Locatech – Unternehmenslösungen für SharePoint & Office365

Unternehmenslösungen für Microsoft SharePoint und Office365

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Neben den Abteilungs- und Stabsstrukturen gewinnen Projektteams in Unternehmen eine immer größere Bedeutung. Immer wichtiger werden hier Werkzeuge, die die Projektverwaltung und Projektsteuerung wirksam vereinfachen. Leider gibt es kein einheitliches Projektmanagement: so vielfältig wie die verfügbaren Werkzeuge sind auch die Projektmanagement-Prozesse. Es gibt auch nicht die zentrale Norm für das Projektmanagement, eine Vielzahl von nationalen DIN- und internationalen ISO-Normen tummeln sich in diesem Bereich (vgl. z.B. http://www.gpm-infocenter.de/).

Die zentrale Zielsetzung bleibt aber gleich: wie erreichen Sie als Projektleiter Ihre Projektziele unter optimaler Nutzung der verfügbaren Mitarbeiter und Ressourcen zu definierten Meilensteinen und Terminen? Dieser Artikel stellt einen Lösungsansatz vor, der die Möglichkeiten komplexer Projektmanagementsysteme mit einfachen Anpassungsmöglichkeiten kombiniert.

Eine Vielzahl von Projektmanagement-Werkzeugen und spezialisierten Softwareprodukten buhlen um die Gunst der Unternehmenskunden, während gleichzeitig Projektleiter häufig mit dem wahrscheinlich verbreitetsten Projektmanagement-Werkzeug verwalten – Microsoft Excel. Neben etablierten Herstellern wie Oracle, Microsoft und SAP bieten viele weitere Unternehmen spezialisierte Projektmanagement-Software an, und auch eine ganze Reihe von frei verfügbarer Open Source-Software wie beispielsweise „Project Open“ (http://ww.project-open.com) eignen sich für viele Projektmanagement-Anforderungen. Dennoch ist der Markt unübersichtlich, die Übersichten der Computerwoche 2011 oder Computerwoche 2013 stellen auch nur einen kleinen Ausschnitt der etablierteren Hersteller vor.

Excel als Allzweckwaffe erleichtert die Projektverwaltung bereits enorm, aber problematisch wird es, wenn Sie Projektinformationen im Team austauschen oder zentral aktualisieren wollen. Dagegen erfordern umfassendere Projektmanagementlösungen wie beispielsweise Microsoft Project Server eine genaue Planung und unterliegen in aller Regel einem aufwändigeren Einführungsprozess, weil entweder die Produkte an Ihre Wunschprozesse angepasst werden müssen oder weil Ihre Unternehmensprozesse und damit die Arbeitsweisen Ihrer Projektleiter an ein neues Produkt angepasst werden müssen.

Microsoft SharePoint-Lösung als Projektmanagement-Werkzeug?

Sofern Sie bereits Microsoft SharePoint einsetzen und möglicherweise auch als strategische Plattform in Ihrer Organisation nutzen, stehen Ihnen einfache Möglichkeiten zur Verfügung, die Funktionalität von Microsoft Excel zentral im Team zu nutzen und um Möglichkeiten zur Zusammenarbeit im Projektteam zu ergänzen. Im einfachsten Fall übernehmen Sie eine bestehende Excel-basierte Projektverwaltung als zentrale SharePoint-Liste und haben unmittelbare Vorteile durch eine zentrale Synchronisierung, gesteuerten Teamzugriff, eine automatische Versionierung sowie Standardformulare für das Anlegen und Bearbeiten von Projektinformationen.


