Locatech – Unternehmenslösungen für SharePoint & Office365

Unternehmenslösungen für Microsoft SharePoint und Office365

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Verträge haben in Unternehmen eine strategische Bedeutung. Gerade in größeren Organisationen werden Verträge häufig in verschiedenen Abteilungen oder gar unterschiedlichen Gesellschaften verwaltet. Oftmals ist nicht transparent ersichtlich, welche Verträge für welche Unternehmensbereiche gültig sind, ob Verträge mit gleichen Lieferanten zu unterschiedlichen Konditionen abgeschlossen wurden, welche geplanten oder tatsächlichen Kosten mit Verträgen verbunden sind oder wann welche Verträge nachverhandelt oder gekündigt werden können.

Vertragsmanagement

Vertragsmanagement – Kündigungsfristen im Blick behalten

In einer Reihe von Projekten konnten wir größere Vertragsmanagement-Systeme auf Basis von Microsoft SharePoint einführen und haben dabei Erfahrungen gesammelt, die weniger die technische Umsetzung als vielmehr das organisatorische Aufsetzen des Projekts, das Projektmanagement und die richtige, zum Projekterfolg führende Vorgehensweise betreffen. Dieser Artikel schildert einige dieser Erfahrungen und bietet auch eine kleine Checkliste für Organisationen, die sich mit der Einführung eines zentralen Vertragsmanagements beschäftigen.

Der Begriff “Vertrag” kann in größeren Organisationen sehr weit gefasst sein, mögliche Ausprägungen reichen von strategischen Rahmenverträgen über Letter of Intents bis hin zu normalen Miet-, Arbeits-, Wartungsverträgen. Aber auch Geheimhaltungsvereinbarungen (Non Disclosure Agreements) sind Verträge, die nicht nur abgelegt werden, sondern in einem Streitfall schnell gefunden und ausgewertet werden müssen. Selbst Beauftragungen von Lieferanten, Bestellungen oder Leistungsscheine sind Verträge oder Vertragsbestandteile.

Dies macht die Einführung eines umfassenden und transparenten Vertragsmanagements nicht einfacher, werden doch Aufträge und Bestellungen in aller Regel per ERP-System abgewickelt, während die unterschiedlichsten Verträge in verschiedenen Abteilungen mit unterschiedlichsten Werkzeugen verwaltet werden. Und zusätzliche wichtige Informationen wie Kundenstammdaten oder Beauftragungen können in einem SAP-System liegen, Mitarbeiter- und Organisationsinformationen in einem Active Directory, Vertragslisten in Excel-Dateien usw.

Darüber hinaus spielen Zugriffsberechtigungen bei Verträgen eine besondere Rolle. Für jede Vertragsart gibt es in der Regel einen definierten Benutzerkreis, der Verträge erstellen, bearbeiten oder einsehen darf. Auch können vertrauliche Verträge besonderen Geheimhaltungsregelungen unterliegen.

Schließlich sind bei der Einführung eines Vertragsmanagements datenschutzrechtliche Aspekte zu berücksichtigen, und auch der Betriebsrat muss mit einbezogen werden, werden doch bei vielen Verträgen personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet.

Auf die Organisation kommt es an

Ein zentrales Vertragsmanagement kann daher nicht “mal eben” eingeführt werden. Damit eine Einführung erfolgreich wird, sind folgende organisatorischen Voraussetzungen wesentlich:

  • Ein klares Mandat von der Unternehmensleitung, dass ein zentrales, umfassendes Vertragsmanagement eingeführt werden soll. Eine solche Einführung ist ein Change Management-Projekt, und ohne ein klares Bekenntnis der Unternehmensleitung kann eine Umsetzung nicht gelingen, da Arbeitsweisen in Abteilungen geändert werden und mit Widerständen und Verzögerungstendenzen gerechnet werden muss.
  • Ein mit diesem Mandat ausgestattetes Projektteam, das organisatorische und technische Kompetenzen vereint, mit einem durchsetzungsstarken Projektleiter.
  • Aufsetzen eines Lenkungskreises aus allen Stakeholdern. Dies sollte keine Diskussionsrunde mit Vertretern aller Abteilungen sein, sondern ein kleiner Kreis unternehmensweit entscheidungsbefugter Manager, die die Einführung unterstützen und vorantreiben.
  • Zentrale strategische Zielsetzung für das Gesamtunternehmen. Welche Vorteile entstehen durch ein zentrales Vertragsmanagement für die gesamte Organisation? Diese Ziele müssen für alle transparent und deutlich formuliert und regelmäßig kommuniziert werden, um den Aufwand für die Durchführung, Umsetzung und Umstellungen zu rechtfertigen. Typische, übergreifende Ziele sind zum Beispiel:
  • Erhöhen der Transparenz abgeschlossener Verträge und damit Schaffen von Verhandlungsspielräumen (z.B. mit Lieferanten)
  • Fristencontrolling: Automatische Erinnerungen an Kündigungsfristen und –stichtage
  • Einsparungen beim Erfassen, Genehmigen, Suchen von Verträgen
  • Übergreifendes Reporting
  • Vermeidung von Vertragsrisiken

Interessen und Interessierte – die “Stakeholder”

