Locatech – Unternehmenslösungen für SharePoint & Office365

Unternehmenslösungen für Microsoft SharePoint und Office365

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Eine Einschränkung bei der Arbeit mit mehrsprachigen SharePoint-Websites sind Auswahllisten, zum Beispiel für die Erfassung von Kategorien, Status o.ä.. Im Gegensatz zu Listenbezeichnungen und Spaltentiteln können diese nämlich nicht automatisch in einer anderen Sprache angezeigt werden, wenn Benutzer aus unterschiedlichen Sprachregionen gemeinsam auf einer SharePoint-Webseite arbeiten.

Ein recht eleganter Weg, Auswahllisten wirklich mehrsprachig umzusetzen, besteht in der Verwendung von verwalteten Metadaten oder auch so genannten Taxonomiefeldern. Diese können zentral in SharePoint (auch in SharePoint Online/Office365) eingerichtet werden. Die folgende Beschreibung bezieht sich auf Office365, das Vorgehen auf einem installierten SharePoint Server ist jedoch fast identisch. Der einzige Unterschied besteht darin, dass auf einem SharePoint Server  ein Verwaltete Metadaten-Dienst in der Zentraladministration konfiguriert werden muss, während in SharePoint Online/Office365 die Verwaltungskonsole  für Office365-Administratoren verwendet wird.

Klicken Sie in der Verwaltungskonsole auf Terminologiespeicher verwalten.

Um eigene Terminologiespeicher für unsere Listen anlegen zu können, müssen Sie sich zunächst zur Gruppe der Terminologiespeicheradministratoren (was für ein Wort) hinzufügen und Speichern.

Anschließend können Sie weitere Arbeitssprachen zur Standardsprache Englisch hinzufügen, in unserem Beispiel Deutsch.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den standardmäßig angelegten Terminologiespeicher, und legen Sie eine neue Gruppe an.

Da einfach nur eine mehrsprachige Auswahlliste erzeugt werden soll, legen Sie einen Gruppenleiter fest, und speichern Sie die Gruppe. Klicken Sie dann auf den Dropdownpfeil der angelegten Gruppe (Rechtsklick funktioniert auch), und legen Sie eine neue Auswahlliste an mit Neuer Ausdruckssatz.

Geben Sie entsprechen der Spracheinstellung eine Bezeichnung für die Liste ein, zum Beispiel Category. Jetzt können Sie beliebige Listeneinträge mit Ausdruck erstellen in der aktuellen Sprache hinzufügen.

Anschließend wechseln Sie die Sprache in die gewünschte Zielsprache und ergänzen die Einträge entsprechend, indem Sie die Übersetzung in das Feld Standardbeschriftung eingeben.

Nachdem Sie eine Liste vorbereitet haben, können Sie diese überall auf einer SharePoint-Seite in Listen oder Dokumentbibliotheken einbinden. Fügen Sie dazu in den Einstellungen der Liste oder Dokumentbibliothek eine Spalte vom Typ Verwaltete Metadaten hinzu. Wählen Sie weiter unten unter Ausdruckssatzeinstellungen die soeben erstelle Liste aus, und klicken Sie auf OK. Sofern gewünscht, können Sie auch einen Standardwert für die Auswahl vorgeben.

Anschließend sieht jeder Benutzer die Auswahl in jeweils seiner Sprache. Da systemintern immer nur derselbe, eindeutige Eintrag hinterlegt wird, wird aus dem Eintrag „Big Toy“, den der englische Benutzer sieht, automatisch „Großes Spielzeug“, wenn der deutsche Benutzer den Listeneintrag anzeigt.

Die Auswahl erfolgt dann entweder über den Picker oder durch Eingabe eines oder mehrerer Anfangsbuchstaben, auch das ein Vorteil zu den eher altbackenen Standard-Listenauswahlen.

Die verwalteten Metadaten von SharePoint können auch für weitergehende Anforderungen, etwa hierarchische Auswahllisten, genutzt werden. Die Verwendung als einfacher, aber sehr funktioneller Listenersatz mit eingebauter Mehrsprachigkeit ist aber sehr praktisch in mehrsprachigen Umgebungen.

PS: SharePoint erlaubt auch einen Import von längeren Listen, unterstützt dabei aber nur einsprachige Listen :-(

 

 

Bei größeren Rollouts von SharePoint sollten zunächst rein aus organisatorischer Sicht die Anforderungen mit den nutzenden Abteilungen erfasst und strukturiert werden. Hierfür eigenen sich (ggf. extern moderierte) Interviews oder interne Workshops Erst damit sollte ein Rollout für den Echtbetrieb geplant werden. Einen guten Einstieg, wenn auch etwas überfrachtet, bietet Governance in SharePoint Server 2010 bzw. der SharePoint Collaboration Governance Plan.

Außerdem sollten eher aus technischer Sicht die unter “Gesamtplanung und Architektur” und “Planung der Websitestruktur” genannten Ressourcen berücksichtigt werden, ggf. unter Begleitung eines IT-Beraters.

Parallel dazu ist es sinnvoll, das im Haus vorhandene Knowhow durch Umsetzung einer Testumgebung auszubauen und ggf. externes Knowhow hinzuzuziehen, auch um das interne SharePoint-Knowhow gezielt und zügig aufzubauen.

Hilfreiche Ressourcen/Links für den Einstieg in die Planung

Die folgenden Links bieten einen Einstieg in die oft etwas unübersichtlichen Informationsquellen zu Microsoft SharePoint, ersetzen aber auf keinen Fall die Zusammenarbeit mit einem kompetenten SharePoint-Beratungspartner. Gerade beim Umsetzen von internationalen/mehrsprachigen Sites gibt es eine ganze Reihe von Fallstricken zu beachten. weiter lesen

International tätige Unternehmen stehen vor besonderen Herausforderungen, um die länderübergreifende  Kommunikation der Mitarbeiter untereinander zu vereinfachen und eine globale Corporate Identity zu schaffen. Den internen technischen Kommunikationsmöglichkeiten kommt hier eine besondere Bedeutung zu, da persönliche Meetings aufwändig und teuer sind. Gerade wenn in Unternehmensabteilungen Teams aus unterschiedlichen Ländern zusammen arbeiten, ist eine technische Plattform hilfreich, die nicht nur eine zentrale Dateiablage ermöglicht, sondern auch die mehrsprachige Kommunikation unterstützt. Zur reinen Bereitstellung mehrsprachiger Informationen im Unternehmensnetz oder Intranet kommt ein mehr oder weniger aufwändiges Übersetzungsmanagement hinzu, meist werden unterschiedliche Übersetzer in mehreren Ländern benötigt und von einer Übersetzungsabteilung koordiniert. weiter lesen