Wollen Sie aber ein umfassenderes Projektmanagement für SharePoint umsetzen, so steht Ihnen mit PMOffice365 eine vollständige Projektmanagementlösung für Microsoft SharePoint zur Verfügung. PMOffice365 wird unterstützt für die Plattformen Microsoft Office 365, SharePoint 2013, SharePoint 2010 und SharePoint Foundation und stellt umfassende Projektmanagement-Funktionalität zur Verfügung in den Bereichen:

  • Projektverwaltung
  • Teamorganisation
  • Dokumentmanagement
  • Projektcontrolling
  • Projekt-Reporting
  • Risk-Management
  • Prozess-Management
  • Schnittstellen-Management

 

Im Vordergrund steht eine einheitliche Strukturierung von Projekten, Teilprojekten, Projekt­aufgaben/-anforderungen und Projektteams. Für jede dieser Strukturobjekte steht eine Vielzahl projekttypischer Attributfelder zur Verfügung, die eine unmittelbare Inbetriebnahme ohne Anpassungen ermöglichen. Sie können weitere Attribute entsprechend Ihrer individuellen Anforderungen hinzufügen oder auch nicht gewünschte Attribute ausblenden und so die verfügbaren Masken über einfache Konfigurationseinstellungen anpassen. Ebenso können Sie die verwendeten Begriffe an Ihre Unternehmenssprache anpassen.

 

Benutzeroberfläche im Web-Browser

Für Übersichten, Auswertungen und Reports stehen dynamische Listenansichten zur Verfügung, die sich ähnlich wie in Microsoft Excel sortieren, filtern oder gruppieren lassen.

Alle direkten Funktionen von PMOffice365 sind per Web-Browser zugänglich. Sie bearbeiten die unterschiedlichen Projektinformationen in übersichtlichen Masken mit Register-Reitern, wie zum Beispiel beim Anlegen eines Projekts:

Diese Masken lassen sich weit gehend konfigurieren, die Verwaltung auch vieler Projektinformationen bleibt zu jeder Zeit übersichtlich. Je nach Einstellung stehen bestimmte Reiter nur ausgewählten Benutzergruppen zur Verfügung, so dass Sie als Projektleiter beispielsweise Projektbudgets verwalten können, während Mitglieder Ihres Projektteams lediglich die Projektbasisinformationen sehen können.

Detaillierte Projektinformationen

Nachdem das Projekt mit den entsprechenden Teilprojekten sowie ein Projektteam angelegt ist, können Sie die einzelnen Aufgaben bzw. Anforderungen hinzufügen, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben definieren und Teams bzw. einzelne Mitarbeiter zuordnen. Für die Verwaltung der Projektteams selbst steht ein eigenes Funktionsmodul zur Verfügung, und die hinzugefügten Projektkontakte lassen sich direkt mit Microsoft Outlook synchronisieren.

Im Reiter Projektanforderungen werden alle aktuell für das Projekt definierten Anforderungen oder Aufgaben angezeigt und können direkt aus der Maske bearbeitet oder um neue Anforderungen/Aufgaben ergänzt werden:

Sind Aufgaben von ihrer Natur komplexer und erfordern einen nachgelagerten Bearbeitungsprozess mit möglicherweise mehreren Beteiligten, so lassen sich die Aufgaben für die Weiterleitung an ein Ticketsystem wie z.B. LTRS – http://www.locatech-it.com/losungen-leistungen/ltrs-ticketsystem-servicedesk-microsoft-sharepoint/   aktivieren.

Projekt-Dokumentmanagement

Über einen Reiter Projektdokumente  laden Sie beliebige Projektdokumente hoch und ordnen Sie dem aktuellen Projekt zu. Hierbei ist auch eine Klassifizierung der Dokumentart für spätere Auswertungen oder automatisierte Workflows möglich. Auch erfolgt eine automatische Versionierung der Dokumente, wenn Sie neuere Dokumentversionen hochladen. Sogar eine direkte Bearbeitung der Dokumente im PMOffice365 ist möglich, so dass Sie eine zentrale Erstellung und Verwaltung aller Projektdokumente konfigurieren können. In diesem Fall ist eine Zusammenarbeit an den Dokumenten im Team möglich, indem Dokumente ein- und ausgecheckt werden oder indem für bestimmte Dokumentarten Feedback- oder Genehmigungsworkflows aktiviert werden.

Projektteams und Projektmitarbeiter

Für die Verwaltung von Projektteams und Projektmitarbeitern steht ein eigenes Modul zur Verfügung.

