Dieser Artikel bietet eine Übersicht über das Erstellen und Bearbeiten von Dokumentmappen in SharePoint 2010. Mit Hilfe von Dokumentmappen (die in SharePoint Dokumentenmappen heißen) lässt sich  mit vergleichsweise wenig Aufwand ein kleines Dokumentmanagementsystem in Microsoft SharePoint realisieren.

SharePoint 2010 bietet mit den Dokumentenmappen (Document Sets) eine elektronische Form des Aktenordners, die Dokumente ähnlich verwalten wie Ordner im Regal. Mit Dokumentmappen können Benutzer gemeinsam an Dokumenten arbeiten, die einen konkreten Bezug zueinander haben, zum Beispiel alle Dokumente zu einem bestimmten Vertrag. Dokumentmappen werden als eine Einheit behandelt, so dass z.B. Genehmigungs­workflows für die gesamte Mappe eingerichtet oder ältere Versionen einer Dokumentmappe abgerufen werden können, und auf einer Übersichtsseite werden die Inhalte einer Dokumentmappe als digitaler Ordnerrücken angezeigt.

Für eine Projektverwaltung könnten z.B. die Projekt­dokumentation, die zugehörige Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten oder auch Projektergebnisse wie Workshop-Berichte oder Zusammenfassungen in einer Akte oder Dokumentmappe „Projekt“ zusammengefasst werden. Über die Übersichtsseite sind so leicht alle Projektvorgänge nachvollziehbar. Weitere Attribute, die den Dokumenten sonst über einzelne Zusatzspalten hinzugefügt werden mussten, können einer Dokumentmappe als Ganzes hinzugefügt werden. Dies kann ein Feld „Dokumentart“ sein, in dem hinterlegt wird, ob es sich um einen Ergebnisbericht, Korrespondenz oder auch eine Projektabrechnung handelt. Dieses Feld wird zur Dokumentmappe hinzugefügt und steht dann allen Dokumenten der Mappe zur Verfügung.

Funktionsmerkmale von Dokumentmappen

Für Dokumentenmappen stehen verschiedene Funktionsmerkmale zur Verfügung:

• Vergabe einheitlicher Benutzerrechte für alle Dokumente in der Mappe
• Einheitliche Verwaltung von Zusatzinformationen/Attributen (Metadaten) einer Dokumentmappe
• Einheitliche Versionierung der Dokumentmappe als Ganzes
• Workflows können für eine komplette Dokumentmappe eingerichtet werden

Einrichten einer Dokumentmappe

Zuerst muss das Websitesammlungsfeature Dokumentenmappe aktiviert werden. Öffnen Sie dazu unter Websiteaktionen die Websiteeinstellungen, wählen Sie unter Websitesammlungsverwaltung die Websitesammlungsfeatures aus, und aktivieren Sie  Dokumentenmappen.

Anschließend können Sie für jede beliebige Dokumentbibliothek Dokumentenmappen aktivieren wie folgt:

• Öffnen Sie die Bibliothekseinstellungen
• Klicken Sie unter Allgemeine Einstellungen auf Erweiterte Einstellungen, und wählen Sie für den Punkt Inhaltstypen unter Verwaltung von Inhaltstypen zulassen den Eintrag Ja. Klicken Sie auf OK.
• Wieder auf der Seite der Dokumentbibliothekseinstellungen klicken Sie unter Inhaltstypen auf Aus vorhandenen Websiteinhaltstypen hinzufügen.
• Wählen Sie unter Websiteinhaltstypen auswählen aus den Eintrag Inhaltstypen der Dokumentenmappe aus und fügen Sie dann den Eintrag Dokumentenmappe hinzu.

Anschließend ist der Inhaltstyp Dokumentenmappe für die Dokumentbibliothek verfügbar.

Jetzt können Sie über die Funktionen der Dokumentbibliothek über Neues Dokument eine Dokumentenmappe erstellen.

Anpassen/Erweitern der Metainformationen für eine Dokumentenmappe

Hierzu erstellen Sie zunächst einen erweiterten Inhaltstyp, der auf dem Inhaltstyp der Dokumentenmappe basiert, wie folgt:

• Öffnen Sie die Websiteeinstellungen, und klicken Sie unter Galerien auf Websiteinhaltstypen.
• Klicken Sie auf Erstellen, geben Sie einen Namen für den Typ der zu erstellenden Projektmappe ein, wählen Sie unter Ãœbergeordneten Inhaltstyp auswählen aus den Eintrag Inhaltstypen der Dokumentenmappe aus und anschließend unter Ãœbergeordneter Inhaltstyp den Eintrag Dokumentenmappe.

• Klicken Sie auf OK.

