Locatech – Unternehmenslösungen für SharePoint & Office365

Unternehmenslösungen für Microsoft SharePoint und Office365

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Die Konfiguration von Microsoft SharePoint als einfaches Dokumentenmanagementsystem ist schnell erledigt. Im Wesentlichen legen Sie eine oder mehrere Dokumentbibliotheken an, entscheiden, ob Sie eine Dokumentversionierung aktivieren, ob Dokumente ein- und ausgecheckt werden müssen, und legen ggf. einen Genehmigungs- oder Prüfworkflow fest. Auch können Sie in einer Dokumentbibliothek Unterordner verwalten. Oft übersehen wird aber die in SharePoint 2010 Möglichkeit, so genannte Dokumentenmappen einzurichten und damit quasi digitale Aktenordner abzubilden. 

SharePoint 2010 bietet mit den Dokumentenmappen (Document Sets) eine elektronische Form des Aktenordners, die Dokumente ähnlich verwalten wie Ordner im Regal. Mit Dokumentmappen können Benutzer gemeinsam an Dokumenten arbeiten, die einen konkreten Bezug zueinander haben, zum Beispiel alle Dokumente zu einem bestimmten Vertrag. Dokumentmappen werden als eine Einheit behandelt, so dass z.B. Genehmigungs­workflows für die gesamte Mappe eingerichtet oder ältere Versionen einer Dokumentmappe abgerufen werden können, und auf einer Übersichtsseite werden die Inhalte einer Dokumentmappe als digitaler Ordnerrücken angezeigt.

Für eine Projektverwaltung könnten z.B. die Projekt­dokumentation, die zugehörige Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten oder auch Projektergebnisse wie Workshop-Berichte oder Zusammenfassungen in einer Akte oder Dokumentmappe „Projekt“ zusammengefasst werden. Über die Übersichtsseite sind so leicht alle Projektvorgänge nachvollziehbar. Weitere Attribute, die den Dokumenten sonst über einzelne Zusatzspalten hinzugefügt werden mussten, können einer Dokumentmappe als Ganzes hinzugefügt werden. Dies kann ein Feld „Dokumentart“ sein, in dem hinterlegt wird, ob es sich um einen Ergebnisbericht, Korrespondenz oder auch eine Projektabrechnung handelt. Dieses Feld wird zur Dokumentmappe hinzugefügt und steht dann allen Dokumenten der Mappe zur Verfügung.

Funktionsmerkmale von Dokumentmappen

Für Dokumentenmappen stehen verschiedene Funktionsmerkmale zur Verfügung:

  • Vergabe einheitlicher Benutzerrechte für alle Dokumente in der Mappe
  • Einheitliche Verwaltung von Zusatzinformationen/Attributen (Metadaten) einer Dokumentmappe
  • Einheitliche Versionierung der Dokumentmappe als Ganzes
  • Workflows können für eine komplette Dokumentmappe eingerichtet werden

Einrichten einer Dokumentmappe

Zuerst muss das Websitesammlungsfeature Dokumentenmappe aktiviert werden. Öffnen Sie dazu unter Websiteaktionen die Websiteeinstellungen, wählen Sie unter Websitesammlungsverwaltung die Websitesammlungsfeatures aus, und aktivieren Sie  Dokumentenmappen.

Anschließend können Sie für jede beliebige Dokumentbibliothek Dokumentenmappen aktivieren wie folgt:

  • Öffnen Sie die Bibliothekseinstellungen
  • Klicken Sie unter Allgemeine Einstellungen auf Erweiterte Einstellungen, und wählen Sie für den Punkt Inhaltstypen unter Verwaltung von Inhaltstypen zulassen den Eintrag Ja. Klicken Sie auf OK.
  • Wieder auf der Seite der Dokumentbibliothekseinstellungen klicken Sie unter Inhaltstypen auf Aus vorhandenen Websiteinhaltstypen hinzufügen.
  • Wählen Sie unter Websiteinhaltstypen auswählen aus den Eintrag Inhaltstypen der Dokumentenmappe aus und fügen Sie dann den Eintrag Dokumentenmappe hinzu.

Anschließend ist der Inhaltstyp Dokumentenmappe für die Dokumentbibliothek verfügbar.

Jetzt können Sie über die Funktionen der Dokumentbibliothek über Neues Dokument eine Dokumentenmappe erstellen.

Anpassen/Erweitern der Metainformationen für eine Dokumentenmappe

Hierzu erstellen Sie zunächst einen erweiterten Inhaltstyp, der auf dem Inhaltstyp der Dokumentenmappe basiert, wie folgt:

  • Öffnen Sie die Websiteeinstellungen, und klicken Sie unter Galerien auf Websiteinhaltstypen.
  • Klicken Sie auf Erstellen, geben Sie einen Namen für den Typ der zu erstellenden Projektmappe ein, wählen Sie unter Übergeordneten Inhaltstyp auswählen aus den Eintrag Inhaltstypen der Dokumentenmappe aus und anschließend unter Übergeordneter Inhaltstyp den Eintrag Dokumentenmappe.
  • Klicken Sie auf OK.

Damit haben Sie einen neuen Inhaltstyp für eine Dokumentenmappe erstellt, den Sie nachfolgend um eigene Spalten/Attribute ergänzen können. Auf der jetzt angezeigten Seite können Sie, ähnlich wie für benutzerdefinierte Listen und Dokumentbibliotheken, Einstellungen vornehmen und Spalten hinzufügen. In diesem Beispiel ergänzen wir die Projektmappe um ein Auswahlfeld Projektstatus.