Bei einem strategischen Projekt wie der Einführung eines Vertragsmanagements sollten sich die Projektverantwortlichen immer im Klaren darüber sein, welche Stakeholder an dem Projekt interessiert sind und auch welche Interessen sie verfolgen. In größeren Organisationen sind die Stakeholder meist

  • Die Geschäftsleitung bzw. das verantwortliche Management
  • Projektleitung
  • Vertreter aus einer oder mehreren Abteilungen, die für die erste Umsetzung als Pilotabteilungen zur Verfügung stehen
  • Zentrale IT/Systembetreuung

Auch sollten bereits in der Konzeptionsphase die möglichen Auswirkungen der Einführung in Hinblick auf

  • Datenschutz
  • Arbeitnehmerrecht/Betriebsrat

evaluiert werden. Da in der Regel personenbezogene Daten verarbeitet werden und die Transparenz der Arbeit erhöht wird, sind solche Einführungen mitbestimmungspflichtig und müssen von einem Datenschutzbeauftragten bewertet werden. Durch eine frühe Evaluierung verhindern Sie spätere Verzögerungen oder aufwändige Anpassungen im eigentlichen Projekt.

Wer will eigentlich was?

Nicht zu unterschätzen ist eine Beurteilung, welche Parteien welche Interessen verfolgen. Nicht immer ist der Wunschzustand – alle Stakeholder ziehen an einem Strang – gegeben. Wichtig ist eine gute interne Kommunikation, ein Teambuilding mit allen Stakeholdern und der Abbau von Hemmnissen. So sollte beispielsweise der IT-Abteilung klar werden, dass ein externer Dienstleister kein Konkurrent, sondern eine temporäre Teamergänzung ist. Und wenn Mitarbeiter Altsysteme betreuen, die abgelöst werden sollen, sollten diese im Vorfeld von den Vorteilen eines neuen Systems überzeugt sein und das Vorhaben mittragen.

Diese Überlegungen treffen natürlich für alle größeren IT-Projekte zu, sind aber bei der Einführung eines Vertragsmanagements von besonderer Bedeutung, da eben viele Abteilungen betroffen sind und da es sich um unternehmenskritische Dokumente handelt.

Checkliste und Stufenplan

Vor der Einführung einer Prozesslösung für das Vertragsmanagement müssen die Anforderungen an eine Lösung definiert werden. Für solche Zwecke dient eine kleine Checkliste erarbeitet, die Ihnen hilft, die notwendigen Vorbereitungen zu treffen. Damit reduzieren Sie wirksam den Gesamtaufwand für eine Einführung, entsteht doch ein großer Teil des Aufwands durch organisatorische Fragen und der häufig kleinere Teil durch die technische Umsetzung.

Die folgende Checkliste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, bietet aber einen Einstieg und sollte gemeinsam mit Ihrem Dienstleister beantwortet bzw. ergänzt werden.

1. Zielbestimmungen

Was sind die Kernziele für die Vertragsverwaltung? Wir würden Sie diese Ziele priorisieren? Beispiele wie oben dargestellt:

  • Erhöhen der Transparenz abgeschlossener Verträge und damit Schaffen von Verhandlungsspielräumen (z.B. mit Lieferanten)
  • Fristencontrolling: Automatische Erinnerungen an Kündigungsfristen und –stichtage
  • Einsparungen beim Erfassen, Genehmigen, Suchen von Verträgen
  • Übergreifendes Reporting
  • Vermeidung von Vertragsrisiken

2. Analyse Ausgangssituation

Die betroffenen Abteilungen sollten im Detail darüber befragt werden, wie sie bisher Ihre Verträge verwalten und welche Attribute / Angaben sie über die Verträge in Zukunft benötigen, um beispielsweise Dokumente wiederzufinden. Dabei sind die Anforderungen in jeder Abteilung in der Regel individuell und werden anschließend in Form unterschiedlicher Vertragsarten im Vertragsmanagement konfiguriert.

  • Welche Arten von Verträgen existieren bzw. sollen mit der Software verwaltet werden?
  • Wie viele Verträge existieren pro Vertragsart (Größenordnung)?
  • In welchem Zustand (Papier, Scan)?
  • Welche Zusatzinformationen (Begleitschreiben, Kommunikation) wurden bisher zusammen mit den Verträgen verwaltet bzw. sollen zukünftig verwaltet werden?
  • Wie wurden bisher Laufzeiten, Kündigungsfristen etc. verwaltet?
  • Wer sind die Vertragspartner? Gibt es entsprechende Kontaktlisten bereits in elektronischer Form?
  • Gibt es (pro Vertragsart) eine zurzeit durchgeführte Vertragsverwaltung, in der die wesentlichen Vertragsmerkmale wie z.B. Fristen, Konditionen, Gültigkeit etc. aktuell gehalten werden? In welcher Form erfolgt die Verwaltung (Excel, ERP-System…)
  • Für welche Abteilungen/Vertragsarten soll die Software in der ersten Umsetzung implementiert werden?

Bei den identifizierten Vertragsarten, welche Zusatzinformationen (Metainformationen) sollen pro Vertragsart verwaltet werden? Beispiele für mögliche Felder siehe unten.

