Locatech – Unternehmenslösungen für SharePoint & Office365

Unternehmenslösungen für Microsoft SharePoint und Office365

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So wie es ausschaut, können Unternehmen jetzt auch ihre BlackBerry-Nutzer in Office365 integrieren. Seit kurzem steht auch in Deutschland der Dienst  BlackBerry Business Cloud Services von Research In Motion (RIM) in Office365 zur Verfügung. Die Lösung stellt Microsoft Exchange Online auch für BlackBerry-Smartphones zur Verfügung. In der Office365-Verwaltung steht folgende Option zur Verfügung:

Mit Hilfe der BlackBerry Cloud Services können BlackBerry-Benutzer Unternehmensdaten und persönliche Daten auf einem Smartphone sehen und bearbeiten. Gleichzeitig steht den IT-Abteilungen ein zentrales Steuerungsinstrument für die Bereitstellung und den Support zur Verfügung. Die Business Cloud Services schließen auch einen Self-Service-Support für die Mitarbeit ein, um zum Beispiel Kennwörter oder das ganze BlackBerry-Gerät zurückzusetzen, um den Aufwand für die IT-Abteilungen zu reduzieren.

So aktivieren Sie die BlackBerry Business Cloud Services

  1. Klicken Sie in der Office365-Verwaltung unter Autorisierte Dienste – BlackBerry Business Cloud Services von Research in Motion auf Dienst aktivieren.
  2. Lesen und akzeptieren Sie die zugehörigen Dienstinformationen.
  3. Klicken Sie auf der Seite Administrator unter Autorisierte Dienste > BlackBerry® Business Cloud Services von RIM auf Verwalten. Sie werden auf die Website von RIM weitergeleitet. Hier finden Sie alle wichtigen Informationen über BlackBerry® Business Cloud Services von RIM und können sich anmelden.
  4. Sobald Sie sich auf der Website von RIM für BlackBerry® Business Cloud Services angemeldet haben, wird erneut die Seite “Administrator” von Office 365 aufgerufen. Hier können Sie nun alle BlackBerry® Business Cloud Services Ihrer Benutzer verwalten.
Spannend, was sich da in Sachen Zusammenarbeit zwischen Microsoft und RIM tut.

 

 

 

Mit Office 365 bietet Microsoft seinen Kunden ein – im Vergleich zum bisherigen Lizenz-Dschungel – sehr einfaches Mietmodell (pro Benutzer und Monat) an, mit dem nahezu alle Office-Funktionen sowohl auf dem Desktop als auch über eine von Microsoft gehostete Cloud-Plattform genutzt werden kann. Dabei richtet sich Microsoft Office 365 sowohl an kleine und mittelständische Unternehmen als auch an Konzerne und große Organisationen.

Office 365 bietet im Wesentlichen

  • den Zugang zu E-Mail, Dokumenten, zentralen Kontakten und Kalenderfunktionen nahezu unabhängig vom Endgerät (PC, Handy, Tablet…
  • den einfachen, geschützten Informationsaustausch für die Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern, Kunden und Partnern
  • Microsoft Office für den Desktop in Kombination mit den Web-Anwendungen
  • je nach Plan (s.u.) einen einfachen Community-Support oder einen umfassenden IT-Support rund um die Uhr
  • Rechenzentrumsbetrieb mit 99.9% Verfügbarkeit, geografisch verteilte Redundanz von Rechenzentren und anderen Schutzfunktionen
  • Funktionen für Unternehmensportale, Extranets, Websites, Instant Messaging, Video- und Webkonferenzen

Die Kosten hängen hierbei pauschal nur von der Anzahl der Benutzer ab und werden monatlich berechnet. In Office 365 sind folgende Produkte enthalten

Einsatzszenario 1: Office 365 für kleine Unternehmen/Organisationen (bis maximal 50 Benutzer)

Organisationen/Unternehmen mit maximal 50 Benutzern und sehr eingeschränkter eigener IT-Infrastruktur zahlen €5.25 pro Benutzer und Monat.

Dafür erhalten Sie:

  • Office Web Apps
  • Exchange Online für E-Mail, mobile Zugriff, Kalender, Kontakte , Anti-Virus, Anti-Spam
  • SharePoint Online für Teamsites, Access-Datenbankservices und einfache öffentliche Websites
  • Lync Online für Instant Messaging und Online-Meetings
  • Support nur über moderierte Internet-Foren

Einsatzszenario 2: Office 365 für größere Unternehmen und Organisationen

Hier gibt es eine Reihe von „Plänen“ für verschiedene Einsatzszenarien. Allen gemeinsam ist eine Hochverfügbarkeitsgarantie von 99,9 % für die IT-Infrastruktur sowie IT-Support via Telefon/Web/E-Mail, vernünftig große Mailboxen (25 GB), Active Directory-Nutzung, die jeweils aktuellste Version von Office Professional Plus in Kombination mit den Office Web Apps, Anti-Virus- und Anti-Spam-Schutz, Instant Messaging, Online-Meetings, Videokonferenzen, SharePoint-Teamsites.