  • Klicken Sie auf Aus neuer Websitespalte hinzufügen, um eine neue Spalte vom Typ Auswahl (Menü) hinzuzufügen
  • Geben Sie unter Zusätzliche Spalteneinstellungendie Auswahloptionen ein, zum Beispiel:
    • Angelegt
    • In Bearbeitung
    • Abgeschlossen
  • Ähnlich können Sie eine neue Spalte für Projektleiter mit dem Typ Person hinzufügen.
  • Damit Sie nun diesen neuen Typ Projektmappe verwenden können,  gehen Sie vor wie oben beschrieben, um eine Dokumentenmappe anzulegen, wählen aber jetzt als Inhaltstyp die neue Projektmappe aus.
  • Wenn Sie anschließend für die Dokumentbibliothek auf Neues Dokument klicken, können Sie eine neue Dokumentmappe vom Typ Projektmappe anlegen und die neuen Spalten ausfüllen (oder auch nachträglich ändern).
  • Anschließend können Sie Dokumente in die erstellte Dokumentenmappe hochladen. Für alle Dokumente dieser Mappe werden die angegebenen Attribute gemeinsam verwaltet.

Nachdem wir als Online Services-Partner von Microsoft Zugang zur Beta von Office 365 erhalten haben, konnten wir einen ersten Blick auf die Möglichkeiten bieten. Die ersten Schritte waren erstaunlich einfach.

Anstelle der aus Microsoft SharePoint 2010 bekannten Zentraladministration erhalten Kunden eine zentrale Verwaltungsseite, mit der sich alle wesentlichen Einstellungsarbeiten schnell und übersichtlich erledigen lassen.

Zentrale Verwaltungsseite von Office365

Zentrale Verwaltungsseite von Office365

Von Hause aus mitgeliefert wird auch eine öffentlich erreichbare Startseite, die kleinere Unternehmen beispielsweise als Firmen-Homepage nutzen können oder die als zentrale Einstiegsseite für die Online-Funktionen benutzt werden kann.

Die Unternehmens-Startseite

Office365-Unternehmens-Startseite

Office365-Unternehmens-Startseite

Erste Schritte

Die einzelnen Online-Produkte Outlook, Lync (noch nicht in der deutschen Beta verfügbar) und SharePoint-Teamsites werden in wenigen Schritten per Assistent konfiguriert.

Office365-Konfiguration

Office365-Konfiguration

Die „Massenhinzufügung“ von Benutzern

Früher sagte man „Stapelverarbeitung“, heute macht Microsoft daraus die „Massenhinzufügung“. Statt Benutzer einzeln per Assistent hinzuzufügen, können Sie eine Tabelle oder CSV-Datei mit den Benutzerdaten importieren, hilfreich bei größeren Installationen.

Mehrere Benutzer gleichzeitig anlegen

Mehrere Benutzer gleichzeitig anlegen

Benutzer anlegen

Zum Anlegen einzelner Benutzer verwenden Sie einen einfachen und schnell ausgefüllten Assistenten, über den Sie auch Zusatzinformationen wie Abteilung oder Position im Unternehmen angeben können.

Office365 - Benutzer einzeln anlegen

Office365 – Benutzer einzeln anlegen

Benutzerrechte festlegen

Benutzerrechte festlegen

Hierbei wird unterschieden zwischen „einfachen“ Benutzern und Administratoren, und Sie wählen für jeden Benutzer einen Standort (= Land) sowie die für den Benutzer verfügbaren Lizenzen (Lync, SharePoint & Exchange/Outlook) aus. Wie auch bei anderen Webapplikationen üblich können die Benutzer oder auch der Administrator selbst anschließend per Email benachrichtigt werden.

Lizenzen zuweisen

Lizenzen zuweisen

Benachrichtigung per Email

Benachrichtigung per Email

Domänenverwaltung

Zunächst erhalten die Kunden eine voreingestellte Domäne zugeteilt, in unserem Fall unter http://locatech.onmicrosoft.com. Tatsächlich gehostet werden diese Seiten auf Servern von Microsoft in einem Rechenzentrum in Amsterdam und einem Backup-Rechenzentrum in Dublin (für deutsche/europäische Kunden).

Im Anschluss können Sie jede beliebige, Ihnen zugeordnete Domäne hinzufügen, unter der Ihre Microsoft-Onlinedienste erreichbar sein sollen. Auch dies passiert überraschend einfach mit einem gut konstruierten Assistenten

Domänenverwaltung

Domänenverwaltung

Domäne registrieren per Assistent

Domäne registrieren per Assistent

Lync und Office einrichten

Auch für das Einrichten von Lync für Instant Messaging oder Videomeetings und das Einrichten von Office-Anwendungen erfolgt per Assistent.

Lync und Office einrichten

Lync und Office einrichten

Das dann heruntergeladene Office365DesktopSetup sorgt dafür, dass der Zugriff aus dem lokalen Office-Paket und aus Outlook heraus unproblematisch erfolgen kann.

Office365DesktopSetup

Office365DesktopSetup

Anschließend melden Sie sich mit der zugeteilten ID an. In der Regel müssen einmalig noch Updates installiert werden (Outlook muss dazu geschlossen sein).

Desktopanwendungen konfigurieren und Updates installieren

Desktopanwendungen konfigurieren und Updates installieren

Nach Zustimmen zum Servicevertrag wird der Microsoft Office 365-Anmeldeassistent heruntergeladen und installiert.

Problem durch Updates

Nach der ersten Installation bei uns gab es zunächst eine Fehlermeldung, die nach einem erneuten Rechnerstart jedoch behoben war und mit einem noch nicht vollständig installierten Updatepaket zu tun hatte.

Update-Problem

Update-Problem

Nach dem Durchlaufen des Assistenten muss Outlook manuell konfiguriert werden, wie folgt:

Einrichten von E-Mails in Outlook 2010

Gilt für: Office 365 Beta for small businesses, Office 365 Beta for enterprises, Microsoft Friends and Family, Microsoft Exchange, Live@edu

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2010-09-22

Outlook 2010 kann automatisch eingerichtet werden, um nur mithilfe Ihrer E-Mail-Adresse und Ihres Kennworts auf Ihr Konto zugreifen zu können.