Beim Hinzufügen von Projektmitarbeitern zu Projektteams erfassen Sie die prozentuale Zuordnung. Über die Mitarbeiterinformationen haben Sie jederzeit einen Überblick über die prozentuale Auslastung der Person verteilt über alle Projektteams:

Eine eventuelle Überlastung des Mitarbeiters ist sofort erkennbar und kann durch Umverteilung der Aufgaben nach Möglichkeit vermieden werden.

Monitoring, Projektcontrolling, Budgetverwaltung

Projektkosten sind nicht nur die durch den Einsatz von Mitarbeiter in einem Projekt entstehende Personalkosten, sondern auch sonstige Kosten, die z.B. durch externen Beauftragungen von Projektarbeiten oder Kosten der Infrastrukturnutzung verursacht werden. Über den Reiter Projektkosten erfassen und verwalten Sie alle Arten von Projektkosten und können diese auch unterschiedlichen Kostenarten oder Kostenstellen zuordnen.

Die aufgelaufenen Kosten können über eine Auswertung – auch projektübergreifend – als Report bereitgestellt oder auch anderen Anwendungen zur Verfügung gestellt werden. Werden Projektkosten zum Beispiel in Ihrem ERP-System verwaltet, so können diese per Webservice an PMOffice365 weitergereicht werden, so dass eine zentrale Kostenerfassung nur an einer Stelle erfolgen muss. Über den Reiter Projektmanagement sehen Sie unmittelbar, ob das Projektbudget bereits ausgeschöpft ist und wie viel Budget noch verbleibt.

 

Risk-Management

Das integrierte Risk-Management-Modul ermöglicht die Erfassung und Bewertung von Projektrisiken sowie die Protokollierung der Risikoüberwachung z.B. durch Projektaudits. Entsprechende Audit-Dokumente können hier zentral zum Projekt angehangen werden. Auch der Verlauf des Ris-Managements zum Beispiel bei sich ändernden Risikobewertungen ist aufgrund der Risko-Historie nachvollziehbar.

Projekt-Reporting

PMOffice365 bietet umfassende Reportingfunktionen, die sowohl zentral vorkonfiguriert als auch individuell von einzelnen Benutzern für eigene Zwecke eingerichtet werden können. Typische Auswertungen sind z.B.:

  • Projektübergreifende Auswertungen von Projektbudgets und Projektauslastungen
  • Auswertung anstehender Wiedervorlagen/Projektaufgaben
  • Gannt-Auswertung zum Projektverlauf mit dem Gantt-Webpart

 

  • Auswertungen nach Projektstatus, Projektteams oder Projektverantwortlichen

 

Alle Auswertungen können in Form einer Excel- oder Access-Abfrage auch außerhalb des Systems weiter analysiert oder an Dritte weitergegeben werden.

Volltext-Recherchen

Mit Hilfe der automatischen Volltextindizierung steht Ihnen eine Suchfunktion zur Verfügung, um nicht nur nach bestimmten Informationen aus der Projektverwaltung zu suchen, sondern auch um Informationen aus Projektdokumenten transparent zu machen. So ist ein Dokumentenmanagement mit Volltextsuchfunktion im Standard bereits integriert.

Prozess-Management und Projekt-Workflows

Über konfigurierbare Workflows können Sie einzelne Strukturobjekte automatisiert durch einen definierten Informationsverarbeitungsprozess leiten. Im einfachsten Fall ist dies ein Feedback- oder Genehmigungsworkflow, zum Beispiel für ein Projekt als Ganzes, für einzelne Projektaufgaben, für Projektkosten oder auch für Projektdokumente. Reine Informationsworkflows konfigurieren Sie komfortabel über automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen.