Damit haben Sie einen neuen Inhaltstyp für eine Dokumentenmappe erstellt, den Sie nachfolgend um eigene Spalten/Attribute ergänzen können. Auf der jetzt angezeigten Seite können Sie, ähnlich wie für benutzerdefinierte Listen und Dokumentbibliotheken, Einstellungen vornehmen und Spalten hinzufügen. In diesem Beispiel ergänzen wir die Projektmappe um ein Auswahlfeld Projektstatus.

• Klicken Sie auf Aus neuer Websitespalte hinzufügen, um eine neue Spalte vom Typ Auswahl (Menü) hinzuzufügen
  

• Geben Sie unter Zusätzliche Spalteneinstellungen die Auswahloptionen ein, zum Beispiel:
  • Angelegt
  • In Bearbeitung
  • Abgeschlossen
• Ähnlich können Sie eine neue Spalte für Projektleiter mit dem Typ Person hinzufügen.
• Damit Sie nun diesen neuen Typ Projektmappe verwenden können,  gehen Sie vor wie oben beschrieben, um eine Dokumentenmappe anzulegen, wählen aber jetzt als Inhaltstyp die neue Projektmappe aus.

  

• Wenn Sie anschließend für die Dokumentbibliothek auf Neues Dokument klicken, können Sie eine neue Dokumentmappe vom Typ Projektmappe anlegen und die neuen Spalten ausfüllen (oder auch nachträglich ändern).
• Anschließend können Sie Dokumente in die erstellte Dokumentenmappe hochladen. Für alle Dokumente dieser Mappe werden die angegebenen Attribute gemeinsam verwaltet.

- oder – wie erkläre ich SharePoint jemanden, der noch nie etwas davon gehört hat. Eine gute erste Einführung für Nicht-Techniker:

Vor der Einführung einer Prozesslösung wie zum Beispiel einem System für das Vertragsmanagement müssen die bestehenden Prozesse durchleuchtet und die Anforderungen an eine Lösung definiert werden. Für solche Zwecke haben wir eine Checkliste erarbeitet, die Ihnen hilft, die notwendigen Vorbereitungen zu treffen. Damit reduzieren Sie wirksam den Gesamtaufwand für eine Einführung, entsteht doch ein großer Teil des Aufwands durch organisatorische Fragen und der häufig kleinere Teil durch die technische Umsetzung.

Die folgende Checkliste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, bietet aber eine gute Übersicht und sollte gemeinsam mit Ihrem Dienstleister beantwortet bzw. ergänzt werden. Im Anschluss daran kann dann eine Lösung – wie z.B. das auf SharePoint basierende ECSpand Vertragsmanagement – sehr kosteneffizient umgesetzt werden.

1. Zielbestimmungen

Was sind die Kernziele für die Vertragsverwaltung? Wir würden Sie diese Ziele priorisieren? Beispiele:

• Bessere Fristenwahrung, automatische Benachrichtigungen
• Auswertung/Reporting von Vertragsdaten
• Compliance
• Schnellere Wiederauffindbarkeit

2. Analyse Ausgangssituation

Die betroffenen Abteilungen sollten im Detail darüber befragt, wie sie bisher Ihre Verträge verwalten und welche weiter lesen

Nur wenige Unternehmen sind heute in der Lage, sich mit einem Klick einen aktuellen Überblick über die von Ihnen geschlossenen Verträge zu verschaffen, um daraus resultierende Risiken – aber auch Chancen – realistisch einzuschätzen, und sei es nur beim Versäumen vereinbarter Kündigungsfristen. Selbst kleine Unternehmen verwalten bereits eine Vielzahl vertraglicher Vereinbarungen, bei Branchen wie Versicherungen oder Banken sind Verträge der Grundpfeiler des Geschäftsmodells.

Unterschiedlichste Vertragsarten können anfallen:

• Leasingverträge
• Arbeitsverträge
• Handyverträge
• Lieferantenverträge
• Kundenverträge
• Wartungsverträge
• Mietverträge
• Lizenzverträge
• Geheimhaltungsvereinbarungen uvm.

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(Aktualisiert) Schon bisher konnte SharePoint ohne Lizenzkosten (mit den Windows SharePoint Services) betrieben werden. Für die neue SharePoint Foundation 2010 gilt dies ebenfalls, aber es gibt Einiges zu beachten. Mit etwas Verständnis können Sie sogar sehr skalierbare SharePoint-Lösungen mit der SharePoint Foundation lizenzkostenfrei umsetzen! Was müssen Sie beachten?

 

Windows Server-Lizenzen nutzen

Die SharePoint Foundation 2010 ist quasi “lizenzkostenfrei”. Wenn Sie einen Windows Server 2003 oder Windows Server 2008 einsetzen und entsprechende Nutzungslizenzen (CAL – Client Access Lizenzen) für Windows Server besitzen, ist die SharePoint Foundation mit diesen Windows Server-Lizenzen mitlizenziert. Das heißt, Sie können auf einem Ihrer bestehenden Windows Server die SharePoint Foundation installieren, und alle lizenzierten Windows-Benutzer weiter lesen