Wie richte ich Outlook 2010 ein?

  1. Öffnen Sie Outlook 2010. Wird der Start-Assistent von Microsoft Outlook 2010 automatisch angezeigt, klicken Sie auf der ersten Seite des Assistenten auf Weiter. Klicken Sie dann auf der Seite E-Mail-Kontendes Assistenten erneut auf Weiter, um ein E-Mail-Konto einzurichten.
    Sollte der Start-Assistent von Microsoft Outlook 2010 nicht angezeigt werden, klicken Sie auf der Outlook 2010-Symbolleiste auf die Registerkarte Datei. Klicken Sie dann direkt über der Schaltfläche Kontoeinstellungen auf Konto hinzufügen.
  2. Auf der Seite Konto automatisch einrichten werden die Einstellungen Ihr Name und E-Mail-Adresse ggf. automatisch von Outlook ausgefüllt. Als Grundlage hierfür dienen die Daten, mit denen Sie sich am Computer angemeldet haben. Sind die ausgefüllten Einstellungen korrekt, klicken Sie auf Weiter, um die Kontoeinrichtung von Outlook abzuschließen.
    Wurden die Einstellungen auf der Seite Konto automatisch einrichten nicht ausgefüllt, oder sind die Einstellungen nicht korrekt, haben Sie folgende Möglichkeiten:
  • Wurden die Einstellungen auf der Seite Konto automatisch einrichten nicht automatisch ausgefüllt, geben Sie die korrekten Einstellungen ein. Verwenden Sie dabei die Informationen, die Sie von der Person erhalten haben, von der das E-Mail-Konto verwaltet wird.
  • Ist der Name im Feld Ihr Name nicht korrekt, müssen unter Umständen die Optionen auf der Seite Konto automatisch einrichten zurückgesetzt werden, um den Namen bearbeiten zu können. Klicken Sie zum Zurücksetzen der Optionen auf die Optionsschaltfläche neben Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren, und klicken Sie anschließend auf die Optionsschaltfläche neben E-Mail-Konto.
  1. Klicken Sie auf der Seite Konto automatisch einrichten des Assistenten auf Weiter. Daraufhin wird von Outlook online nach Ihren E-Mail-Servereinstellungen gesucht. Während der Suche werden Sie aufgefordert, Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort einzugeben. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre vollständige E-Mail-Adresse als Benutzernamen eingeben (z. B. “tony@contoso.com”).
    Wenn das Konto von Outlook eingerichtet werden kann, wird der folgende Text angezeigt: “Das E-Mail-Konto wurde erfolgreich konfiguriert.” Klicken Sie auf Fertig stellen.
    Konnte das Konto von Outlook nicht eingerichtet werden, finden Sie weitere Informationen weiter unten in diesem Thema unter “Was muss ich sonst wissen?”.

Was muss ich sonst noch wissen?

  • Möglicherweise muss das E-Mail-Konto zunächst registriert werden, um eine Verbindung mit Outlook herstellen zu können. Beim ersten Anmelden bei Ihrem E-Mail-Konto mit Outlook-Webanwendung müssen Sie das Konto möglicherweise registrieren. Melden Sie sich beim Konto an, und melden Sie sich wieder ab. Versuchen Sie dann, mit Outlook eine Verbindung herzustellen. Weitere Informationen zur Vorgehensweise beim Anmelden bei Ihrem Konto mit Outlook-Webanwendung finden Sie unter Herstellen einer Verbindung mit Ihrem Konto über einen Webbrowser. Falls bei der Anmeldung Probleme auftreten, können Sie die Informationen unter FAQs: Anmeldungs- und Kennwortprobleme lesen oder sich an die Person wenden, die Ihr E-Mail-Konto verwaltet.
  • Wenn von der automatischen Kontoeinrichtung keine Verbindung mit Ihrem Konto hergestellt werden kann, muss mindestens eine der folgenden Aktionen ausgeführt werden:

Warten Sie einige Minuten, und versuchen Sie es dann erneut.

Wenn Sie sofort eine Verbindung mit dem E-Mail-Konto herstellen müssen, verwenden Sie einen Webbrowser oder ein E-Mail-Programm mit POP- oder IMAP-Unterstützung, um mithilfe von Outlook-Webanwendung eine Verbindung mit dem Konto herzustellen. Informationen zum Herstellen einer Verbindung mithilfe eines Webbrowsers finden Sie unter Herstellen einer Verbindung mit Ihrem Konto über einen Webbrowser. Informationen zum Herstellen einer Verbindung mithilfe eines POP- oder IMAP-fähigen E-Mail-Programms finden Sie unter Zugreifen auf das Konto mit anderen IMAP- oder POP-E-Mail-Programmen.

Wenn Sie den Namen der Person kennen, die das Postfach verwaltet (wird manchmal als E-Mail-Administrator bezeichnet), informieren Sie sie über die Fehlermeldung, die Sie beim Versuch erhalten, eine Verbindung mit Outlook herzustellen.

Wo finde ich weitere Informationen?

Fazit

Soweit  die ersten Schritte. Im Anschluss stehen Ihnen die Email-Funktionen und verschiedene Vorlagen für SharePoint-Teamseiten zur Verfügung. Im Vergleich zu einer tatsächlichen Serverinstallation geht alles rasend schnell – in unserem Fall (mit Neustart) weniger als eine Stunde.

