Neben den Abteilungs- und Stabsstrukturen gewinnen Projektteams in Unternehmen eine immer größere Bedeutung. Immer wichtiger werden hier Werkzeuge, die die Projektverwaltung und Projektsteuerung wirksam vereinfachen. Leider gibt es kein einheitliches Projektmanagement: so vielfältig wie die verfügbaren Werkzeuge sind auch die Projektmanagement-Prozesse. Es gibt auch nicht die zentrale Norm für das Projektmanagement, eine Vielzahl von nationalen DIN- und internationalen ISO-Normen tummeln sich in diesem Bereich (vgl. z.B. http://www.gpm-infocenter.de/).

Die zentrale Zielsetzung bleibt aber gleich: wie erreichen Sie als Projektleiter Ihre Projektziele unter optimaler Nutzung der verfügbaren Mitarbeiter und Ressourcen zu definierten Meilensteinen und Terminen? Dieser Artikel stellt einen Lösungsansatz vor, der die Möglichkeiten komplexer Projektmanagementsysteme mit einfachen Anpassungsmöglichkeiten kombiniert.

Eine Vielzahl von Projektmanagement-Werkzeugen und spezialisierten Softwareprodukten buhlen um die Gunst der Unternehmenskunden, während gleichzeitig Projektleiter häufig mit dem wahrscheinlich verbreitetsten Projektmanagement-Werkzeug verwalten – Microsoft Excel. Neben etablierten Herstellern wie Oracle, Microsoft und SAP bieten viele weitere Unternehmen spezialisierte Projektmanagement-Software an, und auch eine ganze Reihe von frei verfügbarer Open Source-Software wie beispielsweise „Project Open“ (http://ww.project-open.com) eignen sich für viele Projektmanagement-Anforderungen. Dennoch ist der Markt unübersichtlich, die Übersichten der Computerwoche 2011 oder Computerwoche 2013 stellen auch nur einen kleinen Ausschnitt der etablierteren Hersteller vor.

Excel als Allzweckwaffe erleichtert die Projektverwaltung bereits enorm, aber problematisch wird es, wenn Sie Projektinformationen im Team austauschen oder zentral aktualisieren wollen. Dagegen erfordern umfassendere Projektmanagementlösungen wie beispielsweise Microsoft Project Server eine genaue Planung und unterliegen in aller Regel einem aufwändigeren Einführungsprozess, weil entweder die Produkte an Ihre Wunschprozesse angepasst werden müssen oder weil Ihre Unternehmensprozesse und damit die Arbeitsweisen Ihrer Projektleiter an ein neues Produkt angepasst werden müssen.

Microsoft SharePoint-Lösung als Projektmanagement-Werkzeug?

Sofern Sie bereits Microsoft SharePoint einsetzen und möglicherweise auch als strategische Plattform in Ihrer Organisation nutzen, stehen Ihnen einfache Möglichkeiten zur Verfügung, die Funktionalität von Microsoft Excel zentral im Team zu nutzen und um Möglichkeiten zur Zusammenarbeit im Projektteam zu ergänzen. Im einfachsten Fall übernehmen Sie eine bestehende Excel-basierte Projektverwaltung als zentrale SharePoint-Liste und haben unmittelbare Vorteile durch eine zentrale Synchronisierung, gesteuerten Teamzugriff, eine automatische Versionierung sowie Standardformulare für das Anlegen und Bearbeiten von Projektinformationen.

Wollen Sie aber ein umfassenderes Projektmanagement für SharePoint umsetzen, so steht Ihnen mit PMOffice365 eine vollständige Projektmanagementlösung für Microsoft SharePoint zur Verfügung. PMOffice365 wird unterstützt für die Plattformen Microsoft Office 365, SharePoint 2013, SharePoint 2010 und SharePoint Foundation und stellt umfassende Projektmanagement-Funktionalität zur Verfügung in den Bereichen:

• Projektverwaltung
• Teamorganisation
• Dokumentmanagement
• Projektcontrolling
• Projekt-Reporting
• Risk-Management
• Prozess-Management
• Schnittstellen-Management

Im Vordergrund steht eine einheitliche Strukturierung von Projekten, Teilprojekten, Projekt­aufgaben/-anforderungen und Projektteams. Für jede dieser Strukturobjekte steht eine Vielzahl projekttypischer Attributfelder zur Verfügung, die eine unmittelbare Inbetriebnahme ohne Anpassungen ermöglichen. Sie können weitere Attribute entsprechend Ihrer individuellen Anforderungen hinzufügen oder auch nicht gewünschte Attribute ausblenden und so die verfügbaren Masken über einfache Konfigurationseinstellungen anpassen. Ebenso können Sie die verwendeten Begriffe an Ihre Unternehmenssprache anpassen.

Benutzeroberfläche im Web-Browser

Für Übersichten, Auswertungen und Reports stehen dynamische Listenansichten zur Verfügung, die sich ähnlich wie in Microsoft Excel sortieren, filtern oder gruppieren lassen.

Alle direkten Funktionen von PMOffice365 sind per Web-Browser zugänglich. Sie bearbeiten die unterschiedlichen Projektinformationen in übersichtlichen Masken mit Register-Reitern, wie zum Beispiel beim Anlegen eines Projekts:

Diese Masken lassen sich weit gehend konfigurieren, die Verwaltung auch vieler Projektinformationen bleibt zu jeder Zeit übersichtlich. Je nach Einstellung stehen bestimmte Reiter nur ausgewählten Benutzergruppen zur Verfügung, so dass Sie als Projektleiter beispielsweise Projektbudgets verwalten können, während Mitglieder Ihres Projektteams lediglich die Projektbasisinformationen sehen können.

Detaillierte Projektinformationen

Nachdem das Projekt mit den entsprechenden Teilprojekten sowie ein Projektteam angelegt ist, können Sie die einzelnen Aufgaben bzw. Anforderungen hinzufügen, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben definieren und Teams bzw. einzelne Mitarbeiter zuordnen. Für die Verwaltung der Projektteams selbst steht ein eigenes Funktionsmodul zur Verfügung, und die hinzugefügten Projektkontakte lassen sich direkt mit Microsoft Outlook synchronisieren.

