Locatech IT Solutions GmbH

Sie möchten die Zusammenarbeit im Team verbessern, ihre Dokumente besser verwalten, Informationen schneller wiederfinden, Freigabeprozesse automatisch abbilden und ein funktionierendes Wissensmanagement einführen? Bisher konnten Sie keine Lösung finden?

Organisationsprozesse optimieren mit SharePoint

Sie sind in guter Gesellschaft! Nachdem einfacher strukturierte Prozesse im Unternehmen weitgehend zufrieden stellend durch IT-Systeme wie ERP- und CRM- Lösungen abgebildet werden, tun sich Softwarehersteller mit weniger strukturierten Prozessen ziemlich schwer. Gleichzeitig sind es aber die oben genannten Themen, die – wären sie intelligent durch Software abgebildet – einen immensen Produktivitätsschub im Unternehmen auslösen können.

In der Not entstehen Insellösungen. Freigabeprozesse für Dokumente werden häufig per E-Mail abgewickelt, ja zum Teil fungiert der elektronische Posteingang als Mini-Dokumentmanagement, und man durchsucht eher seine E-Mails als die Dateiordner. Und Tabellenkalkulationen wie Microsoft Excel mutieren zu ausgefeilten Business Intelligence-Lösungen, Daten und Zahlen werden aus unterschiedlichsten Quellen zusammengestellt und ausgewertet.

Mit SharePoint hat Microsoft eine Plattform geschaffen, die helfen kann und die fertige Bausteine bietet, die „quasi” nur zusammengesteckt werden müssen. Nun, jedenfalls in der Theorie. In der Praxis steht vorneweg immer erst einmal die Betrachtung der organisatorischen Prozesse, die vereinfacht und verbessert werden sollen. Intelligent angegangen, lassen sich dann aber wirklich mit SharePoint sehr schnell funktionierende Lösungen erstellen.

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Wie Dirk Löhn bereits in seinem Post geschrieben hat, lassen sich die Windows SharePoint Services 3.0 (WSS 3.0) lizenzfrei nutzen, wenn man Windows Server 2003/2008 einsetzt. Auch wenn SharePoint aufgrund der Einfachheit zum “gleich ausprobieren” einlädt, ist eine Planung für den Unternehmenseinsatz unerlässlich. Zunächst sollte man sich vor Augen führen, was SharePoint eigentlich ist und was man damit machen kann. SharePoint ist ein Portal, also ein Zugang um Nutzern personalisierte Informationen und Anwendungen bereitzustellen. Häufig wird es in Intranets (firmeninternen Webseiten) eingesetzt. Die Anwendungsbereiche sind vielfältig. Grob zusammengefasst könnte man sagen, dass Web-Funktionen mit Dokumentenmanagement und Möglichkeiten zur Zusammenarbeit kombiniert werden. Die Web-Funktionen umfassen von Internet-Webseiten bekannte Funktionen wie Ankündigungen, Foren und Wiki-Seiten. Im Bereich Dokumentenmanagement bietet SharePoint Bibliotheken, in denen jede Art von Datei gespeichert werden kann. Existieren entsprechend Filter, können diese Dateien zur Volltextsuche indiziert werden. Versionierung und Freigabe-Workflows sind auch an Bord. Die Funktionen für Zusammenarbeit spielt SharePoint vor Allem in Verbindung mit Microsoft Office aus. Dokumente im Office-Format können gemeinsam bearbeitet werden. Kontakt- und Aufgabenlisten, die in SharePoint erstellt wurden könne über Outlook eingebunden werden. Beispielsweise können auch Spalten aus Word-Dokumentbibliotheken über die Dokumenteigenschaften in Word bearbeitet und als Felder im Dokument verwendet werden. Die Office-Integration ist eines der Hauptargumente für den Einsatz von SharePoint im Vergleich zu anderen Content Management Systemen. Viele Anbieter für Content und Dokumenten Management Systeme bieten mittlerweile Konnektoren zu SharePoint an, um die eigenen Produkte mit der Microsoft Plattform zu integrieren. Im nächsten Teil erfahren Sie, welche System-Landschaft für SharePoint benötigt wird. Zu technisch? Dann lese Sie doch den Beitrag zur “Kostenlose Einführung von SharePoint in mittelständischen Unternehmen”.

In vielen Unternehmen liegen Dokumente häufig in unstrukturierter Form vor. SharePoint hilft hier mit einer sehr einfach zu bedienenden Plattform, sie so abzulegen, dass sie später leicht widerauffindbar sind. Sie werden mit Schlagworten versehen und automatisch versioniert. Außerdem lässt sich damit nachhalten, welcher Mitarbeiter wann an welcher Version gearbeitet hat. Darüber hinaus wird verhindert, dass gleichzeitig mehrere Personen ein Dokument verändern. Diese Form von Dokumentenmanagement, gut integriert in die Office-Welt und gleichzeitig angebunden an eine Unternehmenssoftware wie SAP, ermöglicht daher deutliche Produktivitätssteigerungen bei der modernen Büro- und Teamarbeit.
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