Organisationen oder Unternehmen, die bisher nicht die Online-Services von Microsoft genutzt haben und die Office Professional Plus als Desktop-Software mit allen verfügbaren Funktionen von Exchange, SharePoint und Lync Online kombinieren, zahlen €22.75 pro Benutzer und Monat.

Kostenloser Test: Lassen Sie sich schnell und unkompliziert für einen kostenlosen Test von Office365 freischalten.

Weitere Informationen zu Office365 finden Sie hier.

Fazit

Das wird spannend. Wirft Microsoft doch wirkliche Pfunde in die Waagschale, um beim Cloud-Computing seine Claims abzustecken und insbesondere den Google Apps den Wind aus den Segeln zu nehmen. Durch die Kombination von Office Software für den Desktop und neuen Cloud-Diensten versucht Microsoft, seinen Umsatzbringer “Office” auch als Hosting-Lösung zum Geldesel zu machen. Und für diejenigen Unternehmen, die noch nicht ihre gesamte IT-Infrastruktur in die Cloud verlagern möchten (und das sind derzeit die Meisten) steht mit der Kombination aus Office/Desktop und Office/Web die perfekte Cloud-Einstiegsdroge zur Verfügung.

Nachdem wir als Online Services-Partner von Microsoft Zugang zur Beta von Office 365 erhalten haben, konnten wir einen ersten Blick auf die Möglichkeiten bieten. Die ersten Schritte waren erstaunlich einfach.

Anstelle der aus Microsoft SharePoint 2010 bekannten Zentraladministration erhalten Kunden eine zentrale Verwaltungsseite, mit der sich alle wesentlichen Einstellungsarbeiten schnell und übersichtlich erledigen lassen.

Zentrale Verwaltungsseite von Office365

Zentrale Verwaltungsseite von Office365

Von Hause aus mitgeliefert wird auch eine öffentlich erreichbare Startseite, die kleinere Unternehmen beispielsweise als Firmen-Homepage nutzen können oder die als zentrale Einstiegsseite für die Online-Funktionen benutzt werden kann.

Die Unternehmens-Startseite

Office365-Unternehmens-Startseite

Office365-Unternehmens-Startseite

Erste Schritte

Die einzelnen Online-Produkte Outlook, Lync (noch nicht in der deutschen Beta verfügbar) und SharePoint-Teamsites werden in wenigen Schritten per Assistent konfiguriert.

Office365-Konfiguration

Office365-Konfiguration

Die „Massenhinzufügung“ von Benutzern

Früher sagte man „Stapelverarbeitung“, heute macht Microsoft daraus die „Massenhinzufügung“. Statt Benutzer einzeln per Assistent hinzuzufügen, können Sie eine Tabelle oder CSV-Datei mit den Benutzerdaten importieren, hilfreich bei größeren Installationen.

Mehrere Benutzer gleichzeitig anlegen

Mehrere Benutzer gleichzeitig anlegen

Benutzer anlegen

Zum Anlegen einzelner Benutzer verwenden Sie einen einfachen und schnell ausgefüllten Assistenten, über den Sie auch Zusatzinformationen wie Abteilung oder Position im Unternehmen angeben können.

Office365 - Benutzer einzeln anlegen

Office365 – Benutzer einzeln anlegen

Benutzerrechte festlegen

Benutzerrechte festlegen

Hierbei wird unterschieden zwischen „einfachen“ Benutzern und Administratoren, und Sie wählen für jeden Benutzer einen Standort (= Land) sowie die für den Benutzer verfügbaren Lizenzen (Lync, SharePoint & Exchange/Outlook) aus. Wie auch bei anderen Webapplikationen üblich können die Benutzer oder auch der Administrator selbst anschließend per Email benachrichtigt werden.

Lizenzen zuweisen

Lizenzen zuweisen

Benachrichtigung per Email

Benachrichtigung per Email

Domänenverwaltung

Zunächst erhalten die Kunden eine voreingestellte Domäne zugeteilt, in unserem Fall unter http://locatech.onmicrosoft.com. Tatsächlich gehostet werden diese Seiten auf Servern von Microsoft in einem Rechenzentrum in Amsterdam und einem Backup-Rechenzentrum in Dublin (für deutsche/europäische Kunden).