Im Reiter Projektanforderungen werden alle aktuell für das Projekt definierten Anforderungen oder Aufgaben angezeigt und können direkt aus der Maske bearbeitet oder um neue Anforderungen/Aufgaben ergänzt werden:

Sind Aufgaben von ihrer Natur komplexer und erfordern einen nachgelagerten Bearbeitungsprozess mit möglicherweise mehreren Beteiligten, so lassen sich die Aufgaben für die Weiterleitung an ein Ticketsystem wie z.B. LTRS – http://www.locatech-it.com/losungen-leistungen/ltrs-ticketsystem-servicedesk-microsoft-sharepoint/   aktivieren.

Projekt-Dokumentmanagement

Über einen Reiter Projektdokumente  laden Sie beliebige Projektdokumente hoch und ordnen Sie dem aktuellen Projekt zu. Hierbei ist auch eine Klassifizierung der Dokumentart für spätere Auswertungen oder automatisierte Workflows möglich. Auch erfolgt eine automatische Versionierung der Dokumente, wenn Sie neuere Dokumentversionen hochladen. Sogar eine direkte Bearbeitung der Dokumente im PMOffice365 ist möglich, so dass Sie eine zentrale Erstellung und Verwaltung aller Projektdokumente konfigurieren können. In diesem Fall ist eine Zusammenarbeit an den Dokumenten im Team möglich, indem Dokumente ein- und ausgecheckt werden oder indem für bestimmte Dokumentarten Feedback- oder Genehmigungsworkflows aktiviert werden.

Projektteams und Projektmitarbeiter

Für die Verwaltung von Projektteams und Projektmitarbeitern steht ein eigenes Modul zur Verfügung.

Beim Hinzufügen von Projektmitarbeitern zu Projektteams erfassen Sie die prozentuale Zuordnung. Über die Mitarbeiterinformationen haben Sie jederzeit einen Überblick über die prozentuale Auslastung der Person verteilt über alle Projektteams:

Eine eventuelle Überlastung des Mitarbeiters ist sofort erkennbar und kann durch Umverteilung der Aufgaben nach Möglichkeit vermieden werden.

Monitoring, Projektcontrolling, Budgetverwaltung

Projektkosten sind nicht nur die durch den Einsatz von Mitarbeiter in einem Projekt entstehende Personalkosten, sondern auch sonstige Kosten, die z.B. durch externen Beauftragungen von Projektarbeiten oder Kosten der Infrastrukturnutzung verursacht werden. Über den Reiter Projektkosten erfassen und verwalten Sie alle Arten von Projektkosten und können diese auch unterschiedlichen Kostenarten oder Kostenstellen zuordnen.

Die aufgelaufenen Kosten können über eine Auswertung – auch projektübergreifend – als Report bereitgestellt oder auch anderen Anwendungen zur Verfügung gestellt werden. Werden Projektkosten zum Beispiel in Ihrem ERP-System verwaltet, so können diese per Webservice an PMOffice365 weitergereicht werden, so dass eine zentrale Kostenerfassung nur an einer Stelle erfolgen muss. Über den Reiter Projektmanagement sehen Sie unmittelbar, ob das Projektbudget bereits ausgeschöpft ist und wie viel Budget noch verbleibt.

Risk-Management

Das integrierte Risk-Management-Modul ermöglicht die Erfassung und Bewertung von Projektrisiken sowie die Protokollierung der Risikoüberwachung z.B. durch Projektaudits. Entsprechende Audit-Dokumente können hier zentral zum Projekt angehangen werden. Auch der Verlauf des Ris-Managements zum Beispiel bei sich ändernden Risikobewertungen ist aufgrund der Risko-Historie nachvollziehbar.

Projekt-Reporting

PMOffice365 bietet umfassende Reportingfunktionen, die sowohl zentral vorkonfiguriert als auch individuell von einzelnen Benutzern für eigene Zwecke eingerichtet werden können. Typische Auswertungen sind z.B.:

• Projektübergreifende Auswertungen von Projektbudgets und Projektauslastungen
• Auswertung anstehender Wiedervorlagen/Projektaufgaben
• Gannt-Auswertung zum Projektverlauf mit dem Gantt-Webpart

• Auswertungen nach Projektstatus, Projektteams oder Projektverantwortlichen

Alle Auswertungen können in Form einer Excel- oder Access-Abfrage auch außerhalb des Systems weiter analysiert oder an Dritte weitergegeben werden.

Volltext-Recherchen

Mit Hilfe der automatischen Volltextindizierung steht Ihnen eine Suchfunktion zur Verfügung, um nicht nur nach bestimmten Informationen aus der Projektverwaltung zu suchen, sondern auch um Informationen aus Projektdokumenten transparent zu machen. So ist ein Dokumentenmanagement mit Volltextsuchfunktion im Standard bereits integriert.

Prozess-Management und Projekt-Workflows

Über konfigurierbare Workflows können Sie einzelne Strukturobjekte automatisiert durch einen definierten Informationsverarbeitungsprozess leiten. Im einfachsten Fall ist dies ein Feedback- oder Genehmigungsworkflow, zum Beispiel für ein Projekt als Ganzes, für einzelne Projektaufgaben, für Projektkosten oder auch für Projektdokumente. Reine Informationsworkflows konfigurieren Sie komfortabel über automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen.

Schnittstellen-Management

In aller Regel werden Stammdaten wie zum Beispiel die Mitarbeiter-Daten in einem zentralen Verzeichnis oder Kosteninformationen in einem bereits vorhandenen ERP-System geführt. Abhängig von bereits vorhandenen Unternehmenssystemen muss entschieden werden, welche Informationen PMOffice365 aus einem anderen „führenden“ System bereitgestellt werden. Alternativ kann PMOffice365 als Quelle für führende Informationen zum Beispiel geplante Projektkosten einem ERP-System zur Verfügung stellen. Die hier möglichen Kombinationen sind in aller Regel nicht unmittelbar konfigurierbar. Allerdings bietet Microsoft SharePoint fertig vorbereitete Webservices und Datenschnittstellen an, um Daten an andere Systeme weiter zu geben oder auch Daten aus Drittsystemen zu verarbeiten. Eine Integration mit vorhandenen Systemen ist daher in der Regel ohne großen Aufwand möglich.

Eine direkte Weiterverarbeitung von PMOffice365-Informationen in den Microsoft Office-Produkten (Excel, Access, Outlook, Word) ist bereits im Standard ohne Anpassungen möglich.

