Nachdem wir als Online Services-Partner von Microsoft Zugang zur Beta von Office 365 erhalten haben, konnten wir einen ersten Blick auf die Möglichkeiten bieten. Die ersten Schritte waren erstaunlich einfach.

Anstelle der aus Microsoft SharePoint 2010 bekannten Zentraladministration erhalten Kunden eine zentrale Verwaltungsseite, mit der sich alle wesentlichen Einstellungsarbeiten schnell und übersichtlich erledigen lassen.

Von Hause aus mitgeliefert wird auch eine öffentlich erreichbare Startseite, die kleinere Unternehmen beispielsweise als Firmen-Homepage nutzen können oder die als zentrale Einstiegsseite für die Online-Funktionen benutzt werden kann.

Die Unternehmens-Startseite

Erste Schritte

Die einzelnen Online-Produkte Outlook, Lync (noch nicht in der deutschen Beta verfügbar) und SharePoint-Teamsites werden in wenigen Schritten per Assistent konfiguriert.

Die „Massenhinzufügung“ von Benutzern

Früher sagte man „Stapelverarbeitung“, heute macht Microsoft daraus die „Massenhinzufügung“. Statt Benutzer einzeln per Assistent hinzuzufügen, können Sie eine Tabelle oder CSV-Datei mit den Benutzerdaten importieren, hilfreich bei größeren Installationen.

Benutzer anlegen

Zum Anlegen einzelner Benutzer verwenden Sie einen einfachen und schnell ausgefüllten Assistenten, über den Sie auch Zusatzinformationen wie Abteilung oder Position im Unternehmen angeben können.

Hierbei wird unterschieden zwischen „einfachen“ Benutzern und Administratoren, und Sie wählen für jeden Benutzer einen Standort (= Land) sowie die für den Benutzer verfügbaren Lizenzen (Lync, SharePoint & Exchange/Outlook) aus. Wie auch bei anderen Webapplikationen üblich können die Benutzer oder auch der Administrator selbst anschließend per Email benachrichtigt werden.

Domänenverwaltung

Zunächst erhalten die Kunden eine voreingestellte Domäne zugeteilt, in unserem Fall unter http://locatech.onmicrosoft.com. Tatsächlich gehostet werden diese Seiten auf Servern von Microsoft in einem Rechenzentrum in Amsterdam und einem Backup-Rechenzentrum in Dublin (für deutsche/europäische Kunden).

Im Anschluss können Sie jede beliebige, Ihnen zugeordnete Domäne hinzufügen, unter der Ihre Microsoft-Onlinedienste erreichbar sein sollen. Auch dies passiert überraschend einfach mit einem gut konstruierten Assistenten

Domäne registrieren per Assistent

Lync und Office einrichten

Auch für das Einrichten von Lync für Instant Messaging oder Videomeetings und das Einrichten von Office-Anwendungen erfolgt per Assistent.

Das dann heruntergeladene Office365DesktopSetup sorgt dafür, dass der Zugriff aus dem lokalen Office-Paket und aus Outlook heraus unproblematisch erfolgen kann.

Anschließend melden Sie sich mit der zugeteilten ID an. In der Regel müssen einmalig noch Updates installiert werden (Outlook muss dazu geschlossen sein).

Nach Zustimmen zum Servicevertrag wird der Microsoft Office 365-Anmeldeassistent heruntergeladen und installiert.

Problem durch Updates

Nach der ersten Installation bei uns gab es zunächst eine Fehlermeldung, die nach einem erneuten Rechnerstart jedoch behoben war und mit einem noch nicht vollständig installierten Updatepaket zu tun hatte.

Nach dem Durchlaufen des Assistenten muss Outlook manuell konfiguriert werden, wie folgt:

Einrichten von E-Mails in Outlook 2010

Gilt für: Office 365 Beta for small businesses, Office 365 Beta for enterprises, Microsoft Friends and Family, Microsoft Exchange, Live@edu

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2010-09-22

Outlook 2010 kann automatisch eingerichtet werden, um nur mithilfe Ihrer E-Mail-Adresse und Ihres Kennworts auf Ihr Konto zugreifen zu können.

