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Nun ja, ganz kostenlos kann eine Software-Einführung nicht sein, weil häufig die Dienstleistungskosten und die Arbeitszeiten der betroffenen Mitarbeiter den Löwenanteil der Kosten ausmachen. Aber Microsoft bietet mit den SharePoint Services die Möglichkeit, die SharePoint-Technologie ohne zusätzliche Lizenzkosten zu nutzen und so Web 2.0-Technologien im eigenen Unternehmen einzuführen.

—————- Aktualisierung 19.1.2010 ————–

Auch in SharePoint 2010 werden die SharePoint Services ohne weitere Lizenzkosten nutzbar sein. Sie heißen fortan “SharePoint Foundation” und sind noch leistungsfähiger als die WSS 3.0. Weitere Informationen hier.

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Wer jetzt glaubt, die SharePoint Services sind etwas für Hobbyanwender oder kleinere private Webseiten, der irrt. In der Tat ist ein Großteil der Funktionalität, die im Rahmen des SharePoint Server teuer lizenziert werden muss, im kleinen Bruder SharePoint Services bereits vorhanden. Der entscheidende Vorteil: Bereits mit den SharePoint Services können professionelle Anwendungen für kleinere und mittlere Unternehmen quasi zusammengesteckt werden, ohne das zusätzliche Microsoft-Lizenzgebühren anfallen.
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Webseiten sind die Visitenkarte eines Unternehmens. Im B2C Bereich wurde das schon vor längerer Zeit erkannt. Im B2C Bereich tummeln sich gerade auch bei Mittelständlern noch Seiten die weder aktuellen technischen, funktionalen oder optischen Maßstäben gerecht werden. Ein oftmals daraus resultierendes Problem ist, dass Änderungen nicht direkt von den Mitarbeitern vorgenommen werden können weiter lesen

In Zeiten knapper Budgets werden Investitionen in die Infrastruktur gerne zurückgestellt, und das betrifft auch Investitionen in der Software-Umgebung, die sich häufig erst nach längerer Zeit rechnen. Aber gerade jetzt kann es lohnenswert sein, über eine Einführung von SharePoint nachzudenken, immerhin verspricht die Plattform Produktivitätsschübe bei der Zusammenarbeit in Teams. Nachfolgend finden Sie ein paar Denkanstöße, wie Sie mit SharePoint sehr schnell einen Return on Investment realisieren können.

Warum SharePoint gerade jetzt einführen?
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Sie möchten die Zusammenarbeit im Team verbessern, ihre Dokumente besser verwalten, Informationen schneller wiederfinden, Freigabeprozesse automatisch abbilden und ein funktionierendes Wissensmanagement einführen? Bisher konnten Sie keine Lösung finden?

Organisationsprozesse optimieren mit SharePoint

Sie sind in guter Gesellschaft! Nachdem einfacher strukturierte Prozesse im Unternehmen weitgehend zufrieden stellend durch IT-Systeme wie ERP- und CRM- Lösungen abgebildet werden, tun sich Softwarehersteller mit weniger strukturierten Prozessen ziemlich schwer. Gleichzeitig sind es aber die oben genannten Themen, die – wären sie intelligent durch Software abgebildet – einen immensen Produktivitätsschub im Unternehmen auslösen können.

In der Not entstehen Insellösungen. Freigabeprozesse für Dokumente werden häufig per E-Mail abgewickelt, ja zum Teil fungiert der elektronische Posteingang als Mini-Dokumentmanagement, und man durchsucht eher seine E-Mails als die Dateiordner. Und Tabellenkalkulationen wie Microsoft Excel mutieren zu ausgefeilten Business Intelligence-Lösungen, Daten und Zahlen werden aus unterschiedlichsten Quellen zusammengestellt und ausgewertet.

Mit SharePoint hat Microsoft eine Plattform geschaffen, die helfen kann und die fertige Bausteine bietet, die „quasi” nur zusammengesteckt werden müssen. Nun, jedenfalls in der Theorie. In der Praxis steht vorneweg immer erst einmal die Betrachtung der organisatorischen Prozesse, die vereinfacht und verbessert werden sollen. Intelligent angegangen, lassen sich dann aber wirklich mit SharePoint sehr schnell funktionierende Lösungen erstellen.

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Wie Dirk Löhn bereits in seinem Post geschrieben hat, lassen sich die Windows SharePoint Services 3.0 (WSS 3.0) lizenzfrei nutzen, wenn man Windows Server 2003/2008 einsetzt. Auch wenn SharePoint aufgrund der Einfachheit zum “gleich ausprobieren” einlädt, ist eine Planung für den Unternehmenseinsatz unerlässlich. Zunächst sollte man sich vor Augen führen, was SharePoint eigentlich ist und was man damit machen kann. SharePoint ist ein Portal, also ein Zugang um Nutzern personalisierte Informationen und Anwendungen bereitzustellen. Häufig wird es in Intranets (firmeninternen Webseiten) eingesetzt. Die Anwendungsbereiche sind vielfältig. Grob zusammengefasst könnte man sagen, dass Web-Funktionen mit Dokumentenmanagement und Möglichkeiten zur Zusammenarbeit kombiniert werden. Die Web-Funktionen umfassen von Internet-Webseiten bekannte Funktionen wie Ankündigungen, Foren und Wiki-Seiten. Im Bereich Dokumentenmanagement bietet SharePoint Bibliotheken, in denen jede Art von Datei gespeichert werden kann. Existieren entsprechend Filter, können diese Dateien zur Volltextsuche indiziert werden. Versionierung und Freigabe-Workflows sind auch an Bord. Die Funktionen für Zusammenarbeit spielt SharePoint vor Allem in Verbindung mit Microsoft Office aus. Dokumente im Office-Format können gemeinsam bearbeitet werden. Kontakt- und Aufgabenlisten, die in SharePoint erstellt wurden könne über Outlook eingebunden werden. Beispielsweise können auch Spalten aus Word-Dokumentbibliotheken über die Dokumenteigenschaften in Word bearbeitet und als Felder im Dokument verwendet werden. Die Office-Integration ist eines der Hauptargumente für den Einsatz von SharePoint im Vergleich zu anderen Content Management Systemen. Viele Anbieter für Content und Dokumenten Management Systeme bieten mittlerweile Konnektoren zu SharePoint an, um die eigenen Produkte mit der Microsoft Plattform zu integrieren. Im nächsten Teil erfahren Sie, welche System-Landschaft für SharePoint benötigt wird. Zu technisch? Dann lese Sie doch den Beitrag zur “Kostenlose Einführung von SharePoint in mittelständischen Unternehmen”.