Fazit

In der Kombination stellen Microsoft SharePoint als Universalplattform und PMOffice365 als spezialisierte-Projektmanagementlösung alle Funktionen zur Verfügung, die für ein erweitertes Projektmanagement benötigt werden. Im Standard nicht verfügbare Funktionen lassen sich per Konfiguration hinzufügen, ebenso lassen sich nicht benötigte Bereiche ausblenden. Auch eine Einbindung in eine bestehende Infrastruktur mit weiteren internen Systemen ist einfach möglich.

Daher stellt PMOffice365 eine sehr gute Alternative zu einem „Projektmanagement by Excel“ dar und auch zu sehr komplexen Projektmanagementlösungen mit aufwändigen Einführungsprozessen. Grundsätzlich lässt sich auf diesem Weg auch ein Projekt-Portfoliomanagement realisieren.

Kontakt und weitere Schritte

Bitte setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um das Produkt kennen zu lernen und zu testen. Wir freuen uns auf den persönlichen Kontakt und stellen Ihnen das Produkt vor, gerne mit einer Kalkulation von Einführungskosten.

Ihre Ansprechpartner: Rudolf Vehring und  Dirk Löhn

Locatech IT Solutions GmbH, Baroper Str. 239 b, 44227 Dortmund

Tel: +49 231 9159650

E-Mail: sales@locatech.com

Web: http://www.locatech.com

Anlage: Verwaltete Projektmanagementfelder im Standard-PMOffice365 (konfigurier- und erweiterbar)

Projekt-Basisdaten

• Projektbezeichnung
• Projekt-Nr.
• Projektbeschreibung
• Projektziele
• Projektrisiken
• Projektmaßnahmen
• Projektleiter
• Projektleiter Stellvertreter
• Projektleiter Stellvertreter: Telefon
• Projektleiter Stellvertreter: E-Mail
• Projektleiter: Telefon
• Projektleiter: E-Mail
• Projekt Start
• Projekt Ende
• Projekttage Soll (geplant)
• Projekttage Ist (gebucht)
• Projektstatus
• Auftraggeber
• Auftraggeber: Ansprechpartner
• Auftraggeber: Ansprechpartner Telefon
• Auftraggeber: Ansprechpartner E-Mail
• Ansprechpartner Stellvertreter
• Teilprojekte
• Projektnotizen
• Projektanforderungen/-aufgaben

Risk Management

• Risikoüberwachung durch
• Letztes Audit am
• Auditbericht

Projektcontrolling

• Projektkosten
• Projektkostengesamt
• Projekt Budget
• Projekt Rückstellungen
• Sonstige Projektkosten
• Projekt Budget (Verfügbar)

Die Konfiguration von Microsoft SharePoint als einfaches Dokumentenmanagementsystem ist schnell erledigt. Im Wesentlichen legen Sie eine oder mehrere Dokumentbibliotheken an, entscheiden, ob Sie eine Dokumentversionierung aktivieren, ob Dokumente ein- und ausgecheckt werden müssen, und legen ggf. einen Genehmigungs- oder Prüfworkflow fest. Auch können Sie in einer Dokumentbibliothek Unterordner verwalten. Oft übersehen wird aber die in SharePoint 2010 Möglichkeit, so genannte Dokumentenmappen einzurichten und damit quasi digitale Aktenordner abzubilden. 

SharePoint 2010 bietet mit den Dokumentenmappen (Document Sets) eine elektronische Form des Aktenordners, die Dokumente ähnlich verwalten wie Ordner im Regal. Mit Dokumentmappen können Benutzer gemeinsam an Dokumenten arbeiten, die einen konkreten Bezug zueinander haben, zum Beispiel alle Dokumente zu einem bestimmten Vertrag. Dokumentmappen werden als eine Einheit behandelt, so dass z.B. Genehmigungs­workflows für die gesamte Mappe eingerichtet oder ältere Versionen einer Dokumentmappe abgerufen werden können, und auf einer Übersichtsseite werden die Inhalte einer Dokumentmappe als digitaler Ordnerrücken angezeigt.

Für eine Projektverwaltung könnten z.B. die Projekt­dokumentation, die zugehörige Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten oder auch Projektergebnisse wie Workshop-Berichte oder Zusammenfassungen in einer Akte oder Dokumentmappe „Projekt“ zusammengefasst werden. Über die Übersichtsseite sind so leicht alle Projektvorgänge nachvollziehbar. Weitere Attribute, die den Dokumenten sonst über einzelne Zusatzspalten hinzugefügt werden mussten, können einer Dokumentmappe als Ganzes hinzugefügt werden. Dies kann ein Feld „Dokumentart“ sein, in dem hinterlegt wird, ob es sich um einen Ergebnisbericht, Korrespondenz oder auch eine Projektabrechnung handelt. Dieses Feld wird zur Dokumentmappe hinzugefügt und steht dann allen Dokumenten der Mappe zur Verfügung.

Funktionsmerkmale von Dokumentmappen

Für Dokumentenmappen stehen verschiedene Funktionsmerkmale zur Verfügung:

• Vergabe einheitlicher Benutzerrechte für alle Dokumente in der Mappe
• Einheitliche Verwaltung von Zusatzinformationen/Attributen (Metadaten) einer Dokumentmappe
• Einheitliche Versionierung der Dokumentmappe als Ganzes
• Workflows können für eine komplette Dokumentmappe eingerichtet werden

Einrichten einer Dokumentmappe

Zuerst muss das Websitesammlungsfeature Dokumentenmappe aktiviert werden. Öffnen Sie dazu unter Websiteaktionen die Websiteeinstellungen, wählen Sie unter Websitesammlungsverwaltung die Websitesammlungsfeatures aus, und aktivieren Sie  Dokumentenmappen.

Anschließend können Sie für jede beliebige Dokumentbibliothek Dokumentenmappen aktivieren wie folgt:

• Öffnen Sie die Bibliothekseinstellungen
• Klicken Sie unter Allgemeine Einstellungen auf Erweiterte Einstellungen, und wählen Sie für den Punkt Inhaltstypen unter Verwaltung von Inhaltstypen zulassen den Eintrag Ja. Klicken Sie auf OK.
• Wieder auf der Seite der Dokumentbibliothekseinstellungen klicken Sie unter Inhaltstypen auf Aus vorhandenen Websiteinhaltstypen hinzufügen.
• Wählen Sie unter Websiteinhaltstypen auswählen aus den Eintrag Inhaltstypen der Dokumentenmappe aus und fügen Sie dann den Eintrag Dokumentenmappe hinzu.