Die Ihnen anschließend zur Verfügung stehenden Funktionen und auch die Einschränkungen gegenüber den Server-Versionen von Microsoft Exchange und Microsoft SharePoint behandeln wir in einem weiteren Artikel. Auf jeden Fall aber eignen sich die Funktionen für einen großen Teil der Anforderungsszenarien, die wir bei SharePoint-Projekten vorfinden.

Für ein Probe-Abo von Office365 können Sie sich ganz einfach selbst über diesen Link registrieren. Weitere Informationen zu Office365 finden Sie hier.

Dieser Artikel bietet eine Übersicht über das Erstellen und Bearbeiten von Dokumentmappen in SharePoint 2010. Mit Hilfe von Dokumentmappen (die in SharePoint Dokumentenmappen heißen) lässt sich  mit vergleichsweise wenig Aufwand ein kleines Dokumentmanagementsystem in Microsoft SharePoint realisieren.

SharePoint 2010 bietet mit den Dokumentenmappen (Document Sets) eine elektronische Form des Aktenordners, die Dokumente ähnlich verwalten wie Ordner im Regal. Mit Dokumentmappen können Benutzer gemeinsam an Dokumenten arbeiten, die einen konkreten Bezug zueinander haben, zum Beispiel alle Dokumente zu einem bestimmten Vertrag. Dokumentmappen werden als eine Einheit behandelt, so dass z.B. Genehmigungs­workflows für die gesamte Mappe eingerichtet oder ältere Versionen einer Dokumentmappe abgerufen werden können, und auf einer Übersichtsseite werden die Inhalte einer Dokumentmappe als digitaler Ordnerrücken angezeigt.

Für eine Projektverwaltung könnten z.B. die Projekt­dokumentation, die zugehörige Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten oder auch Projektergebnisse wie Workshop-Berichte oder Zusammenfassungen in einer Akte oder Dokumentmappe „Projekt“ zusammengefasst werden. Über die Übersichtsseite sind so leicht alle Projektvorgänge nachvollziehbar. Weitere Attribute, die den Dokumenten sonst über einzelne Zusatzspalten hinzugefügt werden mussten, können einer Dokumentmappe als Ganzes hinzugefügt werden. Dies kann ein Feld „Dokumentart“ sein, in dem hinterlegt wird, ob es sich um einen Ergebnisbericht, Korrespondenz oder auch eine Projektabrechnung handelt. Dieses Feld wird zur Dokumentmappe hinzugefügt und steht dann allen Dokumenten der Mappe zur Verfügung.

Funktionsmerkmale von Dokumentmappen

Für Dokumentenmappen stehen verschiedene Funktionsmerkmale zur Verfügung:

  • Vergabe einheitlicher Benutzerrechte für alle Dokumente in der Mappe
  • Einheitliche Verwaltung von Zusatzinformationen/Attributen (Metadaten) einer Dokumentmappe
  • Einheitliche Versionierung der Dokumentmappe als Ganzes
  • Workflows können für eine komplette Dokumentmappe eingerichtet werden

Einrichten einer Dokumentmappe

Zuerst muss das Websitesammlungsfeature Dokumentenmappe aktiviert werden. Öffnen Sie dazu unter Websiteaktionen die Websiteeinstellungen, wählen Sie unter Websitesammlungsverwaltung die Websitesammlungsfeatures aus, und aktivieren Sie  Dokumentenmappen.

Anschließend können Sie für jede beliebige Dokumentbibliothek Dokumentenmappen aktivieren wie folgt:

  • Öffnen Sie die Bibliothekseinstellungen
  • Klicken Sie unter Allgemeine Einstellungen auf Erweiterte Einstellungen, und wählen Sie für den Punkt Inhaltstypen unter Verwaltung von Inhaltstypen zulassen den Eintrag Ja. Klicken Sie auf OK.
  • Wieder auf der Seite der Dokumentbibliothekseinstellungen klicken Sie unter Inhaltstypen auf Aus vorhandenen Websiteinhaltstypen hinzufügen.
  • Wählen Sie unter Websiteinhaltstypen auswählen aus den Eintrag Inhaltstypen der Dokumentenmappe aus und fügen Sie dann den Eintrag Dokumentenmappe hinzu.

Anschließend ist der Inhaltstyp Dokumentenmappe für die Dokumentbibliothek verfügbar.

Jetzt können Sie über die Funktionen der Dokumentbibliothek über Neues Dokument eine Dokumentenmappe erstellen.

Anpassen/Erweitern der Metainformationen für eine Dokumentenmappe

Hierzu erstellen Sie zunächst einen erweiterten Inhaltstyp, der auf dem Inhaltstyp der Dokumentenmappe basiert, wie folgt:

  • Öffnen Sie die Websiteeinstellungen, und klicken Sie unter Galerien auf Websiteinhaltstypen.
  • Klicken Sie auf Erstellen, geben Sie einen Namen für den Typ der zu erstellenden Projektmappe ein, wählen Sie unter Übergeordneten Inhaltstyp auswählen aus den Eintrag Inhaltstypen der Dokumentenmappe aus und anschließend unter Übergeordneter Inhaltstyp den Eintrag Dokumentenmappe.

  • Klicken Sie auf OK.

Damit haben Sie einen neuen Inhaltstyp für eine Dokumentenmappe erstellt, den Sie nachfolgend um eigene Spalten/Attribute ergänzen können. Auf der jetzt angezeigten Seite können Sie, ähnlich wie für benutzerdefinierte Listen und Dokumentbibliotheken, Einstellungen vornehmen und Spalten hinzufügen. In diesem Beispiel ergänzen wir die Projektmappe um ein Auswahlfeld Projektstatus.