3. Sammeln und Konsolidieren der Anforderungen

Fokussieren Sie sich bei der Konkretisierung auf ein oder zwei Pilotabteilungen. Auch wenn die Anforderungen/Wünsche aller Abteilungen einfließen sollten, ist die Beschränkung auf eine Pilotabteilung sehr sinnvoll, um eine lange – womöglich nicht endende – Anforderungsdiskussion abzukürzen. Eine Strukturierung der Anforderungen könnte wie folgt aussehen:

Vertragsablage

Welche Arten oder Klassen von Dokumenten sollen verwaltet werden? Beispiele sind Vertragsentwürfe, unterschriebene Originale, Preislisten, Schriftverkehr, Kündigungsschreiben, Kündigungsbestätigung, Unterlagen/Präsentationen des Vertragspartners etc.

Vertragsattribute

Die folgende Aufstellung ist beispielhaft und beinhaltet die häufigsten Attribute (aus unseren Projekterfahrungen)

  • Vertragstitel
  • Vertragsgeber
  • Vertragsnehmer/Vertragspartner
  • Vertragsstatus (Welchen Status kann ein Vertrag haben (ggf. differenziert nach Vertragsart)? Beispiel: Aktiv, Ruhend, Ausgelaufen, Gekündigt, Wiedervorlage, Inaktiv, Unterbrochen)
  • Vertragstyp (Mietvertrag, Leasingvertrag…)
  • zugeordnete Abteilung/Unternehmensbereich
  • Vertragsnummern (Nummernkreise der erstellenden Abteilungen, Nummer beim Vertragspartner)
  • Vertragsschlüssel/-kategorie
  • Vertragsverantwortliche Personen
  • Geltungsbereiche für Vertrag (zum Beispiel geografische Geltungsbereiche bei global operierenden Unternehmen)
  • Zugeordnete/Abhängige Verträge (Rahmenverträge, übergreifende Vertragsregelungen, separat verwaltete Anlagen, z.B. Leistungsscheine)
  • Vertragstermine (Abschlussdatum, Vertragslaufzeit, Kündigungsstichtage, Verlängerungsoptionen, Wiedervorlagen)
  • Unterzeichnende Personen/Unterschrifstdatum
  • Ort der Ablage des Original-Papiervertrags
  • Vertragssprache
  • Vertragskosten (Einmal/Periodisch/Variabel)
  • Vertragswährung
  • Zahlungsbedingungen

Je nach Konstellation können sehr viel mehr Vertragsattribute gewünscht/sinnvoll sein, und ggf. werden auch bestimmte Informationen in Drittsystemen wie z.B. einem ERP-System verwaltet. Wichtig ist hier eine Abwägung und Balance zwischen

  • dem Wunsch, später möglichst umfassend alle Arten von Auswertungen durchführen zu können
  • dem Aufwand bei der Erfassung von Verträgen

Grundsätzlich umfassend auswertbar sind nur Attribute, die als Pflichtfelder erfasst werden müssen. Eine häufig sinnvolle Vorgehensweise besteht darin, beim Anlegen eines Vertrags möglichst wenig Pflichtfelder vorzuschreiben, um eine schnelle Ersterfassung zu ermöglichen, und erst beim Eintreten eines bestimmten Vertragsstatus weitere Pflichtfelder vorzusehen, zum Beispiel wenn ein rechtsgültiger Vertrag abgelegt wird.

Dokumentenmanagement

  • Bearbeitung und automatische Versionierung möglich/erwünscht?
  • Genehmigungs-Workflow?
  • Import/Export von Dokumenten?

Compliance-Anforderungen

  • Historie/Versionierung aller Änderungen an Verträgen und Vertragsattributen?
  • Revisionssicherheit gegeben? Wie ist Revisionssicherheit in Ihrer Organisation definiert?

Berechtigungen und Zuständigkeiten

  • Welche Personen haben welche Rollen in Bezug auf den Vertrag (Verantwortliche Person, Sachbearbeiter, Vorgesetzte, juristische Ansprechpartner).
  • Für welche Personen ist ein Vertrag relevant/gültig?  Dürfen diese Personen die Verträge einsehen oder auch bearbeiten? Nur Einsicht in die Vertragsattribute (Auswertungen) oder auch in die Dokumente selbst

Reporting

  • Welche Arten von Auswertungen werden benötigt?
  • Einfaches Erstellen/Erweitern von Reports

Suche/Wiederauffinden von Verträgen

  • Volltextsuche
  • Suche nach Kategorien/Attributen bzw. Kombinationen
  • Einstiegs-Seiten
  • To-Do-Listen

Benachrichtigungen

Automatische Benachrichtigungen bei bestimmten Änderungen, z.B.

  • baldiges Ablaufen der Kündigungsfrist
  • Änderungen durch andere Personen

Mehrsprachigkeit

Gibt es eine zentrale Unternehmenssprache, oder muss das System mehrsprachig ausgelegt sein? Welche Sprachen müssen unterstützt werden?

Schnittstellen

Welche Drittsysteme stellen Daten zur Verfügung? Für welche Drittsysteme müssen Daten bereitgestellt werden. Beispiele:

  • Personenstammdaten können aus einem SAP-System oder aus einem Verzeichnisdienst (Active Directory) stammen
  • Vertragspartner-Stammdaten können aus einem ERP-System kommen
  • Vertragsinformationen müssen ggf. anderen Systemen bereitgestellt werden
  • Wenn andere Vertragsmanagementsysteme im Einsatz sind und nicht sofort abgelöst werden sollen, ist eine Synchronisierung von Vertragsinformationen zu gewährleisten
  • Vertragsakten müssen für Dritte (z.B. einem Anwaltsbüro) bereitgestellt/exportiert werden können

Datenmigration

Im Zuge der Ablösung von anderen Vertragsverwaltungssystemen muss eine Migration der Daten sorgfältig geplant werden. Dies ist in der Regel ein kleines Unterprojekt.