Schnittstellen-Management

In aller Regel werden Stammdaten wie zum Beispiel die Mitarbeiter-Daten in einem zentralen Verzeichnis oder Kosteninformationen in einem bereits vorhandenen ERP-System geführt. Abhängig von bereits vorhandenen Unternehmenssystemen muss entschieden werden, welche Informationen PMOffice365 aus einem anderen „führenden“ System bereitgestellt werden. Alternativ kann PMOffice365 als Quelle für führende Informationen zum Beispiel geplante Projektkosten einem ERP-System zur Verfügung stellen. Die hier möglichen Kombinationen sind in aller Regel nicht unmittelbar konfigurierbar. Allerdings bietet Microsoft SharePoint fertig vorbereitete Webservices und Datenschnittstellen an, um Daten an andere Systeme weiter zu geben oder auch Daten aus Drittsystemen zu verarbeiten. Eine Integration mit vorhandenen Systemen ist daher in der Regel ohne großen Aufwand möglich.

Eine direkte Weiterverarbeitung von PMOffice365-Informationen in den Microsoft Office-Produkten (Excel, Access, Outlook, Word) ist bereits im Standard ohne Anpassungen möglich.

Fazit

In der Kombination stellen Microsoft SharePoint als Universalplattform und PMOffice365 als spezialisierte-Projektmanagementlösung alle Funktionen zur Verfügung, die für ein erweitertes Projektmanagement benötigt werden. Im Standard nicht verfügbare Funktionen lassen sich per Konfiguration hinzufügen, ebenso lassen sich nicht benötigte Bereiche ausblenden. Auch eine Einbindung in eine bestehende Infrastruktur mit weiteren internen Systemen ist einfach möglich.

Daher stellt PMOffice365 eine sehr gute Alternative zu einem „Projektmanagement by Excel“ dar und auch zu sehr komplexen Projektmanagementlösungen mit aufwändigen Einführungsprozessen. Grundsätzlich lässt sich auf diesem Weg auch ein Projekt-Portfoliomanagement realisieren.

Kontakt und weitere Schritte

Bitte setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um das Produkt kennen zu lernen und zu testen. Wir freuen uns auf den persönlichen Kontakt und stellen Ihnen das Produkt vor, gerne mit einer Kalkulation von Einführungskosten.

Ihre Ansprechpartner: Rudolf Vehring und  Dirk Löhn

Locatech IT Solutions GmbH, Baroper Str. 239 b, 44227 Dortmund

Tel: +49 231 9159650

E-Mail: sales@locatech.com

Web: http://www.locatech.com

 

Anlage: Verwaltete Projektmanagementfelder im Standard-PMOffice365 (konfigurier- und erweiterbar)

Projekt-Basisdaten

  • Projektbezeichnung
  • Projekt-Nr.
  • Projektbeschreibung
  • Projektziele
  • Projektrisiken
  • Projektmaßnahmen
  • Projektleiter
  • Projektleiter Stellvertreter
  • Projektleiter Stellvertreter: Telefon
  • Projektleiter Stellvertreter: E-Mail
  • Projektleiter: Telefon
  • Projektleiter: E-Mail
  • Projekt Start
  • Projekt Ende
  • Projekttage Soll (geplant)
  • Projekttage Ist (gebucht)
  • Projektstatus
  • Auftraggeber
  • Auftraggeber: Ansprechpartner
  • Auftraggeber: Ansprechpartner Telefon
  • Auftraggeber: Ansprechpartner E-Mail
  • Ansprechpartner Stellvertreter
  • Teilprojekte
  • Projektnotizen
  • Projektanforderungen/-aufgaben

 

Risk Management

  • Risikoüberwachung durch
  • Letztes Audit am
  • Auditbericht

 

Projektcontrolling

  • Projektkosten
  • Projektkostengesamt
  • Projekt Budget
  • Projekt Rückstellungen
  • Sonstige Projektkosten
  • Projekt Budget (Verfügbar)

 

 

 

Nutzen Sie in Ihrer Organisation einen Servicedesk, um Serviceanfragen zu verarbeiten? Meist nutzen Anwender E-Mail oder das Telefon, um Störfälle zu melden oder Unterstützung anzufordern. Wenn derartige Anfragen ein bestimmtes Volumen überschreiten, wird es schnell unübersichtlich, insbesondere wenn gleichzeitig mehrere Mitarbeiter der IT-Abteilung mit der Bearbeitung von Serviceanfragen beschäftigt sein können. Wenn darüber hinaus eine mehrstufige Bearbeitung von Anfragen erforderlich ist, ist ein unterstützendes IT-System unabdingbar.