Im Anschluss können Sie jede beliebige, Ihnen zugeordnete Domäne hinzufügen, unter der Ihre Microsoft-Onlinedienste erreichbar sein sollen. Auch dies passiert überraschend einfach mit einem gut konstruierten Assistenten

Domänenverwaltung

Domänenverwaltung

Domäne registrieren per Assistent

Domäne registrieren per Assistent

Lync und Office einrichten

Auch für das Einrichten von Lync für Instant Messaging oder Videomeetings und das Einrichten von Office-Anwendungen erfolgt per Assistent.

Lync und Office einrichten

Lync und Office einrichten

Das dann heruntergeladene Office365DesktopSetup sorgt dafür, dass der Zugriff aus dem lokalen Office-Paket und aus Outlook heraus unproblematisch erfolgen kann.

Office365DesktopSetup

Office365DesktopSetup

Anschließend melden Sie sich mit der zugeteilten ID an. In der Regel müssen einmalig noch Updates installiert werden (Outlook muss dazu geschlossen sein).

Desktopanwendungen konfigurieren und Updates installieren

Desktopanwendungen konfigurieren und Updates installieren

Nach Zustimmen zum Servicevertrag wird der Microsoft Office 365-Anmeldeassistent heruntergeladen und installiert.

Problem durch Updates

Nach der ersten Installation bei uns gab es zunächst eine Fehlermeldung, die nach einem erneuten Rechnerstart jedoch behoben war und mit einem noch nicht vollständig installierten Updatepaket zu tun hatte.

Update-Problem

Update-Problem

Nach dem Durchlaufen des Assistenten muss Outlook manuell konfiguriert werden, wie folgt:

Einrichten von E-Mails in Outlook 2010

Gilt für: Office 365 Beta for small businesses, Office 365 Beta for enterprises, Microsoft Friends and Family, Microsoft Exchange, Live@edu

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2010-09-22

Outlook 2010 kann automatisch eingerichtet werden, um nur mithilfe Ihrer E-Mail-Adresse und Ihres Kennworts auf Ihr Konto zugreifen zu können.

Wie richte ich Outlook 2010 ein?

  1. Öffnen Sie Outlook 2010. Wird der Start-Assistent von Microsoft Outlook 2010 automatisch angezeigt, klicken Sie auf der ersten Seite des Assistenten auf Weiter. Klicken Sie dann auf der Seite E-Mail-Kontendes Assistenten erneut auf Weiter, um ein E-Mail-Konto einzurichten.
    Sollte der Start-Assistent von Microsoft Outlook 2010 nicht angezeigt werden, klicken Sie auf der Outlook 2010-Symbolleiste auf die Registerkarte Datei. Klicken Sie dann direkt über der Schaltfläche Kontoeinstellungen auf Konto hinzufügen.
  2. Auf der Seite Konto automatisch einrichten werden die Einstellungen Ihr Name und E-Mail-Adresse ggf. automatisch von Outlook ausgefüllt. Als Grundlage hierfür dienen die Daten, mit denen Sie sich am Computer angemeldet haben. Sind die ausgefüllten Einstellungen korrekt, klicken Sie auf Weiter, um die Kontoeinrichtung von Outlook abzuschließen.
    Wurden die Einstellungen auf der Seite Konto automatisch einrichten nicht ausgefüllt, oder sind die Einstellungen nicht korrekt, haben Sie folgende Möglichkeiten:
  • Wurden die Einstellungen auf der Seite Konto automatisch einrichten nicht automatisch ausgefüllt, geben Sie die korrekten Einstellungen ein. Verwenden Sie dabei die Informationen, die Sie von der Person erhalten haben, von der das E-Mail-Konto verwaltet wird.
  • Ist der Name im Feld Ihr Name nicht korrekt, müssen unter Umständen die Optionen auf der Seite Konto automatisch einrichten zurückgesetzt werden, um den Namen bearbeiten zu können. Klicken Sie zum Zurücksetzen der Optionen auf die Optionsschaltfläche neben Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren, und klicken Sie anschließend auf die Optionsschaltfläche neben E-Mail-Konto.
  1. Klicken Sie auf der Seite Konto automatisch einrichten des Assistenten auf Weiter. Daraufhin wird von Outlook online nach Ihren E-Mail-Servereinstellungen gesucht. Während der Suche werden Sie aufgefordert, Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort einzugeben. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre vollständige E-Mail-Adresse als Benutzernamen eingeben (z. B. “tony@contoso.com”).
    Wenn das Konto von Outlook eingerichtet werden kann, wird der folgende Text angezeigt: “Das E-Mail-Konto wurde erfolgreich konfiguriert.” Klicken Sie auf Fertig stellen.
    Konnte das Konto von Outlook nicht eingerichtet werden, finden Sie weitere Informationen weiter unten in diesem Thema unter “Was muss ich sonst wissen?”.