Anschließend ist der Inhaltstyp Dokumentenmappe für die Dokumentbibliothek verfügbar.

Jetzt können Sie über die Funktionen der Dokumentbibliothek über Neues Dokument eine Dokumentenmappe erstellen.

Anpassen/Erweitern der Metainformationen für eine Dokumentenmappe

Hierzu erstellen Sie zunächst einen erweiterten Inhaltstyp, der auf dem Inhaltstyp der Dokumentenmappe basiert, wie folgt:

• Öffnen Sie die Websiteeinstellungen, und klicken Sie unter Galerien auf Websiteinhaltstypen.
• Klicken Sie auf Erstellen, geben Sie einen Namen für den Typ der zu erstellenden Projektmappe ein, wählen Sie unter Übergeordneten Inhaltstyp auswählen aus den Eintrag Inhaltstypen der Dokumentenmappe aus und anschließend unter Übergeordneter Inhaltstyp den Eintrag Dokumentenmappe.
  
• Klicken Sie auf OK.

Damit haben Sie einen neuen Inhaltstyp für eine Dokumentenmappe erstellt, den Sie nachfolgend um eigene Spalten/Attribute ergänzen können. Auf der jetzt angezeigten Seite können Sie, ähnlich wie für benutzerdefinierte Listen und Dokumentbibliotheken, Einstellungen vornehmen und Spalten hinzufügen. In diesem Beispiel ergänzen wir die Projektmappe um ein Auswahlfeld Projektstatus.

• Klicken Sie auf Aus neuer Websitespalte hinzufügen, um eine neue Spalte vom Typ Auswahl (Menü) hinzuzufügen
  

• Geben Sie unter Zusätzliche Spalteneinstellungendie Auswahloptionen ein, zum Beispiel:
  • Angelegt
  • In Bearbeitung
  • Abgeschlossen
• Ähnlich können Sie eine neue Spalte für Projektleiter mit dem Typ Person hinzufügen.
• Damit Sie nun diesen neuen Typ Projektmappe verwenden können,  gehen Sie vor wie oben beschrieben, um eine Dokumentenmappe anzulegen, wählen aber jetzt als Inhaltstyp die neue Projektmappe aus.
• Wenn Sie anschließend für die Dokumentbibliothek auf Neues Dokument klicken, können Sie eine neue Dokumentmappe vom Typ Projektmappe anlegen und die neuen Spalten ausfüllen (oder auch nachträglich ändern).
• Anschließend können Sie Dokumente in die erstellte Dokumentenmappe hochladen. Für alle Dokumente dieser Mappe werden die angegebenen Attribute gemeinsam verwaltet.

Verträge haben in Unternehmen eine strategische Bedeutung. Gerade in größeren Organisationen werden Verträge häufig in verschiedenen Abteilungen oder gar unterschiedlichen Gesellschaften verwaltet. Oftmals ist nicht transparent ersichtlich, welche Verträge für welche Unternehmensbereiche gültig sind, ob Verträge mit gleichen Lieferanten zu unterschiedlichen Konditionen abgeschlossen wurden, welche geplanten oder tatsächlichen Kosten mit Verträgen verbunden sind oder wann welche Verträge nachverhandelt oder gekündigt werden können.

Vertragsmanagement – Kündigungsfristen im Blick behalten

In einer Reihe von Projekten konnten wir größere Vertragsmanagement-Systeme auf Basis von Microsoft SharePoint einführen und haben dabei Erfahrungen gesammelt, die weniger die technische Umsetzung als vielmehr das organisatorische Aufsetzen des Projekts, das Projektmanagement und die richtige, zum Projekterfolg führende Vorgehensweise betreffen. Dieser Artikel schildert einige dieser Erfahrungen und bietet auch eine kleine Checkliste für Organisationen, die sich mit der Einführung eines zentralen Vertragsmanagements beschäftigen.

Der Begriff “Vertrag” kann in größeren Organisationen sehr weit gefasst sein, mögliche Ausprägungen reichen von strategischen Rahmenverträgen über Letter of Intents bis hin zu normalen Miet-, Arbeits-, Wartungsverträgen. Aber auch Geheimhaltungsvereinbarungen (Non Disclosure Agreements) sind Verträge, die nicht nur abgelegt werden, sondern in einem Streitfall schnell gefunden und ausgewertet werden müssen. Selbst Beauftragungen von Lieferanten, Bestellungen oder Leistungsscheine sind Verträge oder Vertragsbestandteile.

Dies macht die Einführung eines umfassenden und transparenten Vertragsmanagements nicht einfacher, werden doch Aufträge und Bestellungen in aller Regel per ERP-System abgewickelt, während die unterschiedlichsten Verträge in verschiedenen Abteilungen mit unterschiedlichsten Werkzeugen verwaltet werden. Und zusätzliche wichtige Informationen wie Kundenstammdaten oder Beauftragungen können in einem SAP-System liegen, Mitarbeiter- und Organisationsinformationen in einem Active Directory, Vertragslisten in Excel-Dateien usw.

Darüber hinaus spielen Zugriffsberechtigungen bei Verträgen eine besondere Rolle. Für jede Vertragsart gibt es in der Regel einen definierten Benutzerkreis, der Verträge erstellen, bearbeiten oder einsehen darf. Auch können vertrauliche Verträge besonderen Geheimhaltungsregelungen unterliegen.

Schließlich sind bei der Einführung eines Vertragsmanagements datenschutzrechtliche Aspekte zu berücksichtigen, und auch der Betriebsrat muss mit einbezogen werden, werden doch bei vielen Verträgen personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet.