Microsoft SharePoint hat den Servicedesk praktisch eingebaut
Mit Microsoft SharePoint sind Sie in der Lage, einfach und schnell ein Servicedesk-System umzusetzen, und das ganz ohne zusätzliche Lizenzkosten, sofern Sie bereits mit einer Windows Server-Umgebung arbeiten. Mit dieser Umgebung haben Sie nämlich die SharePount Foundation, die für die Umsetzung eines Ticketsystems vollkommen ausreichend sind, bereits mitlizenziert.

Servicedesk umsetzen in Microsoft SharePoint

Servicedesk umsetzen in Microsoft SharePoint

 

Microsoft SharePoint stellt alle Basis-Bausteine zur Verfügung, die für ein einfaches Servicedesk benötigt werden, insbesondere die zentrale Problemverfolgungsliste und die Liste “Aufgaben”, die auch mit Microsoft Outlook direkt synchronisiert werden kann. Mit der Problemverfolgungsliste haben Sie bereits alle Basiskomponenten für ein Servicedesk zum Beispiel in Ihrer Intranet-Webumgebung:

Da es sich bei der Problemverfolgungsliste um eine typische SharePoint-Liste handelt, kann sie einfach angepasst und erweitert werden. Und mit dem Berechtigungsschema von Microsoft SharePoint legen Sie fest, welche Benutzer Probleme melden können und welche Benutzer Probleme bearbeiten. So legen Sie einfach die Benutzergruppen fest, die Serviceanfragen erstellen respektive bearbeiten können. Ebenso einfach legen Sie interaktiv die möglichen zu vergebenden Prioritäten oder Problemkategorien fest oder verweisen auf ähnliche Probleme.

Der gesamte Werdegang einer Serviceanfrage mit möglicherweise mehreren Abarbeitungsschritten und Kommentaren von Bearbeiter- und Nutzerseite werden automatisch protokolliert, und E-Mail-Benachrichtigungen beim Abschluss von Bearbeitungsvorgängen können leicht eingerichtet werden. Über das Feld “Fälligkeitsdatum” legen Sie eine “Deadline” fest und können so die Abarbeitung von Tickets wirksam steuern. Und sofern Sie weitere Felder, Kategorisierungen oder Zusatzinformationen verwalten möchten, fügen Sie der SharePoint-Problemverfolgungsliste einfach entsprechende Felder hinzu.

Verschiedenste Auswertungen, zum Beispiel die Anzeige der Serviceanfragen, die der aktuell angemeldeten Person zugewiesen wurden, lassen sich über die typischen SharePoint-Ansichten interaktiv konfigurieren.

Der Abwicklungsprozess steht  beim Servicedesk im Vordergrund
Die Herausforderung bei der Einführung eines funktionierenden Servicedesks liegt eher nicht in der technischen Umsetzung, die kaum einfacher und schneller vorgenommen werden kann als hier dargestellt. Häufig muss zunächst der Prozess der Abarbeitung von Anfragen/Problemen genau mit den Prozessbeteiligten geklärt werden, und abhängig davon können weitere Anforderungen hinzukommen wie zum Beispiel individuelle Benachrichtigungs-Workflows, bestimmte Auswertungen/Statistiken oder weiter gehende Spezifikationen wie die Kategorisierung oder Priorisierung der Problemtypen.

Dazu kommt im Zuge der Einführung ggf. die Anpassung des Nutzerverhaltens. Wenn es Benutzer gewohnt sind, “mal eben schnell” beim Support anzurufen oder schnell eine Email an support@meinunternehmen.de oder womöglich persönlich an einen Mitarbeiter zu senden, müssen Sie einen Schulungs- und Umgewöhnungsprozess mit einkalkulieren. Mit Microsoft SharePoint können Sie auch die bestehende Herangehensweise, etwa den Email-Versand an einen Servicedesk, unterstützen, indem Sie Emails durch SharePoint automatisch in eine Problemverfolgungsliste eintragen lassen. Oder Sie können einem Anwender automatisch eine Bestätigungsmail mit einer vergebenen Vorgangs-ID zusenden, um eine spätere Identifizierung eines Servicetickets zu erleichtern und mögliche Duplikate zu vermeiden. Dann jedoch ist etwas mehr Anpassung an ein SharePoint-System erforderlich. Spätestens bei derartigen Anforderungen ist es sinnvoll, zunächst in einem Workshop die Anforderungen genau zu definieren und den Aufwand durch einen SharePoint-Experten abschätzen zu lassen. Mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit liegt jedoch der Aufwand für eine Anpassung deutlich unter dem Aufwand, der in anderen Systemen erforderlich ist, insbesondere wenn eine SharePoint-Umgebung bereits verfügbar ist.