Wie richte ich Outlook 2010 ein?

1. Öffnen Sie Outlook 2010. Wird der Start-Assistent von Microsoft Outlook 2010 automatisch angezeigt, klicken Sie auf der ersten Seite des Assistenten auf Weiter. Klicken Sie dann auf der Seite E-Mail-Kontendes Assistenten erneut auf Weiter, um ein E-Mail-Konto einzurichten.
   Sollte der Start-Assistent von Microsoft Outlook 2010 nicht angezeigt werden, klicken Sie auf der Outlook 2010-Symbolleiste auf die Registerkarte Datei. Klicken Sie dann direkt über der Schaltfläche Kontoeinstellungen auf Konto hinzufügen.
2. Auf der Seite Konto automatisch einrichten werden die Einstellungen Ihr Name und E-Mail-Adresse ggf. automatisch von Outlook ausgefüllt. Als Grundlage hierfür dienen die Daten, mit denen Sie sich am Computer angemeldet haben. Sind die ausgefüllten Einstellungen korrekt, klicken Sie auf Weiter, um die Kontoeinrichtung von Outlook abzuschließen.
   Wurden die Einstellungen auf der Seite Konto automatisch einrichten nicht ausgefüllt, oder sind die Einstellungen nicht korrekt, haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Wurden die Einstellungen auf der Seite Konto automatisch einrichten nicht automatisch ausgefüllt, geben Sie die korrekten Einstellungen ein. Verwenden Sie dabei die Informationen, die Sie von der Person erhalten haben, von der das E-Mail-Konto verwaltet wird.
• Ist der Name im Feld Ihr Name nicht korrekt, müssen unter Umständen die Optionen auf der Seite Konto automatisch einrichten zurückgesetzt werden, um den Namen bearbeiten zu können. Klicken Sie zum Zurücksetzen der Optionen auf die Optionsschaltfläche neben Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren, und klicken Sie anschließend auf die Optionsschaltfläche neben E-Mail-Konto.

1. Klicken Sie auf der Seite Konto automatisch einrichten des Assistenten auf Weiter. Daraufhin wird von Outlook online nach Ihren E-Mail-Servereinstellungen gesucht. Während der Suche werden Sie aufgefordert, Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort einzugeben. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre vollständige E-Mail-Adresse als Benutzernamen eingeben (z. B. “tony@contoso.com”).
   Wenn das Konto von Outlook eingerichtet werden kann, wird der folgende Text angezeigt: “Das E-Mail-Konto wurde erfolgreich konfiguriert.” Klicken Sie auf Fertig stellen.
   Konnte das Konto von Outlook nicht eingerichtet werden, finden Sie weitere Informationen weiter unten in diesem Thema unter “Was muss ich sonst wissen?”.

Was muss ich sonst noch wissen?

• Möglicherweise muss das E-Mail-Konto zunächst registriert werden, um eine Verbindung mit Outlook herstellen zu können. Beim ersten Anmelden bei Ihrem E-Mail-Konto mit Outlook-Webanwendung müssen Sie das Konto möglicherweise registrieren. Melden Sie sich beim Konto an, und melden Sie sich wieder ab. Versuchen Sie dann, mit Outlook eine Verbindung herzustellen. Weitere Informationen zur Vorgehensweise beim Anmelden bei Ihrem Konto mit Outlook-Webanwendung finden Sie unter Herstellen einer Verbindung mit Ihrem Konto über einen Webbrowser. Falls bei der Anmeldung Probleme auftreten, können Sie die Informationen unter FAQs: Anmeldungs- und Kennwortprobleme lesen oder sich an die Person wenden, die Ihr E-Mail-Konto verwaltet.
• Wenn von der automatischen Kontoeinrichtung keine Verbindung mit Ihrem Konto hergestellt werden kann, muss mindestens eine der folgenden Aktionen ausgeführt werden:

Warten Sie einige Minuten, und versuchen Sie es dann erneut.

