite mit “Share This Site”

Somit steht – zumindestens aus technischer Sicht – einer Einführung von Web 2.0 in Ihrem Unternehmen nichts mehr im Wege. Zur ganzheitlichen Betrachtung auch der organisatorischen Aspekte finden sie hier weitere Informationen (auch als PDF-Download)

Darstellung und Bearbeitung von Inhalten

  • Durch das neue “In Context Editing” können Inhalte jetzt endlich direkt an Ort und Stelle im Browser bearbeitet werden. Der Wechsel zwischen Bearbeitungsmodus und Anzeigemodus entfällt. So ganz WYSIWYG ist es noch nicht, aber es wird.
  • SharePoint Workspace bietet einen “Rich Client” mit Drag & Drop-Möglichkeiten aus Office hereaus und Synchronisierungseigenschaften, um z.B. Inhalte offline zu bearbeiten und anschließend zu synchronisieren.
  • Endlich wird auch FireFox angemessen unterstützt. Bisher war SharePoint für den Internet Explorer optimiert.
  • Endlich! Bilder müssen nicht mehr in einer SharePoint-Bibliothek abgelegt werden, sondern können direkt vom PC hochgeladen werden
  • Neue Web Parts können jetzt visuell erstellt werden (keine/weniger Individualprogrammierung erforderlich)
  • Durch die Ajax-Integration erscheinen die SharePoint-Seiten viel eleganter in der Bedienung, bei nachgeladenen Inhalten wird nicht die ganze Seite neu aufgebaut – schick!
  • Silverlight-Integration (für moderns & ansprechendes Layout)
  • Entwicklung für Vista- und Windows 7-Design
  • Digital Asset Management wird eingeführt

Workflows

Der Workflow-Designer (zuvor erst kostenpflichtig und dann kostenlos installierbar) ist nun integraler Teil von SharePoint 2010. IT-Abteilungen können jetzt noch einfacher und vollkommen ohne Programmierung Workflows erstellen und anpassen als zuvor. Auch wenn der Workflow-Designer nicht die intuitive Bedienbarkeit der Nintexx-Workflows bietet, eignet er sich doch sehr gut für die meisten Workflow-Aufgaben. Außerdem können einmal erstellte Workflows jetzt wiederverwendet werden. Interessant: Mit den Visio Services ist es jetzt möglich, Visio zur Visualisierung von Prozessen direkt aus SharePoint heraus zu nutzen. Und es geht noch weiter: Mit Visio erstellte Workflows können exportiert und in SharePoint importiert werden. Mehr dazu im Beitrag von Fabian Moritz.

Business Intelligence

Mit Hilfe von Listen und Verknüpfungen konnte man schon in SharePoint 2007 einfache Datenmodelle abbilden, um zum Beispiel in einer Angebotsliste Kontakte aus einer zentralen Kontaktliste anzuzeigen. Sobald aber komplexere Datenbeziehungen umgesetzt werden sollten, musste ein separates Datenbankschema eingerichtet und z.B. über Geschäftsdatenkataloge in SharePoint abgebildet werden. SharePoint 2010 unterstützt jetzt:

  • Die Auswahl und Anzeige mehrerer Spalten aus einer verknüpften Ziel-Liste. So könnte zum Beispiel neben dem Kontakt gleichzeitig die Telefonnummer in einem Angebotseintrag angezeigt werden. Das war in SharePoint 2007 nur mühselig zu realisieren
  • Die aus der Datenbankentwicklung bekannten Konzepte des “Restrict Delete” und “Cascade Delete” (um nachgeordnete Datensätze aus einer verknüpften Liste beim Löschen eines Hauptlistendatensatzes gleich mit zu löschen)
  • Die direkte Ausgabe des ID-Felds
  • Neue Möglichkeiten der Excel Services (Slicer zur Filterung von Pivottabellen, neue Charts, Scorecards
  • Access-Datenbanken veröffentlichen über SharePoint (Access-Services)
  • Business Connectivity Services

Taxonomien und Metadaten

In SharePoint 2010 werden Ansätze des semantischen Webs umgesetzt. Auch wenn im praktischen Unternehmenseinsatz hierfür vorerst noch keine Verwendung besteht, zeigt es doch, wo die Reise hingeht. SharePoint entwickelt sich zu einer Art “Betriebssystem für das Internet/Web/Intranet”. Wer mit der Einführung von Web 2.0-Technologien im eigenen Unternehmen liebäugelt, hat mit SharePoint eine dafür hervorragend geeignete und zukunftssichere Plattform.

  • Feature: Taxonomy (ermöglicht die Darstellung einer Art Wissens-Karte zu einem bestimmten Thema mit bestimmten Begriffen und Beziehungen untereinander). Weitere Informationen hierzu unter http://www.twason.com/glossary.html
  • Neuer Spaltentyp: Managed Metadata
  • Term Sets, Term Set Manager

Verbesserungen bei der Suche

SharePoint 2010 bietet eine Reihe von Verbesserungen

  • FAST-Suchtechnologie
  • Verbesserte Suchalgorithmen
  • Phonetische Suche
  • Mehrsprachige Suche

Neue interessante Vorlagen

  • Visio Process Repository: Prozesse und Workflows aus Visio heraus in SharePoint abbilden
  • Bugs / Bug tracker: Geeignet für das Management des internen IT-Supports
  • Projects: Eine einfache Projektverwaltung
  • Kostenanalysen
  • Bewerbungs- und Einstellungsverfahren
  • Bürgerverwaltung und Bürgerportale
  • Vertriebsauswertungen
  • Konferenzplanung  

Fazit

Eine runde Sache! Microsoft hat sich viel von spezialisierten Anbietern abgeguckt und erfolgreich in die neue Plattform integriert. Die Lernkurve für SharePoint-Einsteiger sowohl auf Anwender- als auch auf Administrator-Ebene ist deutlich einfacher zu meistern. Und SharePoint zeigt deutlich die strategische Zukunftsausrichtung: Hin zum Web, zur “Wolke”, zum “Betriebssystem für das Internet” respektive “Betriebssystem 2.0 für das Gesamtunternehmen“. Wenn Sie einen ganzheitlichen Pfad suchen, um sämtliche Wissens- und Informationsprozesse im Unternehmen besser und zukunftssicher abzubilden, kommen Sie an SharePoint kaum vorbei.

Weitere Informationen

Unser Fokus liegt eher auf einer wirtschaftlichen und organisatorischen Betrachtung von SharePoint und anderen IT-Technologien. Eine eher technische Zusammenfassung von SharePoint 2010 finden Sie unter http://sharepoint.namics.com/2009/10/gesamteindruck.html, ansonsten ist die beste deutschsprachige Quelle für technische Informationen die SharePoint Community unter http://sharepointcommunity.de/

Heute Morgen habe ich an einem Seminar von Peter Mendelsohn / Quest teilgenommen, um besser beurteilen zu können, wie schwierig oder einfach eine Migration von Lotus Notes nach Microsoft Exchange/SharePoint ist. Gerade in der Kombination Microsoft Exchange & Microsoft SharePoint wird die Sache wirklich interessant, weil nur in der Kombination wirklich alle Aspekte abgedeckt werden, für die Lotus Notes eingesetzt wird. weiter lesen