Individuelle Umsetzung und Aufwand für Ihre Organisation
Nach unseren Erfahrungen beträgt der Aufwand für die Umsetzung eines funktionierenden Servicedesks auf Basis von Microsoft SharePoint wenige Tage, sofern die organisatorischen Anforderungen bereits klar sind. Anderenfalls muss entsprechender Aufwand für die Erarbeitung und organisatorische Umsetzung eines “Problembearbeitungsprozesses” eingeplant werden. Auch steigt der Aufwand durch spezifische für Ihre Organisation angepasste Workflows oder individuell angepasste Formulare. Dennoch geschieht die Umsetzung meist im Rahmen eines sehr kompakten IT-Projekts, entweder mit Ihren eigenen SharePoint-Experten oder im Rahmen eines entsprechenden Dienstleistungskontingents. Charmant bleibt der Aspekt, dass mit der SharePoint Foundation keine weiteren Lizenzkosten anfallen und dass den Benutzern eine vertraute und mit Microsoft Office höchst kompatible Umgebung zur Verfügung steht. Dadurch steigt die unmittelbare Akzeptanz, Sie führen kein neues System ein, und Aufwand für Einarbeitung und Schulung fällt praktisch kaum an.

Hinweis in eigener Sache: Unser Produkt LTRS für SharePoint erweitert SharePoint zu einem professionellen Servicedesk. Weitere Informationen finden Sie hier.

Setzen Sie bereits ein professionelles Ticketsystem ein, um Supportanfragen in Ihrem Unternehmen an den IT-Support zu unterstützen? Meist nutzen Anwender E-Mail oder das Telefon, um Störfälle zu melden oder Unterstützung anzufordern. Wenn derartige Anfragen ein bestimmtes Volumen überschreiten, wird es schnell unübersichtlich, insbesondere wenn gleichzeitig mehrere Mitarbeiter der IT-Abteilung mit der Bearbeitung von Supportanfragen beschäftigt sein können. Wenn darüber hinaus eine mehrstufige Bearbeitung von Supportanfragen für First-Level/Second-Level und ggf. Third-Level erforderlich ist, ist ein unterstützendes IT-System unabdingbar.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Vergleich professioneller und Open-Source-Ticketsysteme
Größere Organisationen setzen professionelle Ticket- oder Help-Desk-Systeme ein, die gelegentlich auch als “Issue-Tracking-Systeme” bezeichnet werden. In Wikipedia sind bereits über 40 unterschiedliche Help-Desk-Systeme aufgeführt, sowohl von kommerziellen als auch von Open-Source-Herstellern. In dieser Liste nicht enthalten ist Microsoft SharePoint, das jedoch als Baukastensystem sehr einfach genutzt werden kann, um ein für die meisten Zwecke vollkommen ausreichendes Ticketsystem einzuführen. Oftmals ist dies einfacher umsetzbar als der Erwerb und die Anpassung einer kommerziellen Software oder die Entwicklung des nötigen Know-hows, um eine Open-Source-Lösung wie z.B. OTRS (http://www.otrs.org/) einzuführen.