Was muss ich sonst noch wissen?

  • Möglicherweise muss das E-Mail-Konto zunächst registriert werden, um eine Verbindung mit Outlook herstellen zu können. Beim ersten Anmelden bei Ihrem E-Mail-Konto mit Outlook-Webanwendung müssen Sie das Konto möglicherweise registrieren. Melden Sie sich beim Konto an, und melden Sie sich wieder ab. Versuchen Sie dann, mit Outlook eine Verbindung herzustellen. Weitere Informationen zur Vorgehensweise beim Anmelden bei Ihrem Konto mit Outlook-Webanwendung finden Sie unter Herstellen einer Verbindung mit Ihrem Konto über einen Webbrowser. Falls bei der Anmeldung Probleme auftreten, können Sie die Informationen unter FAQs: Anmeldungs- und Kennwortprobleme lesen oder sich an die Person wenden, die Ihr E-Mail-Konto verwaltet.
  • Wenn von der automatischen Kontoeinrichtung keine Verbindung mit Ihrem Konto hergestellt werden kann, muss mindestens eine der folgenden Aktionen ausgeführt werden:

Warten Sie einige Minuten, und versuchen Sie es dann erneut.

Wenn Sie sofort eine Verbindung mit dem E-Mail-Konto herstellen müssen, verwenden Sie einen Webbrowser oder ein E-Mail-Programm mit POP- oder IMAP-Unterstützung, um mithilfe von Outlook-Webanwendung eine Verbindung mit dem Konto herzustellen. Informationen zum Herstellen einer Verbindung mithilfe eines Webbrowsers finden Sie unter Herstellen einer Verbindung mit Ihrem Konto über einen Webbrowser. Informationen zum Herstellen einer Verbindung mithilfe eines POP- oder IMAP-fähigen E-Mail-Programms finden Sie unter Zugreifen auf das Konto mit anderen IMAP- oder POP-E-Mail-Programmen.

Wenn Sie den Namen der Person kennen, die das Postfach verwaltet (wird manchmal als E-Mail-Administrator bezeichnet), informieren Sie sie über die Fehlermeldung, die Sie beim Versuch erhalten, eine Verbindung mit Outlook herzustellen.

Wo finde ich weitere Informationen?

Fazit

Soweit  die ersten Schritte. Im Anschluss stehen Ihnen die Email-Funktionen und verschiedene Vorlagen für SharePoint-Teamseiten zur Verfügung. Im Vergleich zu einer tatsächlichen Serverinstallation geht alles rasend schnell – in unserem Fall (mit Neustart) weniger als eine Stunde.

Die Ihnen anschließend zur Verfügung stehenden Funktionen und auch die Einschränkungen gegenüber den Server-Versionen von Microsoft Exchange und Microsoft SharePoint behandeln wir in einem weiteren Artikel. Auf jeden Fall aber eignen sich die Funktionen für einen großen Teil der Anforderungsszenarien, die wir bei SharePoint-Projekten vorfinden.

Für ein Probe-Abo von Office365 können Sie sich ganz einfach selbst über diesen Link registrieren. Weitere Informationen zu Office365 finden Sie hier.

- oder – wie erkläre ich SharePoint jemanden, der noch nie etwas davon gehört hat. Eine gute erste Einführung für Nicht-Techniker:

Sie möchten die Zusammenarbeit im Team verbessern, Dokumente besser verwalten, Informationen schneller wiederfinden, Freigabeprozesse automatisch abbilden und ein funktionierendes Wissensmanagement einführen? Bisher konnten Sie keine Lösung finden? Sie sind in guter Gesellschaft! Nachdem eher standardisierte Unternehmensprozesse in der Warenwirtschaft, Buchhaltung oder Lagerverwaltung z.B. durch ERP-Lösungen gut abgebildet werden, tun sich Softwarehersteller mit Wissens- und Dokumentprozessen immer noch schwer. IT-Plattformen wie SharePoint ermöglichen hier einen immensen Produktivitätsschub im Unternehmen, mit nahezu unmittelbarem Return in Investment.

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