  • Klicken Sie auf Aus neuer Websitespalte hinzufügen, um eine neue Spalte vom Typ Auswahl (Menü) hinzuzufügen
  • Geben Sie unter Zusätzliche Spalteneinstellungen die Auswahloptionen ein, zum Beispiel:
    • Angelegt
    • In Bearbeitung
    • Abgeschlossen
  • Ähnlich können Sie eine neue Spalte für Projektleiter mit dem Typ Person hinzufügen.
  • Damit Sie nun diesen neuen Typ Projektmappe verwenden können,  gehen Sie vor wie oben beschrieben, um eine Dokumentenmappe anzulegen, wählen aber jetzt als Inhaltstyp die neue Projektmappe aus.

  • Wenn Sie anschließend für die Dokumentbibliothek auf Neues Dokument klicken, können Sie eine neue Dokumentmappe vom Typ Projektmappe anlegen und die neuen Spalten ausfüllen (oder auch nachträglich ändern).
  • Anschließend können Sie Dokumente in die erstellte Dokumentenmappe hochladen. Für alle Dokumente dieser Mappe werden die angegebenen Attribute gemeinsam verwaltet.

Bei größeren Rollouts von SharePoint sollten zunächst rein aus organisatorischer Sicht die Anforderungen mit den nutzenden Abteilungen erfasst und strukturiert werden. Hierfür eigenen sich (ggf. extern moderierte) Interviews oder interne Workshops Erst damit sollte ein Rollout für den Echtbetrieb geplant werden. Einen guten Einstieg, wenn auch etwas überfrachtet, bietet Governance in SharePoint Server 2010 bzw. der SharePoint Collaboration Governance Plan.

Außerdem sollten eher aus technischer Sicht die unter “Gesamtplanung und Architektur” und “Planung der Websitestruktur” genannten Ressourcen berücksichtigt werden, ggf. unter Begleitung eines IT-Beraters.

Parallel dazu ist es sinnvoll, das im Haus vorhandene Knowhow durch Umsetzung einer Testumgebung auszubauen und ggf. externes Knowhow hinzuzuziehen, auch um das interne SharePoint-Knowhow gezielt und zügig aufzubauen.

Hilfreiche Ressourcen/Links für den Einstieg in die Planung

Die folgenden Links bieten einen Einstieg in die oft etwas unübersichtlichen Informationsquellen zu Microsoft SharePoint, ersetzen aber auf keinen Fall die Zusammenarbeit mit einem kompetenten SharePoint-Beratungspartner. Gerade beim Umsetzen von internationalen/mehrsprachigen Sites gibt es eine ganze Reihe von Fallstricken zu beachten. weiter lesen

Die SharePoint-Foundation ist recht leistungsfähig, wie bereits in einigen unserer Artikel dargestellt. Es gibt jedoch auch einige Fallstricke, und der von Microsoft selbst zur Verfügung gestellte Vergleich der unterschiedlichen SharePoint-Versionen ist nicht immer aufschlussreich.

Welche Web-Parts von welcher SharePoint-Version (SharePoint-Foundation, SharePoint Server 2010 Standard, SharePoint Server 2010 Enterprise) zur Verfügung gestellt werden, beschreibt ausführlich der Artikel von Ari Bakker unter http://www.sharepointconfig.com/2010/06/sharepoint-2010-web-parts-by-license-type/

Wie leicht zu erkennen ist, sind die meisten interessanten Webparts den lizenzierungspflichtigen Versionen von SharePoint vorbehalten. In aller Regel gibt es auch für die SharePoint Foundation einen Workaround oder alternative Webparts, die käuflich erworben oder kostenlos aus dem Internet heruntergeladen werden können, es verbleibt aber in jeden Fall eine Zusatzaufwand. Häufig wird dieser jedoch kompensiert durch die eingesparten Lizenzkosten.


Haben Sie bereits gebloggt? Was wissen Sie über Twitter? Schlagen Sie Informationen in Wikipedia nach, haben aber noch keinen Eintrag bearbeitet? Die Schlagwörter Blog, Twitter, Wiki, Web 2.0 stehen fast täglich in der Presse. Inzwischen ist sogar die Rede von Unternehmen 2.0, einer neuen Art der Informationsverarbeitung von Wissensarbeitern im Unternehmen, mit mehr Interaktion, schnellerer Kommunikation, besserem Wissensmanagement und natürlich einem deutlichen Produktivitätsschub durch den Einsatz moderner Internet-Technologien. Was ist dran an den Versprechungen, und welche Maßnahmen lassen sich in mittelständischen Unternehmen einfach umsetzen?

Zunächst eine Definition von Web 2.0, die weniger die Schlagwörter in den Vordergrund stellt als viel mehr die Veränderungen in der Art, wie Menschen miteinander kommunizieren und umgehen.

Web 2.0 als Oberbegriff bezeichnet alle Möglichkeiten, über das Internet und miteinander verbundenen Computern, Handys, Konsolen etc., interaktiv zu kommunizieren und Informationen oder Wissen auszutauschen.

Das an sich klingt noch nicht allzu spektakulär, können wir doch schon seit vielen Jahren E-Mails in Sekundenschnelle um den Globus schicken. Was sich jedoch ändert, ist die Präsenz und Vielfältigkeit von Informationen, weiter lesen

Alle Welt redet über Cloud-Computing, mittelständische Unternehmen sind aber, was das Auslagern ihrer IT in die Wolke angeht, eher zurückhaltend. Und es gibt eine Alternative zum Herausgeben aller Unternehmensdaten, das Aufsetzen einer eigenen “Cloud” im Unternehmen mit eigener (oder geleaster) Hardware. Zwar kommt man nicht in den Genuss einer ausgelagerten Hochverfügbarkeitslösung mit Backup und Archivierung, bleibt aber unabhängig und hat die Daten und Dokumente im eigenen Haus. Mit Microsoft SharePoint Server 2010 oder der kostenlosen Variante Microsoft SharePoint Foundation 2010 setzen Sie einen internen Server als Unternehmensportal auf, der nicht nur als Ersatz für den klassischen Fileserver taugt, sondern auch das Dokumentenmanagement, Freigabeprozesse, Kommunikation und Zusammenarbeit im Team auf vielfältigste Art und Weise unterstützt.