4. Einführungsfahrplan

Der Erstellung und Verabschiedung eines Einführungsfahrplans (gerne auch Roadmap genannt) kommt eine entscheidende Bedeutung zu. Dieser Plan sollte organisatorische und technologische Aspekte berücksichtigen

  • Anforderungskatalog
  • Interne Konzeption der Vorhabens
  • Ausschreibung/Evaluierung Produkthersteller/Dienstleister
  • Auswahlprozess und Budgetierung
  • Ggf. Pilotprojekt mit Anbieter(n)
  • Entwicklung Feinkonzept / Umsetzungsspezifikation gemeinsam mit Anbieter/Dienstleister

Erst im Anschluss sollte mit der klassischen Umsetzung begonnen werden. In diesen ersten Phasen ist das “Verkaufen” der Vorteile eines zentralen Vertragsmanagements nach innen mindestens ebenso wesentlich wie die Auswahl des “richtigen” Partners und Dienstleisters.

Sind diese Hürden genommen und sitzen Stakeholder, Projektteam und externer Partner wirklich in einem Boot mit einer gemeinsamen Zielsetzung, dann steht einer erfolgreichen Einführung nichts im Wege.

Zusammenfassung

Leider dauern viele Einführungsprojekte immer noch länger als geplant, werden teurer oder scheitern ganz. Letztlich gibt es kein Garantierezept für die erfolgreiche Einführung eines Vertragsmanagements, aber die Erfahrung zeigt, dass immer wieder die organisatorischen Hürden unterschätzt werden. Sind die organisatorischen Voraussetzungen gut und ist der Dienstleister kompetent und sowohl technisch als auf organisatorisch versiert, gelingen diese Projekte leicht. Sind die organisatorischen Voraussetzungen nicht gegeben, kann auch das beste Projektteam scheitern.

Setzen Sie bereits ein professionelles Ticketsystem ein, um Supportanfragen in Ihrem Unternehmen an den IT-Support zu unterstützen? Meist nutzen Anwender E-Mail oder das Telefon, um Störfälle zu melden oder Unterstützung anzufordern. Wenn derartige Anfragen ein bestimmtes Volumen überschreiten, wird es schnell unübersichtlich, insbesondere wenn gleichzeitig mehrere Mitarbeiter der IT-Abteilung mit der Bearbeitung von Supportanfragen beschäftigt sein können. Wenn darüber hinaus eine mehrstufige Bearbeitung von Supportanfragen für First-Level/Second-Level und ggf. Third-Level erforderlich ist, ist ein unterstützendes IT-System unabdingbar.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Vergleich professioneller und Open-Source-Ticketsysteme
Größere Organisationen setzen professionelle Ticket- oder Help-Desk-Systeme ein, die gelegentlich auch als “Issue-Tracking-Systeme” bezeichnet werden. In Wikipedia sind bereits über 40 unterschiedliche Help-Desk-Systeme aufgeführt, sowohl von kommerziellen als auch von Open-Source-Herstellern. In dieser Liste nicht enthalten ist Microsoft SharePoint, das jedoch als Baukastensystem sehr einfach genutzt werden kann, um ein für die meisten Zwecke vollkommen ausreichendes Ticketsystem einzuführen. Oftmals ist dies einfacher umsetzbar als der Erwerb und die Anpassung einer kommerziellen Software oder die Entwicklung des nötigen Know-hows, um eine Open-Source-Lösung wie z.B. OTRS (http://www.otrs.org/) einzuführen.

Microsoft SharePoint hat das Ticketsystem praktisch eingebaut

Mit Microsoft SharePoint sind Sie in der Lage, einfach und schnell ein Ticketsystem umzusetzen, und das ganz ohne zusätzliche Lizenzkosten, sofern Sie bereits mit einer Windows Server-Umgebung arbeiten. Mit dieser Umgebung haben Sie nämlich die Windows SharePoint Services bzw. in SharePoint 2010 die SharePount Foundation, die für die Umsetzung eines Ticketsystems vollkommen ausreichend sind, bereits mitlizenziert. weiter lesen

Nur wenige Unternehmen sind heute in der Lage, sich mit einem Klick einen aktuellen Überblick über die von Ihnen geschlossenen Verträge zu verschaffen, um daraus resultierende Risiken – aber auch Chancen – realistisch einzuschätzen, und sei es nur beim Versäumen vereinbarter Kündigungsfristen. Selbst kleine Unternehmen verwalten bereits eine Vielzahl vertraglicher Vereinbarungen, bei Branchen wie Versicherungen oder Banken sind Verträge der Grundpfeiler des Geschäftsmodells.

Unterschiedlichste Vertragsarten können anfallen:

  • Leasingverträge
  • Arbeitsverträge
  • Handyverträge
  • Lieferantenverträge
  • Kundenverträge
  • Wartungsverträge
  • Mietverträge
  • Lizenzverträge
  • Geheimhaltungsvereinbarungen uvm.