Microsoft SharePoint hat das Ticketsystem praktisch eingebaut

Mit Microsoft SharePoint sind Sie in der Lage, einfach und schnell ein Ticketsystem umzusetzen, und das ganz ohne zusätzliche Lizenzkosten, sofern Sie bereits mit einer Windows Server-Umgebung arbeiten. Mit dieser Umgebung haben Sie nämlich die Windows SharePoint Services bzw. in SharePoint 2010 die SharePount Foundation, die für die Umsetzung eines Ticketsystems vollkommen ausreichend sind, bereits mitlizenziert. weiter lesen

Die Pflege der Inhalte in einem Intranet oder Unternehmensportal ist schon aufwändig genug. Wenn dazu die Anforderung kommt, die Inhalte mehrsprachig anzubieten, brauchen Sie ein gutes Content Management System, dass Ihnen möglichst viel Arbeit abnimmt. Nun ist SharePoint kein reines Content Management System, bietet aber viele Funktionen, die den Aufbau eines Firmen-Intranets (oder auch einer Webseite) mit sehr wenig Aufwand ermöglichen, und das auch, wenn Seiten in mehreren Sprachen zur Verfügung gestellt werden müssen.

———— Update 21.08.2012 ———

Im Artikel http://www.locatech-it.com/tipps-tricks/mehrsprachige-auswahllisten-in-sharepoint-und-office365/ erfahren Sie, wie Sie auch normale Listeneinträge mehrsprachig umsetzen können, ganz ohne Variations. Damit können Sie fast vollständig internationalisierte SharePoint-Seiten gestalten.

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Mit der neuen Produktversion SharePoint 2010 wird der mehrsprachige Einsatz noch weiter vereinfacht. So konnten Anwender auch in SharePoint 2007 bereits eine Sprache auswählen, soweit entsprechende Sprachpakete (z.B. für Englisch und Deutsch) installiert waren. Damit hatten Anwender dann aber entweder eine englische oder eine deutsche SharePoint-Umgebung, aber keine parallel in beiden Sprachen benutzbare Website.

Automatisch Sprache umschalten

Neu in der kommenden Produktversion SharePoint 2010 ist aber, das weitere Sprachen direkt in der SharePoint-Umgebung aktiviert werden können. Dabei werden Standardübersetzungen aus der SharePoint-Umgebung je nach Sprachauswahl übernommen. Das Gute daran: abhängig von den Browsereinstellungen erscheint die SharePoint-Seite direkt in der richtigen Sprache, ein Benutzer mit englischen Einstellungen erhält die englische Anzeige, bei der Einstellung “Deutsch” erscheint alles entsprechend in deutsch.

Selbst die Menüführung für die Webseiten- oder Webpart-Einstellungen ist entsprechend angepasst. Und auch die Menüführung zu etwaigen Unterseiten kann durch Eingabe einer zentralen Übersetzung durchgängig angepasst werden. Es bleibt die Anpassung der selbsterstellten Inhalte, diese müssen natürlich nach wie vor mehrsprachig eingepflegt werden. Hierfür steht das aus SharePoint 2007 bekannte Variations-API zur Verfügung.

Festzuhalten bleibt, dass das Erstellen und Pflegen mehrsprachiger SharePoint-Sites mit SharePoint 2010 deutlich einfacher wird. Wie einfach das Ganze ist, zeigt schön ein Demo-Video von Steffen Krause, die Sie im Technet-Blog unter http://edge.technet.com/Media/SharePoint-2010-Mehrsprachigkeit/ finden.

Schon bisher konnte SharePoint ohne Lizenzkosten (mit den Windows SharePoint Services) betrieben werden. Für die neue SharePoint Foundation 2010 gilt dies ebenfalls, aber es gibt Einiges zu beachten. Mit etwas Verständnis können Sie sogar sehr skalierbare SharePoint-Lösungen mit der SharePoint Foundation lizenzkostenfrei umsetzen!

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[Update] Die ursprüngliche Unterstützung von Windows Server 2003 – 64-Bit für SharePoint 2010 / SharePoint Foundation gibt es nicht mehr, d.h. Windows Server 2008 – 64-Bit ist zwingende Voraussetzung. Mehr dazu im Artikel

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Wir haben unseren informativen Artikel zur Nutzung von SharePoint 2010 ohne zusätzliche Lizenzkosten jetzt auch als PDF-Fachartikel zum Download zur Verfügung gestellt. Sie finden in in unserem Bereich  Fachartikel und Downloads.