 
Was ist eigentlich Cloud-Computing?

Das Video von Salesforce.com zeigt sehr schön grundsätzlich, worum es geht. Natürlich geht es Salesforce.com darum, IT-Aktivitäten auf die eigene Plattform auszulagern. Das ist aber mit Risiken verbunden, insbesondere auch dem Abhängigkeitsrisiko. Wollen Sie später einmal zu einem anderen Cloud-Anbieter wechseln oder die Daten auf eigene Systeme zurückholen, kann es schon schwierig werden. Eine Alternative stellt das Cloud-Computing im eigenen Unternehmen dar, insbesondere wenn zunächst Dokumentenmanagement und Informationsprozesse zentralisiert werden sollen.

Mit einer Microsoft Windows Server-Umgebung und SharePoint Server oder SharePoint Foundation (bisher SharePoint Services) sind Sie in der Lage, viele Informationsprozesse des Unternehmens auf einer Plattform im eigenen Haus zu zentralisieren. Sie nutzen quasi Ihr Windows/SharePoint als unternehmensinterne Cloud. Die Vorteile verdeutlicht folgendes Beispiel einer zunächst traditionellen Vorgangsbearbeitung:

  • Sachbearbeiter Herr Meier aus der Qualitätsabteilung erstellt eine erste Version einer Verfahrensdokumentation, beginnt auf der ersten Seite mit einem Eintrag zur Versionshistorie und ergänzt den Status “Entwurf”
  • Er versendet das Dokument per Email an sein Team mit der Bitte um Feedback
  • Verschiedene Teammitglieder reagieren und beantworten die Email mit Kommentaren und/oder einer geänderten Dokumentdatei als Anlage
  • Meier arbeitet die Änderungen ein und sendet das Dokument mit der Bitte um Freigabe an seine Vorgesetzte Frau Müller
  • Frau Müller genehmigt das Dokument
  • Herr Meier legt das Dokument an einem zentralen Ort im Netzwerk ab und informiert die Mitarbeiter entsprechend mit dem Hinweis, dass dieses Dokument nun das Gültige sei.

Dokumentablage in der SharePoint-Unternehmenswolke

Bei dieser Vorgangsbearbeitung verbleiben wichtige Informationen im lokalen Postfach der jeweiligen Benutzer, und ein Verwalten der jeweils aktuellen Version ist aufwändig. Mit Microsoft SharePoint erfolgt die Ablage der Dokumente aus Sicht des Benutzers so einfach wie bisher auf dem Dateiserver, die Dokumente befinden sich aber in der Unternehmenswolke.



Abbildung 1: Dokumente speichern in der “Unternehmenswolke”

Die Teammitglieder erstellen ihre Dokumente wie gewohnt in Word oder Excel, speichern diese aber unmittelbar in einer SharePoint-Dokumentbibliothek. Dieser Bibliothek kann auch ein eigener Laufwerksbuchstabe zugeordnet werden, so dass mit dem Fileserver vertraute Mitarbeiter weiterhin arbeiten können wie bisher. SharePoint bietet aber eine Reihe von Vorteilen gegenüber der Ablage von Dokumenten im Dateisystem. Zusatzinformationen zu den Dokumenten und die vollständige Versionshistorie werden zentral gespeichert, d.h. Sie können jederzeit feststellen, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat, und ältere Versionen der Dokumente wieder herstellen.

Check it out!

SharePoint unterstützt auch die vollkommene Automatisierung des Erstellungs-, Feedback- und Genehmigungsprozesses, das manuelle Verwalten von Versionen und Versenden von Dateianlagen entfällt. Benutzer, die Dokumente bearbeiten wollen, checken diese zuvor aus. Dieser Status wird vermerkt und andere Benutzer können ein Dokument nicht bearbeiten, solange es ausgecheckt ist. Nach der Bearbeitung checkt der Benutzer ein Dokument wieder ein, ggf. unter Hinzufügung eines Kommentars. Und sofern zu dem Dokument Feedback erwünscht ist oder ein Vorgesetzter ein Dokument genehmigen muss, kann in SharePoint ein entsprechender Workflow aktiviert werden. Während des gesamten Vorgangs arbeiten die Benutzer zwar mit ihrer lokalen Office-Installation, das bearbeitete Dokument und sämtliche zusätzlich ausgetauschten Information wie Kommentare und Genehmigungsstatus werden aber zentral auf dem SharePoint Server abgelegt und sind so ggf. später auswertbar. Und durch das Verfahren des Ein- und Auscheckens wird sichergestellt, dass jederzeit für alle Bearbeiter die aktuellste Version zentral zur Verfügung steht und dass immer nur eine Person ein Dokument bearbeiten kann.


Abbildung 2: Dokumentenmanagement mit SharePoint

Auch die Integration mit Microsoft Outlook funktioniert problemlos. Ob Kontakte, Kalendereinträge oder Aufgaben für ein Team von Mitarbeitern verwaltet werden müssen: alle diese Aktivitäten können zum einen zentral über den SharePoint Server erfolgen, zum anderen mit Hilfe der eigenen Outlook-Installation. Lokal in einen Gruppenkalender eingetragene Termine werden automatisch mit dem SharePoint Server und allen anderen Outlook-Benutzern synchronisiert, das Gleiche gilt für zentral verwaltete Kontakte oder Teamaufgaben.