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Sie möchten die Zusammenarbeit im Team verbessern, Dokumente besser verwalten, Informationen schneller wiederfinden, Freigabeprozesse automatisch abbilden und ein funktionierendes Wissensmanagement einführen? Bisher konnten Sie keine Lösung finden? Sie sind in guter Gesellschaft! Nachdem eher standardisierte Unternehmensprozesse in der Warenwirtschaft, Buchhaltung oder Lagerverwaltung z.B. durch ERP-Lösungen gut abgebildet werden, tun sich Softwarehersteller mit Wissens- und Dokumentprozessen immer noch schwer. IT-Plattformen wie SharePoint ermöglichen hier einen immensen Produktivitätsschub im Unternehmen, mit nahezu unmittelbarem Return in Investment.

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Haben Sie bereits gebloggt? Was wissen Sie über Twitter? Schlagen Sie Informationen in Wikipedia nach, haben aber noch keinen Eintrag bearbeitet? Die Schlagwörter Blog, Twitter, Wiki, Web 2.0 stehen fast täglich in der Presse. Inzwischen ist sogar die Rede von Unternehmen 2.0, einer neuen Art der Informationsverarbeitung von Wissensarbeitern im Unternehmen, mit mehr Interaktion, schnellerer Kommunikation, besserem Wissensmanagement und natürlich einem deutlichen Produktivitätsschub durch den Einsatz moderner Internet-Technologien. Was ist dran an den Versprechungen, und welche Maßnahmen lassen sich in mittelständischen Unternehmen einfach umsetzen?

Zunächst eine Definition von Web 2.0, die weniger die Schlagwörter in den Vordergrund stellt als viel mehr die Veränderungen in der Art, wie Menschen miteinander kommunizieren und umgehen.

Web 2.0 als Oberbegriff bezeichnet alle Möglichkeiten, über das Internet und miteinander verbundenen Computern, Handys, Konsolen etc., interaktiv zu kommunizieren und Informationen oder Wissen auszutauschen.

Das an sich klingt noch nicht allzu spektakulär, können wir doch schon seit vielen Jahren E-Mails in Sekundenschnelle um den Globus schicken. Was sich jedoch ändert, ist die Präsenz und Vielfältigkeit von Informationen, weiter lesen

Alle Welt redet über Cloud-Computing, mittelständische Unternehmen sind aber, was das Auslagern ihrer IT in die Wolke angeht, eher zurückhaltend. Und es gibt eine Alternative zum Herausgeben aller Unternehmensdaten, das Aufsetzen einer eigenen “Cloud” im Unternehmen mit eigener (oder geleaster) Hardware. Zwar kommt man nicht in den Genuss einer ausgelagerten Hochverfügbarkeitslösung mit Backup und Archivierung, bleibt aber unabhängig und hat die Daten und Dokumente im eigenen Haus. Mit Microsoft SharePoint Server 2010 oder der kostenlosen Variante Microsoft SharePoint Foundation 2010 setzen Sie einen internen Server als Unternehmensportal auf, der nicht nur als Ersatz für den klassischen Fileserver taugt, sondern auch das Dokumentenmanagement, Freigabeprozesse, Kommunikation und Zusammenarbeit im Team auf vielfältigste Art und Weise unterstützt.

 
Was ist eigentlich Cloud-Computing?

Das Video von Salesforce.com zeigt sehr schön grundsätzlich, worum es geht. Natürlich geht es Salesforce.com darum, IT-Aktivitäten auf die eigene Plattform auszulagern. Das ist aber mit Risiken verbunden, insbesondere auch dem Abhängigkeitsrisiko. Wollen Sie später einmal zu einem anderen Cloud-Anbieter wechseln oder die Daten auf eigene Systeme zurückholen, kann es schon schwierig werden. Eine Alternative stellt das Cloud-Computing im eigenen Unternehmen dar, insbesondere wenn zunächst Dokumentenmanagement und Informationsprozesse zentralisiert werden sollen.

Mit einer Microsoft Windows Server-Umgebung und SharePoint Server oder SharePoint Foundation (bisher SharePoint Services) sind Sie in der Lage, viele Informationsprozesse des Unternehmens auf einer Plattform im eigenen Haus zu zentralisieren. Sie nutzen quasi Ihr Windows/SharePoint als unternehmensinterne Cloud. Die Vorteile verdeutlicht folgendes Beispiel einer zunächst traditionellen Vorgangsbearbeitung:

  • Sachbearbeiter Herr Meier aus der Qualitätsabteilung erstellt eine erste Version einer Verfahrensdokumentation, beginnt auf der ersten Seite mit einem Eintrag zur Versionshistorie und ergänzt den Status “Entwurf”
  • Er versendet das Dokument per Email an sein Team mit der Bitte um Feedback
  • Verschiedene Teammitglieder reagieren und beantworten die Email mit Kommentaren und/oder einer geänderten Dokumentdatei als Anlage
  • Meier arbeitet die Änderungen ein und sendet das Dokument mit der Bitte um Freigabe an seine Vorgesetzte Frau Müller
  • Frau Müller genehmigt das Dokument
  • Herr Meier legt das Dokument an einem zentralen Ort im Netzwerk ab und informiert die Mitarbeiter entsprechend mit dem Hinweis, dass dieses Dokument nun das Gültige sei.