Auf die Organisation kommt es an

Ein zentrales Vertragsmanagement kann daher nicht “mal eben” eingeführt werden. Damit eine Einführung erfolgreich wird, sind folgende organisatorischen Voraussetzungen wesentlich:

• Ein klares Mandat von der Unternehmensleitung, dass ein zentrales, umfassendes Vertragsmanagement eingeführt werden soll. Eine solche Einführung ist ein Change Management-Projekt, und ohne ein klares Bekenntnis der Unternehmensleitung kann eine Umsetzung nicht gelingen, da Arbeitsweisen in Abteilungen geändert werden und mit Widerständen und Verzögerungstendenzen gerechnet werden muss.
• Ein mit diesem Mandat ausgestattetes Projektteam, das organisatorische und technische Kompetenzen vereint, mit einem durchsetzungsstarken Projektleiter.
• Aufsetzen eines Lenkungskreises aus allen Stakeholdern. Dies sollte keine Diskussionsrunde mit Vertretern aller Abteilungen sein, sondern ein kleiner Kreis unternehmensweit entscheidungsbefugter Manager, die die Einführung unterstützen und vorantreiben.
• Zentrale strategische Zielsetzung für das Gesamtunternehmen. Welche Vorteile entstehen durch ein zentrales Vertragsmanagement für die gesamte Organisation? Diese Ziele müssen für alle transparent und deutlich formuliert und regelmäßig kommuniziert werden, um den Aufwand für die Durchführung, Umsetzung und Umstellungen zu rechtfertigen. Typische, übergreifende Ziele sind zum Beispiel:

• Erhöhen der Transparenz abgeschlossener Verträge und damit Schaffen von Verhandlungsspielräumen (z.B. mit Lieferanten)
• Fristencontrolling: Automatische Erinnerungen an Kündigungsfristen und –stichtage
• Einsparungen beim Erfassen, Genehmigen, Suchen von Verträgen
• Übergreifendes Reporting
• Vermeidung von Vertragsrisiken

Interessen und Interessierte – die “Stakeholder”

Bei einem strategischen Projekt wie der Einführung eines Vertragsmanagements sollten sich die Projektverantwortlichen immer im Klaren darüber sein, welche Stakeholder an dem Projekt interessiert sind und auch welche Interessen sie verfolgen. In größeren Organisationen sind die Stakeholder meist

• Die Geschäftsleitung bzw. das verantwortliche Management
• Projektleitung
• Vertreter aus einer oder mehreren Abteilungen, die für die erste Umsetzung als Pilotabteilungen zur Verfügung stehen
• Zentrale IT/Systembetreuung

Auch sollten bereits in der Konzeptionsphase die möglichen Auswirkungen der Einführung in Hinblick auf

• Datenschutz
• Arbeitnehmerrecht/Betriebsrat

evaluiert werden. Da in der Regel personenbezogene Daten verarbeitet werden und die Transparenz der Arbeit erhöht wird, sind solche Einführungen mitbestimmungspflichtig und müssen von einem Datenschutzbeauftragten bewertet werden. Durch eine frühe Evaluierung verhindern Sie spätere Verzögerungen oder aufwändige Anpassungen im eigentlichen Projekt.

Wer will eigentlich was?

Nicht zu unterschätzen ist eine Beurteilung, welche Parteien welche Interessen verfolgen. Nicht immer ist der Wunschzustand – alle Stakeholder ziehen an einem Strang – gegeben. Wichtig ist eine gute interne Kommunikation, ein Teambuilding mit allen Stakeholdern und der Abbau von Hemmnissen. So sollte beispielsweise der IT-Abteilung klar werden, dass ein externer Dienstleister kein Konkurrent, sondern eine temporäre Teamergänzung ist. Und wenn Mitarbeiter Altsysteme betreuen, die abgelöst werden sollen, sollten diese im Vorfeld von den Vorteilen eines neuen Systems überzeugt sein und das Vorhaben mittragen.

Diese Überlegungen treffen natürlich für alle größeren IT-Projekte zu, sind aber bei der Einführung eines Vertragsmanagements von besonderer Bedeutung, da eben viele Abteilungen betroffen sind und da es sich um unternehmenskritische Dokumente handelt.

Checkliste und Stufenplan

Vor der Einführung einer Prozesslösung für das Vertragsmanagement müssen die Anforderungen an eine Lösung definiert werden. Für solche Zwecke dient eine kleine Checkliste erarbeitet, die Ihnen hilft, die notwendigen Vorbereitungen zu treffen. Damit reduzieren Sie wirksam den Gesamtaufwand für eine Einführung, entsteht doch ein großer Teil des Aufwands durch organisatorische Fragen und der häufig kleinere Teil durch die technische Umsetzung.

Die folgende Checkliste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, bietet aber einen Einstieg und sollte gemeinsam mit Ihrem Dienstleister beantwortet bzw. ergänzt werden.

1. Zielbestimmungen

Was sind die Kernziele für die Vertragsverwaltung? Wir würden Sie diese Ziele priorisieren? Beispiele wie oben dargestellt:

• Erhöhen der Transparenz abgeschlossener Verträge und damit Schaffen von Verhandlungsspielräumen (z.B. mit Lieferanten)
• Fristencontrolling: Automatische Erinnerungen an Kündigungsfristen und –stichtage
• Einsparungen beim Erfassen, Genehmigen, Suchen von Verträgen
• Übergreifendes Reporting
• Vermeidung von Vertragsrisiken

2. Analyse Ausgangssituation

Die betroffenen Abteilungen sollten im Detail darüber befragt werden, wie sie bisher Ihre Verträge verwalten und welche Attribute / Angaben sie über die Verträge in Zukunft benötigen, um beispielsweise Dokumente wiederzufinden. Dabei sind die Anforderungen in jeder Abteilung in der Regel individuell und werden anschließend in Form unterschiedlicher Vertragsarten im Vertragsmanagement konfiguriert.

• Welche Arten von Verträgen existieren bzw. sollen mit der Software verwaltet werden?
• Wie viele Verträge existieren pro Vertragsart (Größenordnung)?
• In welchem Zustand (Papier, Scan)?
• Welche Zusatzinformationen (Begleitschreiben, Kommunikation) wurden bisher zusammen mit den Verträgen verwaltet bzw. sollen zukünftig verwaltet werden?
• Wie wurden bisher Laufzeiten, Kündigungsfristen etc. verwaltet?
• Wer sind die Vertragspartner? Gibt es entsprechende Kontaktlisten bereits in elektronischer Form?
• Gibt es (pro Vertragsart) eine zurzeit durchgeführte Vertragsverwaltung, in der die wesentlichen Vertragsmerkmale wie z.B. Fristen, Konditionen, Gültigkeit etc. aktuell gehalten werden? In welcher Form erfolgt die Verwaltung (Excel, ERP-System…)
• Für welche Abteilungen/Vertragsarten soll die Software in der ersten Umsetzung implementiert werden?