Wenn Sie sofort eine Verbindung mit dem E-Mail-Konto herstellen müssen, verwenden Sie einen Webbrowser oder ein E-Mail-Programm mit POP- oder IMAP-Unterstützung, um mithilfe von Outlook-Webanwendung eine Verbindung mit dem Konto herzustellen. Informationen zum Herstellen einer Verbindung mithilfe eines Webbrowsers finden Sie unter Herstellen einer Verbindung mit Ihrem Konto über einen Webbrowser. Informationen zum Herstellen einer Verbindung mithilfe eines POP- oder IMAP-fähigen E-Mail-Programms finden Sie unter Zugreifen auf das Konto mit anderen IMAP- oder POP-E-Mail-Programmen.

Wenn Sie den Namen der Person kennen, die das Postfach verwaltet (wird manchmal als E-Mail-Administrator bezeichnet), informieren Sie sie über die Fehlermeldung, die Sie beim Versuch erhalten, eine Verbindung mit Outlook herzustellen.

Wo finde ich weitere Informationen?

• Eine Verbindung mit Outlook 2007 kann wegen eines Zertifikatfehlers nicht hergestellt werden
• Problem beim Herstellen der Verbindung mit dem Server
• Die Standard-E-Mail-Ordner können von Outlook nicht geöffnet werden
• Reparieren der Verbindung mit dem eigenen Konto in Outlook

Fazit

Soweit  die ersten Schritte. Im Anschluss stehen Ihnen die Email-Funktionen und verschiedene Vorlagen für SharePoint-Teamseiten zur Verfügung. Im Vergleich zu einer tatsächlichen Serverinstallation geht alles rasend schnell – in unserem Fall (mit Neustart) weniger als eine Stunde.

Die Ihnen anschließend zur Verfügung stehenden Funktionen und auch die Einschränkungen gegenüber den Server-Versionen von Microsoft Exchange und Microsoft SharePoint behandeln wir in einem weiteren Artikel. Auf jeden Fall aber eignen sich die Funktionen für einen großen Teil der Anforderungsszenarien, die wir bei SharePoint-Projekten vorfinden.

Für ein Probe-Abo von Office365 können Sie sich ganz einfach selbst über diesen Link registrieren. Weitere Informationen zu Office365 finden Sie hier.

Dieser Artikel bietet eine Übersicht über das Erstellen und Bearbeiten von Dokumentmappen in SharePoint 2010. Mit Hilfe von Dokumentmappen (die in SharePoint Dokumentenmappen heißen) lässt sich  mit vergleichsweise wenig Aufwand ein kleines Dokumentmanagementsystem in Microsoft SharePoint realisieren.

SharePoint 2010 bietet mit den Dokumentenmappen (Document Sets) eine elektronische Form des Aktenordners, die Dokumente ähnlich verwalten wie Ordner im Regal. Mit Dokumentmappen können Benutzer gemeinsam an Dokumenten arbeiten, die einen konkreten Bezug zueinander haben, zum Beispiel alle Dokumente zu einem bestimmten Vertrag. Dokumentmappen werden als eine Einheit behandelt, so dass z.B. Genehmigungs­workflows für die gesamte Mappe eingerichtet oder ältere Versionen einer Dokumentmappe abgerufen werden können, und auf einer Übersichtsseite werden die Inhalte einer Dokumentmappe als digitaler Ordnerrücken angezeigt.

Für eine Projektverwaltung könnten z.B. die Projekt­dokumentation, die zugehörige Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten oder auch Projektergebnisse wie Workshop-Berichte oder Zusammenfassungen in einer Akte oder Dokumentmappe „Projekt“ zusammengefasst werden. Über die Übersichtsseite sind so leicht alle Projektvorgänge nachvollziehbar. Weitere Attribute, die den Dokumenten sonst über einzelne Zusatzspalten hinzugefügt werden mussten, können einer Dokumentmappe als Ganzes hinzugefügt werden. Dies kann ein Feld „Dokumentart“ sein, in dem hinterlegt wird, ob es sich um einen Ergebnisbericht, Korrespondenz oder auch eine Projektabrechnung handelt. Dieses Feld wird zur Dokumentmappe hinzugefügt und steht dann allen Dokumenten der Mappe zur Verfügung.