Und selbst wenn überhaupt kein Microsoft Word oder Excel installiert ist, funktioniert die Bearbeitung. Mit Hilfe der Office Web Apps kann ein Benutzer, der selbst kein Microsoft Office installiert hat, auf dem SharePoint Server abgelegte Office-Dokumente direkt im Browser bearbeiten. In diesem Fall geht die Möglichkeit zur Zusammenarbeit sogar so weit, dass mehrere Benutzer gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können!


Mitarbeitern auf Reisen, die nicht immer online sind, ermöglicht SharePoint Workspace, Arbeitspakete (Dokumente, aber auch ganze Seiten des SharePoint-Portals) auf den Laptop zu laden und offline zu bearbeiten. Die Synchronisierung erfolgt anschließend automatisch, sobald wieder eine Verbindung zum SharePoint-Server besteht.

Fazit

Für Unternehmen, die sich mit Cloud-Computing beschäftigen und einen Einstieg suchen, ohne sich direkt in die Abhängigkeit eines Cloud-Anbieters zu begeben, bietet SharePoint einen interessanten Ansatz. Das Aufsetzen eines SharePoint-Systems ist zwar auch mit Aufwand verbunden, dieser hält sich jedoch in Grenzen und rechnet sich durch die fast unmittelbaren Vorteile beim Einsatz. Mit SharePoint 2010 steht überdies eine aktuelle Version zur Verfügung, die aus dem Stand die Funktionalität eines Dokumentenmanagementsystems bietet und – ggf. in der lizenzkostenfreien Variante SharePoint Foundation – einen sehr kostengünstigen Einstieg in das Cloud Computing ermöglicht.

Microsoft SharePoint 2010 positioniert sich als “The Business Collaboration Platform for the Enterprise & the Web” auf dem Markt für Unternehmenslösungen. Steve Ballmer geht sogar noch weiter und positioniert SharePoint als “die Zentrale für das Cloud-Computing” (“SharePoint is in the center of the cloud.“). In diesem Beitrag versuchen wir einen ersten Überblick darüber zu geben, welche Informationen insbesondere für IT-Leiter interessant sind, die sich bereits mit SharePoint beschäftigen und wissen möchten, was Sie in der neuen Version erwartet und wie Sie SharePoint 2010 in Ihrem Unternehmen strategisch positionieren sollten.  

Überblick – Was ist neu

Das Wichtigste für Anwender von SharePoint 2007: Bei der Migration nach SharePoint 2010 werden bestehende Websites und Seiten komplett mit ihrem Design migriert und an die SharePoint 2010-Benutzeroberfläche angepasst.

Bedienung und Administration – Die Office-Multifunktionsleiste

  • Der aus Office 2010 bekannte Ribbon (die Multifunktionsleiste) hält durchgängig Einzug in SharePoint 2010. Auch wenn dieses Bedienungselement etwas gewöhnungsbedürftig ist: wer bereits mit dem Ribbon aus Office 2007 vertraut ist, wird die Bedienung von SharePoint 2010 deutlich intuitiver finden (sowohl auf der Client-Seite als auch in der Zentraladministration). Viele Einstellungen waren in der bisherigen Zentraladministration nur schwer zu finden, der Einstieg in die Administration mit SharePoint 2010 wird deutlich einfacher. U.a. ist es nicht mehr nötig, per Rechtsklick die Aktionen/Optionen für Dokumente anzuzeigen, selbige sind immer ad hoc über die Multifunktionsleiste erreichbar.

     

Social Computing oder Web 2.0 für Unternehmen

Steve Ballmer sagt: “Es gibt kein Unternehmen auf der Welt, das nicht Social Computing-Aspekte umsetzen möchte. Die Unternehmen wissen aber nicht, wie. Wenn wir Geschäftsführern und IT-Leitern aufzeigen können, wie Mitarbeiter nach Ihren Vorstellungen untereinander kommunizieren können und dabei Privatsphäre und Sicherheitsaspekte berücksichtigen, dann werden die Mitarbeiter Social Computing auch im Unternehmen nutzen.”

Damit hat er sicher recht. Die Umsetzung bereits bekannter Web 2.0-Technologien wie WIKIs oder Blogs in SharePoint war jedoch immer wieder Gegenstand von Kritik, sind spezialisiertere Plattformen wie z.B. WordPress hier doch schon viel weiter. Mit SharePoint 2010 werden aber eine Reihe von Verbesserungen eingeführt:

  • Verbesserungen bei Blogs, WIKIs und Kalendern
  • Gleichzeitiges Arbeiten an Artikeln durch mehrere Personen
  • Stichwörter (Tags) für Inhalte
  • Stichwort-Wolken (Tag Clouds)
  • Bewertungen
  • Bookmarks/Favoriten
  • “Smart Profiles” und Feeds für die persönliche Webseite
  • Browser für die Suche nach Kollegen und Experten
  • Veröffentlichen der eigenen Seite mit “Share This Site”

Somit steht – zumindestens aus technischer Sicht – einer Einführung von Web 2.0 in Ihrem Unternehmen nichts mehr im Wege. Zur ganzheitlichen Betrachtung auch der organisatorischen Aspekte finden sie hier weitere Informationen (auch als PDF-Download)

Darstellung und Bearbeitung von Inhalten

  • Durch das neue “In Context Editing” können Inhalte jetzt endlich direkt an Ort und Stelle im Browser bearbeitet werden. Der Wechsel zwischen Bearbeitungsmodus und Anzeigemodus entfällt. So ganz WYSIWYG ist es noch nicht, aber es wird.
  • SharePoint Workspace bietet einen “Rich Client” mit Drag & Drop-Möglichkeiten aus Office hereaus und Synchronisierungseigenschaften, um z.B. Inhalte offline zu bearbeiten und anschließend zu synchronisieren.
  • Endlich wird auch FireFox angemessen unterstützt. Bisher war SharePoint für den Internet Explorer optimiert.
  • Endlich! Bilder müssen nicht mehr in einer SharePoint-Bibliothek abgelegt werden, sondern können direkt vom PC hochgeladen werden
  • Neue Web Parts können jetzt visuell erstellt werden (keine/weniger Individualprogrammierung erforderlich)
  • Durch die Ajax-Integration erscheinen die SharePoint-Seiten viel eleganter in der Bedienung, bei nachgeladenen Inhalten wird nicht die ganze Seite neu aufgebaut – schick!
  • Silverlight-Integration (für moderns & ansprechendes Layout)
  • Entwicklung für Vista- und Windows 7-Design
  • Digital Asset Management wird eingeführt