Bei den identifizierten Vertragsarten, welche Zusatzinformationen (Metainformationen) sollen pro Vertragsart verwaltet werden? Beispiele für mögliche Felder siehe unten.

3. Sammeln und Konsolidieren der Anforderungen

Fokussieren Sie sich bei der Konkretisierung auf ein oder zwei Pilotabteilungen. Auch wenn die Anforderungen/Wünsche aller Abteilungen einfließen sollten, ist die Beschränkung auf eine Pilotabteilung sehr sinnvoll, um eine lange – womöglich nicht endende – Anforderungsdiskussion abzukürzen. Eine Strukturierung der Anforderungen könnte wie folgt aussehen:

Vertragsablage

Welche Arten oder Klassen von Dokumenten sollen verwaltet werden? Beispiele sind Vertragsentwürfe, unterschriebene Originale, Preislisten, Schriftverkehr, Kündigungsschreiben, Kündigungsbestätigung, Unterlagen/Präsentationen des Vertragspartners etc.

Vertragsattribute

Die folgende Aufstellung ist beispielhaft und beinhaltet die häufigsten Attribute (aus unseren Projekterfahrungen)

• Vertragstitel
• Vertragsgeber
• Vertragsnehmer/Vertragspartner
• Vertragsstatus (Welchen Status kann ein Vertrag haben (ggf. differenziert nach Vertragsart)? Beispiel: Aktiv, Ruhend, Ausgelaufen, Gekündigt, Wiedervorlage, Inaktiv, Unterbrochen)
• Vertragstyp (Mietvertrag, Leasingvertrag…)
• zugeordnete Abteilung/Unternehmensbereich
• Vertragsnummern (Nummernkreise der erstellenden Abteilungen, Nummer beim Vertragspartner)
• Vertragsschlüssel/-kategorie
• Vertragsverantwortliche Personen
• Geltungsbereiche für Vertrag (zum Beispiel geografische Geltungsbereiche bei global operierenden Unternehmen)
• Zugeordnete/Abhängige Verträge (Rahmenverträge, übergreifende Vertragsregelungen, separat verwaltete Anlagen, z.B. Leistungsscheine)
• Vertragstermine (Abschlussdatum, Vertragslaufzeit, Kündigungsstichtage, Verlängerungsoptionen, Wiedervorlagen)
• Unterzeichnende Personen/Unterschrifstdatum
• Ort der Ablage des Original-Papiervertrags
• Vertragssprache
• Vertragskosten (Einmal/Periodisch/Variabel)
• Vertragswährung
• Zahlungsbedingungen

Je nach Konstellation können sehr viel mehr Vertragsattribute gewünscht/sinnvoll sein, und ggf. werden auch bestimmte Informationen in Drittsystemen wie z.B. einem ERP-System verwaltet. Wichtig ist hier eine Abwägung und Balance zwischen

• dem Wunsch, später möglichst umfassend alle Arten von Auswertungen durchführen zu können
• dem Aufwand bei der Erfassung von Verträgen

Grundsätzlich umfassend auswertbar sind nur Attribute, die als Pflichtfelder erfasst werden müssen. Eine häufig sinnvolle Vorgehensweise besteht darin, beim Anlegen eines Vertrags möglichst wenig Pflichtfelder vorzuschreiben, um eine schnelle Ersterfassung zu ermöglichen, und erst beim Eintreten eines bestimmten Vertragsstatus weitere Pflichtfelder vorzusehen, zum Beispiel wenn ein rechtsgültiger Vertrag abgelegt wird.

Dokumentenmanagement

• Bearbeitung und automatische Versionierung möglich/erwünscht?
• Genehmigungs-Workflow?
• Import/Export von Dokumenten?

Compliance-Anforderungen

• Historie/Versionierung aller Änderungen an Verträgen und Vertragsattributen?
• Revisionssicherheit gegeben? Wie ist Revisionssicherheit in Ihrer Organisation definiert?

Berechtigungen und Zuständigkeiten

• Welche Personen haben welche Rollen in Bezug auf den Vertrag (Verantwortliche Person, Sachbearbeiter, Vorgesetzte, juristische Ansprechpartner).
• Für welche Personen ist ein Vertrag relevant/gültig?  Dürfen diese Personen die Verträge einsehen oder auch bearbeiten? Nur Einsicht in die Vertragsattribute (Auswertungen) oder auch in die Dokumente selbst

Reporting

• Welche Arten von Auswertungen werden benötigt?
• Einfaches Erstellen/Erweitern von Reports

Suche/Wiederauffinden von Verträgen

• Volltextsuche
• Suche nach Kategorien/Attributen bzw. Kombinationen
• Einstiegs-Seiten
• To-Do-Listen

Benachrichtigungen

Automatische Benachrichtigungen bei bestimmten Änderungen, z.B.

• baldiges Ablaufen der Kündigungsfrist
• Änderungen durch andere Personen

Mehrsprachigkeit

Gibt es eine zentrale Unternehmenssprache, oder muss das System mehrsprachig ausgelegt sein? Welche Sprachen müssen unterstützt werden?

Schnittstellen

Welche Drittsysteme stellen Daten zur Verfügung? Für welche Drittsysteme müssen Daten bereitgestellt werden. Beispiele:

• Personenstammdaten können aus einem SAP-System oder aus einem Verzeichnisdienst (Active Directory) stammen
• Vertragspartner-Stammdaten können aus einem ERP-System kommen
• Vertragsinformationen müssen ggf. anderen Systemen bereitgestellt werden
• Wenn andere Vertragsmanagementsysteme im Einsatz sind und nicht sofort abgelöst werden sollen, ist eine Synchronisierung von Vertragsinformationen zu gewährleisten
• Vertragsakten müssen für Dritte (z.B. einem Anwaltsbüro) bereitgestellt/exportiert werden können

Datenmigration

Im Zuge der Ablösung von anderen Vertragsverwaltungssystemen muss eine Migration der Daten sorgfältig geplant werden. Dies ist in der Regel ein kleines Unterprojekt.