Dokumentablage in der SharePoint-Unternehmenswolke

Bei dieser Vorgangsbearbeitung verbleiben wichtige Informationen im lokalen Postfach der jeweiligen Benutzer, und ein Verwalten der jeweils aktuellen Version ist aufwändig. Mit Microsoft SharePoint erfolgt die Ablage der Dokumente aus Sicht des Benutzers so einfach wie bisher auf dem Dateiserver, die Dokumente befinden sich aber in der Unternehmenswolke.



Abbildung 1: Dokumente speichern in der “Unternehmenswolke”

Die Teammitglieder erstellen ihre Dokumente wie gewohnt in Word oder Excel, speichern diese aber unmittelbar in einer SharePoint-Dokumentbibliothek. Dieser Bibliothek kann auch ein eigener Laufwerksbuchstabe zugeordnet werden, so dass mit dem Fileserver vertraute Mitarbeiter weiterhin arbeiten können wie bisher. SharePoint bietet aber eine Reihe von Vorteilen gegenüber der Ablage von Dokumenten im Dateisystem. Zusatzinformationen zu den Dokumenten und die vollständige Versionshistorie werden zentral gespeichert, d.h. Sie können jederzeit feststellen, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat, und ältere Versionen der Dokumente wieder herstellen.

Check it out!

SharePoint unterstützt auch die vollkommene Automatisierung des Erstellungs-, Feedback- und Genehmigungsprozesses, das manuelle Verwalten von Versionen und Versenden von Dateianlagen entfällt. Benutzer, die Dokumente bearbeiten wollen, checken diese zuvor aus. Dieser Status wird vermerkt und andere Benutzer können ein Dokument nicht bearbeiten, solange es ausgecheckt ist. Nach der Bearbeitung checkt der Benutzer ein Dokument wieder ein, ggf. unter Hinzufügung eines Kommentars. Und sofern zu dem Dokument Feedback erwünscht ist oder ein Vorgesetzter ein Dokument genehmigen muss, kann in SharePoint ein entsprechender Workflow aktiviert werden. Während des gesamten Vorgangs arbeiten die Benutzer zwar mit ihrer lokalen Office-Installation, das bearbeitete Dokument und sämtliche zusätzlich ausgetauschten Information wie Kommentare und Genehmigungsstatus werden aber zentral auf dem SharePoint Server abgelegt und sind so ggf. später auswertbar. Und durch das Verfahren des Ein- und Auscheckens wird sichergestellt, dass jederzeit für alle Bearbeiter die aktuellste Version zentral zur Verfügung steht und dass immer nur eine Person ein Dokument bearbeiten kann.


Abbildung 2: Dokumentenmanagement mit SharePoint

Auch die Integration mit Microsoft Outlook funktioniert problemlos. Ob Kontakte, Kalendereinträge oder Aufgaben für ein Team von Mitarbeitern verwaltet werden müssen: alle diese Aktivitäten können zum einen zentral über den SharePoint Server erfolgen, zum anderen mit Hilfe der eigenen Outlook-Installation. Lokal in einen Gruppenkalender eingetragene Termine werden automatisch mit dem SharePoint Server und allen anderen Outlook-Benutzern synchronisiert, das Gleiche gilt für zentral verwaltete Kontakte oder Teamaufgaben.

Und selbst wenn überhaupt kein Microsoft Word oder Excel installiert ist, funktioniert die Bearbeitung. Mit Hilfe der Office Web Apps kann ein Benutzer, der selbst kein Microsoft Office installiert hat, auf dem SharePoint Server abgelegte Office-Dokumente direkt im Browser bearbeiten. In diesem Fall geht die Möglichkeit zur Zusammenarbeit sogar so weit, dass mehrere Benutzer gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können!


Mitarbeitern auf Reisen, die nicht immer online sind, ermöglicht SharePoint Workspace, Arbeitspakete (Dokumente, aber auch ganze Seiten des SharePoint-Portals) auf den Laptop zu laden und offline zu bearbeiten. Die Synchronisierung erfolgt anschließend automatisch, sobald wieder eine Verbindung zum SharePoint-Server besteht.

Fazit

Für Unternehmen, die sich mit Cloud-Computing beschäftigen und einen Einstieg suchen, ohne sich direkt in die Abhängigkeit eines Cloud-Anbieters zu begeben, bietet SharePoint einen interessanten Ansatz. Das Aufsetzen eines SharePoint-Systems ist zwar auch mit Aufwand verbunden, dieser hält sich jedoch in Grenzen und rechnet sich durch die fast unmittelbaren Vorteile beim Einsatz. Mit SharePoint 2010 steht überdies eine aktuelle Version zur Verfügung, die aus dem Stand die Funktionalität eines Dokumentenmanagementsystems bietet und – ggf. in der lizenzkostenfreien Variante SharePoint Foundation – einen sehr kostengünstigen Einstieg in das Cloud Computing ermöglicht.