Workflows

Der Workflow-Designer (zuvor erst kostenpflichtig und dann kostenlos installierbar) ist nun integraler Teil von SharePoint 2010. IT-Abteilungen können jetzt noch einfacher und vollkommen ohne Programmierung Workflows erstellen und anpassen als zuvor. Auch wenn der Workflow-Designer nicht die intuitive Bedienbarkeit der Nintexx-Workflows bietet, eignet er sich doch sehr gut für die meisten Workflow-Aufgaben. Außerdem können einmal erstellte Workflows jetzt wiederverwendet werden. Interessant: Mit den Visio Services ist es jetzt möglich, Visio zur Visualisierung von Prozessen direkt aus SharePoint heraus zu nutzen. Und es geht noch weiter: Mit Visio erstellte Workflows können exportiert und in SharePoint importiert werden. Mehr dazu im Beitrag von Fabian Moritz.

Business Intelligence

Mit Hilfe von Listen und Verknüpfungen konnte man schon in SharePoint 2007 einfache Datenmodelle abbilden, um zum Beispiel in einer Angebotsliste Kontakte aus einer zentralen Kontaktliste anzuzeigen. Sobald aber komplexere Datenbeziehungen umgesetzt werden sollten, musste ein separates Datenbankschema eingerichtet und z.B. über Geschäftsdatenkataloge in SharePoint abgebildet werden. SharePoint 2010 unterstützt jetzt:

  • Die Auswahl und Anzeige mehrerer Spalten aus einer verknüpften Ziel-Liste. So könnte zum Beispiel neben dem Kontakt gleichzeitig die Telefonnummer in einem Angebotseintrag angezeigt werden. Das war in SharePoint 2007 nur mühselig zu realisieren
  • Die aus der Datenbankentwicklung bekannten Konzepte des “Restrict Delete” und “Cascade Delete” (um nachgeordnete Datensätze aus einer verknüpften Liste beim Löschen eines Hauptlistendatensatzes gleich mit zu löschen)
  • Die direkte Ausgabe des ID-Felds
  • Neue Möglichkeiten der Excel Services (Slicer zur Filterung von Pivottabellen, neue Charts, Scorecards
  • Access-Datenbanken veröffentlichen über SharePoint (Access-Services)
  • Business Connectivity Services

Taxonomien und Metadaten

In SharePoint 2010 werden Ansätze des semantischen Webs umgesetzt. Auch wenn im praktischen Unternehmenseinsatz hierfür vorerst noch keine Verwendung besteht, zeigt es doch, wo die Reise hingeht. SharePoint entwickelt sich zu einer Art “Betriebssystem für das Internet/Web/Intranet”. Wer mit der Einführung von Web 2.0-Technologien im eigenen Unternehmen liebäugelt, hat mit SharePoint eine dafür hervorragend geeignete und zukunftssichere Plattform.

  • Feature: Taxonomy (ermöglicht die Darstellung einer Art Wissens-Karte zu einem bestimmten Thema mit bestimmten Begriffen und Beziehungen untereinander). Weitere Informationen hierzu unter http://www.twason.com/glossary.html
  • Neuer Spaltentyp: Managed Metadata
  • Term Sets, Term Set Manager

Verbesserungen bei der Suche

SharePoint 2010 bietet eine Reihe von Verbesserungen

  • FAST-Suchtechnologie
  • Verbesserte Suchalgorithmen
  • Phonetische Suche
  • Mehrsprachige Suche

Neue interessante Vorlagen

  • Visio Process Repository: Prozesse und Workflows aus Visio heraus in SharePoint abbilden
  • Bugs / Bug tracker: Geeignet für das Management des internen IT-Supports
  • Projects: Eine einfache Projektverwaltung
  • Kostenanalysen
  • Bewerbungs- und Einstellungsverfahren
  • Bürgerverwaltung und Bürgerportale
  • Vertriebsauswertungen
  • Konferenzplanung  

Fazit

Eine runde Sache! Microsoft hat sich viel von spezialisierten Anbietern abgeguckt und erfolgreich in die neue Plattform integriert. Die Lernkurve für SharePoint-Einsteiger sowohl auf Anwender- als auch auf Administrator-Ebene ist deutlich einfacher zu meistern. Und SharePoint zeigt deutlich die strategische Zukunftsausrichtung: Hin zum Web, zur “Wolke”, zum “Betriebssystem für das Internet” respektive “Betriebssystem 2.0 für das Gesamtunternehmen“. Wenn Sie einen ganzheitlichen Pfad suchen, um sämtliche Wissens- und Informationsprozesse im Unternehmen besser und zukunftssicher abzubilden, kommen Sie an SharePoint kaum vorbei.

Weitere Informationen

Unser Fokus liegt eher auf einer wirtschaftlichen und organisatorischen Betrachtung von SharePoint und anderen IT-Technologien. Eine eher technische Zusammenfassung von SharePoint 2010 finden Sie unter http://sharepoint.namics.com/2009/10/gesamteindruck.html, ansonsten ist die beste deutschsprachige Quelle für technische Informationen die SharePoint Community unter http://sharepointcommunity.de/