4. Einführungsfahrplan

Der Erstellung und Verabschiedung eines Einführungsfahrplans (gerne auch Roadmap genannt) kommt eine entscheidende Bedeutung zu. Dieser Plan sollte organisatorische und technologische Aspekte berücksichtigen

• Anforderungskatalog
• Interne Konzeption der Vorhabens
• Ausschreibung/Evaluierung Produkthersteller/Dienstleister
• Auswahlprozess und Budgetierung
• Ggf. Pilotprojekt mit Anbieter(n)
• Entwicklung Feinkonzept / Umsetzungsspezifikation gemeinsam mit Anbieter/Dienstleister

Erst im Anschluss sollte mit der klassischen Umsetzung begonnen werden. In diesen ersten Phasen ist das “Verkaufen” der Vorteile eines zentralen Vertragsmanagements nach innen mindestens ebenso wesentlich wie die Auswahl des “richtigen” Partners und Dienstleisters.

Sind diese Hürden genommen und sitzen Stakeholder, Projektteam und externer Partner wirklich in einem Boot mit einer gemeinsamen Zielsetzung, dann steht einer erfolgreichen Einführung nichts im Wege.

Zusammenfassung

Leider dauern viele Einführungsprojekte immer noch länger als geplant, werden teurer oder scheitern ganz. Letztlich gibt es kein Garantierezept für die erfolgreiche Einführung eines Vertragsmanagements, aber die Erfahrung zeigt, dass immer wieder die organisatorischen Hürden unterschätzt werden. Sind die organisatorischen Voraussetzungen gut und ist der Dienstleister kompetent und sowohl technisch als auf organisatorisch versiert, gelingen diese Projekte leicht. Sind die organisatorischen Voraussetzungen nicht gegeben, kann auch das beste Projektteam scheitern.

—————— Update 08/2012 ———–

Einen aktuellen, weiterführenden Artikel zu den organisatorischen Herausforderungen bei der Einführung eines Vertragsmanagements finden Sie hier:

http://www.locatech-it.com/technologien-plattformen/sharepoint/einfuhrung-eines-zentralen-vertragsmanagements-in-unternehmen-leitfaden-und-checkliste/

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Vor der Einführung einer Prozesslösung wie zum Beispiel einem System für das Vertragsmanagement müssen die bestehenden Prozesse durchleuchtet und die Anforderungen an eine Lösung definiert werden. Für solche Zwecke haben wir eine Checkliste erarbeitet, die Ihnen hilft, die notwendigen Vorbereitungen zu treffen. Damit reduzieren Sie wirksam den Gesamtaufwand für eine Einführung, entsteht doch ein großer Teil des Aufwands durch organisatorische Fragen und der häufig kleinere Teil durch die technische Umsetzung.

Die folgende Checkliste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, bietet aber eine gute Übersicht und sollte gemeinsam mit Ihrem Dienstleister beantwortet bzw. ergänzt werden. Im Anschluss daran kann dann eine Lösung – wie z.B. das auf SharePoint basierende ECSpand Vertragsmanagement – sehr kosteneffizient umgesetzt werden.

1. Zielbestimmungen

Was sind die Kernziele für die Vertragsverwaltung? Wir würden Sie diese Ziele priorisieren? Beispiele:

• Bessere Fristenwahrung, automatische Benachrichtigungen
• Auswertung/Reporting von Vertragsdaten
• Compliance
• Schnellere Wiederauffindbarkeit

2. Analyse Ausgangssituation

Die betroffenen Abteilungen sollten im Detail darüber befragt, wie sie bisher Ihre Verträge verwalten und welche weiter lesen

Dieser Artikel bietet eine Übersicht über das Erstellen und Bearbeiten von Dokumentmappen in SharePoint 2010. Mit Hilfe von Dokumentmappen (die in SharePoint Dokumentenmappen heißen) lässt sich  mit vergleichsweise wenig Aufwand ein kleines Dokumentmanagementsystem in Microsoft SharePoint realisieren.

SharePoint 2010 bietet mit den Dokumentenmappen (Document Sets) eine elektronische Form des Aktenordners, die Dokumente ähnlich verwalten wie Ordner im Regal. Mit Dokumentmappen können Benutzer gemeinsam an Dokumenten arbeiten, die einen konkreten Bezug zueinander haben, zum Beispiel alle Dokumente zu einem bestimmten Vertrag. Dokumentmappen werden als eine Einheit behandelt, so dass z.B. Genehmigungs­workflows für die gesamte Mappe eingerichtet oder ältere Versionen einer Dokumentmappe abgerufen werden können, und auf einer Übersichtsseite werden die Inhalte einer Dokumentmappe als digitaler Ordnerrücken angezeigt.

Für eine Projektverwaltung könnten z.B. die Projekt­dokumentation, die zugehörige Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten oder auch Projektergebnisse wie Workshop-Berichte oder Zusammenfassungen in einer Akte oder Dokumentmappe „Projekt“ zusammengefasst werden. Über die Übersichtsseite sind so leicht alle Projektvorgänge nachvollziehbar. Weitere Attribute, die den Dokumenten sonst über einzelne Zusatzspalten hinzugefügt werden mussten, können einer Dokumentmappe als Ganzes hinzugefügt werden. Dies kann ein Feld „Dokumentart“ sein, in dem hinterlegt wird, ob es sich um einen Ergebnisbericht, Korrespondenz oder auch eine Projektabrechnung handelt. Dieses Feld wird zur Dokumentmappe hinzugefügt und steht dann allen Dokumenten der Mappe zur Verfügung.

Funktionsmerkmale von Dokumentmappen

Für Dokumentenmappen stehen verschiedene Funktionsmerkmale zur Verfügung:

• Vergabe einheitlicher Benutzerrechte für alle Dokumente in der Mappe
• Einheitliche Verwaltung von Zusatzinformationen/Attributen (Metadaten) einer Dokumentmappe
• Einheitliche Versionierung der Dokumentmappe als Ganzes
• Workflows können für eine komplette Dokumentmappe eingerichtet werden

Einrichten einer Dokumentmappe

Zuerst muss das Websitesammlungsfeature Dokumentenmappe aktiviert werden. Öffnen Sie dazu unter Websiteaktionen die Websiteeinstellungen, wählen Sie unter Websitesammlungsverwaltung die Websitesammlungsfeatures aus, und aktivieren Sie  Dokumentenmappen.