Microsoft SharePoint 2010 positioniert sich als “The Business Collaboration Platform for the Enterprise & the Web” auf dem Markt für Unternehmenslösungen. Steve Ballmer geht sogar noch weiter und positioniert SharePoint als “die Zentrale für das Cloud-Computing” (“SharePoint is in the center of the cloud.“). In diesem Beitrag versuchen wir einen ersten Überblick darüber zu geben, welche Informationen insbesondere für IT-Leiter interessant sind, die sich bereits mit SharePoint beschäftigen und wissen möchten, was Sie in der neuen Version erwartet und wie Sie SharePoint 2010 in Ihrem Unternehmen strategisch positionieren sollten.  

Überblick – Was ist neu

Das Wichtigste für Anwender von SharePoint 2007: Bei der Migration nach SharePoint 2010 werden bestehende Websites und Seiten komplett mit ihrem Design migriert und an die SharePoint 2010-Benutzeroberfläche angepasst.

Bedienung und Administration – Die Office-Multifunktionsleiste

  • Der aus Office 2010 bekannte Ribbon (die Multifunktionsleiste) hält durchgängig Einzug in SharePoint 2010. Auch wenn dieses Bedienungselement etwas gewöhnungsbedürftig ist: wer bereits mit dem Ribbon aus Office 2007 vertraut ist, wird die Bedienung von SharePoint 2010 deutlich intuitiver finden (sowohl auf der Client-Seite als auch in der Zentraladministration). Viele Einstellungen waren in der bisherigen Zentraladministration nur schwer zu finden, der Einstieg in die Administration mit SharePoint 2010 wird deutlich einfacher. U.a. ist es nicht mehr nötig, per Rechtsklick die Aktionen/Optionen für Dokumente anzuzeigen, selbige sind immer ad hoc über die Multifunktionsleiste erreichbar.

     

Social Computing oder Web 2.0 für Unternehmen

Steve Ballmer sagt: “Es gibt kein Unternehmen auf der Welt, das nicht Social Computing-Aspekte umsetzen möchte. Die Unternehmen wissen aber nicht, wie. Wenn wir Geschäftsführern und IT-Leitern aufzeigen können, wie Mitarbeiter nach Ihren Vorstellungen untereinander kommunizieren können und dabei Privatsphäre und Sicherheitsaspekte berücksichtigen, dann werden die Mitarbeiter Social Computing auch im Unternehmen nutzen.”

Damit hat er sicher recht. Die Umsetzung bereits bekannter Web 2.0-Technologien wie WIKIs oder Blogs in SharePoint war jedoch immer wieder Gegenstand von Kritik, sind spezialisiertere Plattformen wie z.B. WordPress hier doch schon viel weiter. Mit SharePoint 2010 werden aber eine Reihe von Verbesserungen eingeführt:

  • Verbesserungen bei Blogs, WIKIs und Kalendern
  • Gleichzeitiges Arbeiten an Artikeln durch mehrere Personen
  • Stichwörter (Tags) für Inhalte
  • Stichwort-Wolken (Tag Clouds)
  • Bewertungen
  • Bookmarks/Favoriten
  • “Smart Profiles” und Feeds für die persönliche Webseite
  • Browser für die Suche nach Kollegen und Experten
  • Veröffentlichen der eigenen Seite mit “Share This Site”

Somit steht – zumindestens aus technischer Sicht – einer Einführung von Web 2.0 in Ihrem Unternehmen nichts mehr im Wege. Zur ganzheitlichen Betrachtung auch der organisatorischen Aspekte finden sie hier weitere Informationen (auch als PDF-Download)

Darstellung und Bearbeitung von Inhalten

  • Durch das neue “In Context Editing” können Inhalte jetzt endlich direkt an Ort und Stelle im Browser bearbeitet werden. Der Wechsel zwischen Bearbeitungsmodus und Anzeigemodus entfällt. So ganz WYSIWYG ist es noch nicht, aber es wird.
  • SharePoint Workspace bietet einen “Rich Client” mit Drag & Drop-Möglichkeiten aus Office hereaus und Synchronisierungseigenschaften, um z.B. Inhalte offline zu bearbeiten und anschließend zu synchronisieren.
  • Endlich wird auch FireFox angemessen unterstützt. Bisher war SharePoint für den Internet Explorer optimiert.
  • Endlich! Bilder müssen nicht mehr in einer SharePoint-Bibliothek abgelegt werden, sondern können direkt vom PC hochgeladen werden
  • Neue Web Parts können jetzt visuell erstellt werden (keine/weniger Individualprogrammierung erforderlich)
  • Durch die Ajax-Integration erscheinen die SharePoint-Seiten viel eleganter in der Bedienung, bei nachgeladenen Inhalten wird nicht die ganze Seite neu aufgebaut – schick!
  • Silverlight-Integration (für moderns & ansprechendes Layout)
  • Entwicklung für Vista- und Windows 7-Design
  • Digital Asset Management wird eingeführt

Workflows

Der Workflow-Designer (zuvor erst kostenpflichtig und dann kostenlos installierbar) ist nun integraler Teil von SharePoint 2010. IT-Abteilungen können jetzt noch einfacher und vollkommen ohne Programmierung Workflows erstellen und anpassen als zuvor. Auch wenn der Workflow-Designer nicht die intuitive Bedienbarkeit der Nintexx-Workflows bietet, eignet er sich doch sehr gut für die meisten Workflow-Aufgaben. Außerdem können einmal erstellte Workflows jetzt wiederverwendet werden. Interessant: Mit den Visio Services ist es jetzt möglich, Visio zur Visualisierung von Prozessen direkt aus SharePoint heraus zu nutzen. Und es geht noch weiter: Mit Visio erstellte Workflows können exportiert und in SharePoint importiert werden. Mehr dazu im Beitrag von Fabian Moritz.