Hier auch der direkte Link: SharePoint Foundation – Lizenzbestimmungen und Skalierbarkeit

Die SharePoint-Foundation ist recht leistungsfähig, wie bereits in einigen unserer Artikel dargestellt. Es gibt jedoch auch einige Fallstricke, und der von Microsoft selbst zur Verfügung gestellte Vergleich der unterschiedlichen SharePoint-Versionen ist nicht immer aufschlussreich.

Welche Web-Parts von welcher SharePoint-Version (SharePoint-Foundation, SharePoint Server 2010 Standard, SharePoint Server 2010 Enterprise) zur Verfügung gestellt werden, beschreibt ausführlich der Artikel von Ari Bakker unter http://www.sharepointconfig.com/2010/06/sharepoint-2010-web-parts-by-license-type/

Wie leicht zu erkennen ist, sind die meisten interessanten Webparts den lizenzierungspflichtigen Versionen von SharePoint vorbehalten. In aller Regel gibt es auch für die SharePoint Foundation einen Workaround oder alternative Webparts, die käuflich erworben oder kostenlos aus dem Internet heruntergeladen werden können, es verbleibt aber in jeden Fall eine Zusatzaufwand. Häufig wird dieser jedoch kompensiert durch die eingesparten Lizenzkosten.

Nur wenige Unternehmen sind heute in der Lage, sich mit einem Klick einen aktuellen Überblick über die von Ihnen geschlossenen Verträge zu verschaffen, um daraus resultierende Risiken – aber auch Chancen – realistisch einzuschätzen, und sei es nur beim Versäumen vereinbarter Kündigungsfristen. Selbst kleine Unternehmen verwalten bereits eine Vielzahl vertraglicher Vereinbarungen, bei Branchen wie Versicherungen oder Banken sind Verträge der Grundpfeiler des Geschäftsmodells.

Unterschiedlichste Vertragsarten können anfallen:

  • Leasingverträge
  • Arbeitsverträge
  • Handyverträge
  • Lieferantenverträge
  • Kundenverträge
  • Wartungsverträge
  • Mietverträge
  • Lizenzverträge
  • Geheimhaltungsvereinbarungen uvm.

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(Aktualisiert) Schon bisher konnte SharePoint ohne Lizenzkosten (mit den Windows SharePoint Services) betrieben werden. Für die neue SharePoint Foundation 2010 gilt dies ebenfalls, aber es gibt Einiges zu beachten. Mit etwas Verständnis können Sie sogar sehr skalierbare SharePoint-Lösungen mit der SharePoint Foundation lizenzkostenfrei umsetzen! Was müssen Sie beachten?

 

Windows Server-Lizenzen nutzen

Die SharePoint Foundation 2010 ist quasi “lizenzkostenfrei”. Wenn Sie einen Windows Server 2003 oder Windows Server 2008 einsetzen und entsprechende Nutzungslizenzen (CAL – Client Access Lizenzen) für Windows Server besitzen, ist die SharePoint Foundation mit diesen Windows Server-Lizenzen mitlizenziert. Das heißt, Sie können auf einem Ihrer bestehenden Windows Server die SharePoint Foundation installieren, und alle lizenzierten Windows-Benutzer weiter lesen

Sie möchten die Zusammenarbeit im Team verbessern, Dokumente besser verwalten, Informationen schneller wiederfinden, Freigabeprozesse automatisch abbilden und ein funktionierendes Wissensmanagement einführen? Bisher konnten Sie keine Lösung finden? Sie sind in guter Gesellschaft! Nachdem eher standardisierte Unternehmensprozesse in der Warenwirtschaft, Buchhaltung oder Lagerverwaltung z.B. durch ERP-Lösungen gut abgebildet werden, tun sich Softwarehersteller mit Wissens- und Dokumentprozessen immer noch schwer. IT-Plattformen wie SharePoint ermöglichen hier einen immensen Produktivitätsschub im Unternehmen, mit nahezu unmittelbarem Return in Investment.

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