Anschließend können Sie für jede beliebige Dokumentbibliothek Dokumentenmappen aktivieren wie folgt:

• Öffnen Sie die Bibliothekseinstellungen
• Klicken Sie unter Allgemeine Einstellungen auf Erweiterte Einstellungen, und wählen Sie für den Punkt Inhaltstypen unter Verwaltung von Inhaltstypen zulassen den Eintrag Ja. Klicken Sie auf OK.
• Wieder auf der Seite der Dokumentbibliothekseinstellungen klicken Sie unter Inhaltstypen auf Aus vorhandenen Websiteinhaltstypen hinzufügen.
• Wählen Sie unter Websiteinhaltstypen auswählen aus den Eintrag Inhaltstypen der Dokumentenmappe aus und fügen Sie dann den Eintrag Dokumentenmappe hinzu.

Anschließend ist der Inhaltstyp Dokumentenmappe für die Dokumentbibliothek verfügbar.

Jetzt können Sie über die Funktionen der Dokumentbibliothek über Neues Dokument eine Dokumentenmappe erstellen.

Anpassen/Erweitern der Metainformationen für eine Dokumentenmappe

Hierzu erstellen Sie zunächst einen erweiterten Inhaltstyp, der auf dem Inhaltstyp der Dokumentenmappe basiert, wie folgt:

• Öffnen Sie die Websiteeinstellungen, und klicken Sie unter Galerien auf Websiteinhaltstypen.
• Klicken Sie auf Erstellen, geben Sie einen Namen für den Typ der zu erstellenden Projektmappe ein, wählen Sie unter Übergeordneten Inhaltstyp auswählen aus den Eintrag Inhaltstypen der Dokumentenmappe aus und anschließend unter Übergeordneter Inhaltstyp den Eintrag Dokumentenmappe.

• Klicken Sie auf OK.

Damit haben Sie einen neuen Inhaltstyp für eine Dokumentenmappe erstellt, den Sie nachfolgend um eigene Spalten/Attribute ergänzen können. Auf der jetzt angezeigten Seite können Sie, ähnlich wie für benutzerdefinierte Listen und Dokumentbibliotheken, Einstellungen vornehmen und Spalten hinzufügen. In diesem Beispiel ergänzen wir die Projektmappe um ein Auswahlfeld Projektstatus.

• Klicken Sie auf Aus neuer Websitespalte hinzufügen, um eine neue Spalte vom Typ Auswahl (Menü) hinzuzufügen
  

• Geben Sie unter Zusätzliche Spalteneinstellungen die Auswahloptionen ein, zum Beispiel:
  • Angelegt
  • In Bearbeitung
  • Abgeschlossen
• Ähnlich können Sie eine neue Spalte für Projektleiter mit dem Typ Person hinzufügen.
• Damit Sie nun diesen neuen Typ Projektmappe verwenden können,  gehen Sie vor wie oben beschrieben, um eine Dokumentenmappe anzulegen, wählen aber jetzt als Inhaltstyp die neue Projektmappe aus.

  

• Wenn Sie anschließend für die Dokumentbibliothek auf Neues Dokument klicken, können Sie eine neue Dokumentmappe vom Typ Projektmappe anlegen und die neuen Spalten ausfüllen (oder auch nachträglich ändern).
• Anschließend können Sie Dokumente in die erstellte Dokumentenmappe hochladen. Für alle Dokumente dieser Mappe werden die angegebenen Attribute gemeinsam verwaltet.

- oder – wie erkläre ich SharePoint jemanden, der noch nie etwas davon gehört hat. Eine gute erste Einführung für Nicht-Techniker:

Nur wenige Unternehmen sind heute in der Lage, sich mit einem Klick einen aktuellen Überblick über die von Ihnen geschlossenen Verträge zu verschaffen, um daraus resultierende Risiken – aber auch Chancen – realistisch einzuschätzen, und sei es nur beim Versäumen vereinbarter Kündigungsfristen. Selbst kleine Unternehmen verwalten bereits eine Vielzahl vertraglicher Vereinbarungen, bei Branchen wie Versicherungen oder Banken sind Verträge der Grundpfeiler des Geschäftsmodells.

Unterschiedlichste Vertragsarten können anfallen:

• Leasingverträge
• Arbeitsverträge
• Handyverträge
• Lieferantenverträge
• Kundenverträge
• Wartungsverträge
• Mietverträge
• Lizenzverträge
• Geheimhaltungsvereinbarungen uvm.

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(Aktualisiert) Schon bisher konnte SharePoint ohne Lizenzkosten (mit den Windows SharePoint Services) betrieben werden. Für die neue SharePoint Foundation 2010 gilt dies ebenfalls, aber es gibt Einiges zu beachten. Mit etwas Verständnis können Sie sogar sehr skalierbare SharePoint-Lösungen mit der SharePoint Foundation lizenzkostenfrei umsetzen! Was müssen Sie beachten?

Windows Server-Lizenzen nutzen

Die SharePoint Foundation 2010 ist quasi “lizenzkostenfrei”. Wenn Sie einen Windows Server 2003 oder Windows Server 2008 einsetzen und entsprechende Nutzungslizenzen (CAL – Client Access Lizenzen) für Windows Server besitzen, ist die SharePoint Foundation mit diesen Windows Server-Lizenzen mitlizenziert. Das heißt, Sie können auf einem Ihrer bestehenden Windows Server die SharePoint Foundation installieren, und alle lizenzierten Windows-Benutzer weiter lesen

Sie möchten die Zusammenarbeit im Team verbessern, Dokumente besser verwalten, Informationen schneller wiederfinden, Freigabeprozesse automatisch abbilden und ein funktionierendes Wissensmanagement einführen? Bisher konnten Sie keine Lösung finden? Sie sind in guter Gesellschaft! Nachdem eher standardisierte Unternehmensprozesse in der Warenwirtschaft, Buchhaltung oder Lagerverwaltung z.B. durch ERP-Lösungen gut abgebildet werden, tun sich Softwarehersteller mit Wissens- und Dokumentprozessen immer noch schwer. IT-Plattformen wie SharePoint ermöglichen hier einen immensen Produktivitätsschub im Unternehmen, mit nahezu unmittelbarem Return in Investment.

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