Funktionsmerkmale von Dokumentmappen

Für Dokumentenmappen stehen verschiedene Funktionsmerkmale zur Verfügung:

• Vergabe einheitlicher Benutzerrechte für alle Dokumente in der Mappe
• Einheitliche Verwaltung von Zusatzinformationen/Attributen (Metadaten) einer Dokumentmappe
• Einheitliche Versionierung der Dokumentmappe als Ganzes
• Workflows können für eine komplette Dokumentmappe eingerichtet werden

Einrichten einer Dokumentmappe

Zuerst muss das Websitesammlungsfeature Dokumentenmappe aktiviert werden. Öffnen Sie dazu unter Websiteaktionen die Websiteeinstellungen, wählen Sie unter Websitesammlungsverwaltung die Websitesammlungsfeatures aus, und aktivieren Sie  Dokumentenmappen.

Anschließend können Sie für jede beliebige Dokumentbibliothek Dokumentenmappen aktivieren wie folgt:

• Öffnen Sie die Bibliothekseinstellungen
• Klicken Sie unter Allgemeine Einstellungen auf Erweiterte Einstellungen, und wählen Sie für den Punkt Inhaltstypen unter Verwaltung von Inhaltstypen zulassen den Eintrag Ja. Klicken Sie auf OK.
• Wieder auf der Seite der Dokumentbibliothekseinstellungen klicken Sie unter Inhaltstypen auf Aus vorhandenen Websiteinhaltstypen hinzufügen.
• Wählen Sie unter Websiteinhaltstypen auswählen aus den Eintrag Inhaltstypen der Dokumentenmappe aus und fügen Sie dann den Eintrag Dokumentenmappe hinzu.

Anschließend ist der Inhaltstyp Dokumentenmappe für die Dokumentbibliothek verfügbar.

Jetzt können Sie über die Funktionen der Dokumentbibliothek über Neues Dokument eine Dokumentenmappe erstellen.

Anpassen/Erweitern der Metainformationen für eine Dokumentenmappe

Hierzu erstellen Sie zunächst einen erweiterten Inhaltstyp, der auf dem Inhaltstyp der Dokumentenmappe basiert, wie folgt:

• Öffnen Sie die Websiteeinstellungen, und klicken Sie unter Galerien auf Websiteinhaltstypen.
• Klicken Sie auf Erstellen, geben Sie einen Namen für den Typ der zu erstellenden Projektmappe ein, wählen Sie unter Ãœbergeordneten Inhaltstyp auswählen aus den Eintrag Inhaltstypen der Dokumentenmappe aus und anschließend unter Ãœbergeordneter Inhaltstyp den Eintrag Dokumentenmappe.

• Klicken Sie auf OK.

Damit haben Sie einen neuen Inhaltstyp für eine Dokumentenmappe erstellt, den Sie nachfolgend um eigene Spalten/Attribute ergänzen können. Auf der jetzt angezeigten Seite können Sie, ähnlich wie für benutzerdefinierte Listen und Dokumentbibliotheken, Einstellungen vornehmen und Spalten hinzufügen. In diesem Beispiel ergänzen wir die Projektmappe um ein Auswahlfeld Projektstatus.

• Klicken Sie auf Aus neuer Websitespalte hinzufügen, um eine neue Spalte vom Typ Auswahl (Menü) hinzuzufügen
  

• Geben Sie unter Zusätzliche Spalteneinstellungen die Auswahloptionen ein, zum Beispiel:
  • Angelegt
  • In Bearbeitung
  • Abgeschlossen
• Ähnlich können Sie eine neue Spalte für Projektleiter mit dem Typ Person hinzufügen.
• Damit Sie nun diesen neuen Typ Projektmappe verwenden können,  gehen Sie vor wie oben beschrieben, um eine Dokumentenmappe anzulegen, wählen aber jetzt als Inhaltstyp die neue Projektmappe aus.