Business Intelligence

Mit Hilfe von Listen und Verknüpfungen konnte man schon in SharePoint 2007 einfache Datenmodelle abbilden, um zum Beispiel in einer Angebotsliste Kontakte aus einer zentralen Kontaktliste anzuzeigen. Sobald aber komplexere Datenbeziehungen umgesetzt werden sollten, musste ein separates Datenbankschema eingerichtet und z.B. über Geschäftsdatenkataloge in SharePoint abgebildet werden. SharePoint 2010 unterstützt jetzt:

  • Die Auswahl und Anzeige mehrerer Spalten aus einer verknüpften Ziel-Liste. So könnte zum Beispiel neben dem Kontakt gleichzeitig die Telefonnummer in einem Angebotseintrag angezeigt werden. Das war in SharePoint 2007 nur mühselig zu realisieren
  • Die aus der Datenbankentwicklung bekannten Konzepte des “Restrict Delete” und “Cascade Delete” (um nachgeordnete Datensätze aus einer verknüpften Liste beim Löschen eines Hauptlistendatensatzes gleich mit zu löschen)
  • Die direkte Ausgabe des ID-Felds
  • Neue Möglichkeiten der Excel Services (Slicer zur Filterung von Pivottabellen, neue Charts, Scorecards
  • Access-Datenbanken veröffentlichen über SharePoint (Access-Services)
  • Business Connectivity Services

Taxonomien und Metadaten

In SharePoint 2010 werden Ansätze des semantischen Webs umgesetzt. Auch wenn im praktischen Unternehmenseinsatz hierfür vorerst noch keine Verwendung besteht, zeigt es doch, wo die Reise hingeht. SharePoint entwickelt sich zu einer Art “Betriebssystem für das Internet/Web/Intranet”. Wer mit der Einführung von Web 2.0-Technologien im eigenen Unternehmen liebäugelt, hat mit SharePoint eine dafür hervorragend geeignete und zukunftssichere Plattform.

  • Feature: Taxonomy (ermöglicht die Darstellung einer Art Wissens-Karte zu einem bestimmten Thema mit bestimmten Begriffen und Beziehungen untereinander). Weitere Informationen hierzu unter http://www.twason.com/glossary.html
  • Neuer Spaltentyp: Managed Metadata
  • Term Sets, Term Set Manager

Verbesserungen bei der Suche

SharePoint 2010 bietet eine Reihe von Verbesserungen

  • FAST-Suchtechnologie
  • Verbesserte Suchalgorithmen
  • Phonetische Suche
  • Mehrsprachige Suche

Neue interessante Vorlagen

  • Visio Process Repository: Prozesse und Workflows aus Visio heraus in SharePoint abbilden
  • Bugs / Bug tracker: Geeignet für das Management des internen IT-Supports
  • Projects: Eine einfache Projektverwaltung
  • Kostenanalysen
  • Bewerbungs- und Einstellungsverfahren
  • Bürgerverwaltung und Bürgerportale
  • Vertriebsauswertungen
  • Konferenzplanung  

Fazit

Eine runde Sache! Microsoft hat sich viel von spezialisierten Anbietern abgeguckt und erfolgreich in die neue Plattform integriert. Die Lernkurve für SharePoint-Einsteiger sowohl auf Anwender- als auch auf Administrator-Ebene ist deutlich einfacher zu meistern. Und SharePoint zeigt deutlich die strategische Zukunftsausrichtung: Hin zum Web, zur “Wolke”, zum “Betriebssystem für das Internet” respektive “Betriebssystem 2.0 für das Gesamtunternehmen“. Wenn Sie einen ganzheitlichen Pfad suchen, um sämtliche Wissens- und Informationsprozesse im Unternehmen besser und zukunftssicher abzubilden, kommen Sie an SharePoint kaum vorbei.

Weitere Informationen

Unser Fokus liegt eher auf einer wirtschaftlichen und organisatorischen Betrachtung von SharePoint und anderen IT-Technologien. Eine eher technische Zusammenfassung von SharePoint 2010 finden Sie unter http://sharepoint.namics.com/2009/10/gesamteindruck.html, ansonsten ist die beste deutschsprachige Quelle für technische Informationen die SharePoint Community unter http://sharepointcommunity.de/

Heute Morgen habe ich an einem Seminar von Peter Mendelsohn / Quest teilgenommen, um besser beurteilen zu können, wie schwierig oder einfach eine Migration von Lotus Notes nach Microsoft Exchange/SharePoint ist. Gerade in der Kombination Microsoft Exchange & Microsoft SharePoint wird die Sache wirklich interessant, weil nur in der Kombination wirklich alle Aspekte abgedeckt werden, für die Lotus Notes eingesetzt wird. weiter lesen

Wir haben unseren Blog-Eintrag zum Thema Vertragsmanagement mit SharePoint überarbeitet und als druckbaren PDF Fachartikel veröffentlicht. Wenn Sie Überlegungen zur elektronischen Verwaltung Ihrer Verträge und Vereinbarungen anstellen, können Sie den Artikel hier kostenlos herunterladen:

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