  

• Wenn Sie anschließend für die Dokumentbibliothek auf Neues Dokument klicken, können Sie eine neue Dokumentmappe vom Typ Projektmappe anlegen und die neuen Spalten ausfüllen (oder auch nachträglich ändern).
• Anschließend können Sie Dokumente in die erstellte Dokumentenmappe hochladen. Für alle Dokumente dieser Mappe werden die angegebenen Attribute gemeinsam verwaltet.

Vor der Einführung einer Prozesslösung wie zum Beispiel einem System für das Vertragsmanagement müssen die bestehenden Prozesse durchleuchtet und die Anforderungen an eine Lösung definiert werden. Für solche Zwecke haben wir eine Checkliste erarbeitet, die Ihnen hilft, die notwendigen Vorbereitungen zu treffen. Damit reduzieren Sie wirksam den Gesamtaufwand für eine Einführung, entsteht doch ein großer Teil des Aufwands durch organisatorische Fragen und der häufig kleinere Teil durch die technische Umsetzung.

Die folgende Checkliste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, bietet aber eine gute Übersicht und sollte gemeinsam mit Ihrem Dienstleister beantwortet bzw. ergänzt werden. Im Anschluss daran kann dann eine Lösung – wie z.B. das auf SharePoint basierende ECSpand Vertragsmanagement – sehr kosteneffizient umgesetzt werden.

1. Zielbestimmungen

Was sind die Kernziele für die Vertragsverwaltung? Wir würden Sie diese Ziele priorisieren? Beispiele:

• Bessere Fristenwahrung, automatische Benachrichtigungen
• Auswertung/Reporting von Vertragsdaten
• Compliance
• Schnellere Wiederauffindbarkeit

2. Analyse Ausgangssituation

Die betroffenen Abteilungen sollten im Detail darüber befragt, wie sie bisher Ihre Verträge verwalten und welche weiter lesen

Nur wenige Unternehmen sind heute in der Lage, sich mit einem Klick einen aktuellen Überblick über die von Ihnen geschlossenen Verträge zu verschaffen, um daraus resultierende Risiken – aber auch Chancen – realistisch einzuschätzen, und sei es nur beim Versäumen vereinbarter Kündigungsfristen. Selbst kleine Unternehmen verwalten bereits eine Vielzahl vertraglicher Vereinbarungen, bei Branchen wie Versicherungen oder Banken sind Verträge der Grundpfeiler des Geschäftsmodells.

Unterschiedlichste Vertragsarten können anfallen:

• Leasingverträge
• Arbeitsverträge
• Handyverträge
• Lieferantenverträge
• Kundenverträge
• Wartungsverträge
• Mietverträge
• Lizenzverträge
• Geheimhaltungsvereinbarungen uvm.

weiter lesen

(Aktualisiert) Schon bisher konnte SharePoint ohne Lizenzkosten (mit den Windows SharePoint Services) betrieben werden. Für die neue SharePoint Foundation 2010 gilt dies ebenfalls, aber es gibt Einiges zu beachten. Mit etwas Verständnis können Sie sogar sehr skalierbare SharePoint-Lösungen mit der SharePoint Foundation lizenzkostenfrei umsetzen! Was müssen Sie beachten?

 

Windows Server-Lizenzen nutzen

Die SharePoint Foundation 2010 ist quasi “lizenzkostenfrei”. Wenn Sie einen Windows Server 2003 oder Windows Server 2008 einsetzen und entsprechende Nutzungslizenzen (CAL – Client Access Lizenzen) für Windows Server besitzen, ist die SharePoint Foundation mit diesen Windows Server-Lizenzen mitlizenziert. Das heißt, Sie können auf einem Ihrer bestehenden Windows Server die SharePoint Foundation installieren, und alle lizenzierten Windows-Benutzer weiter lesen