Tipps & Tricks für das Suchen mit SharePoint/Office365

Tipps & Tricks für das Suchen mit SharePoint/Office365

searchFast schon als Standard suchen Anwender Internetinhalte mit Google. Führt eine Suche nicht unmittelbar zum Ziel, so verwenden erfahrene User die so genannte Such-Syntax mit bestimmten Such-Operatoren, um eine Recherche auf eine bestimmte Webseite einzuschränken (Beispiel site:locatech.com) oder nur Ergebnisse mit einem bestimmten Dateityp zu finden (Beispiel filetype:pdf). Die in Microsoft Office365 und SharePoint-Umgebungen verwendete Suche auf der Basis von FAST unterstützt ebenfalls viele Einstellungen, um Suchergebnisse sinnvoll und schnell zu verfeinern.

Wird ein Begriff in das Suchfeld eingegeben und per ENTER der Suchvorgang gestartet, so wird dieser Begriff als einzelnes Wort im Suchindex gesucht. Als Ausgabe erhält der SharePoint-Benutzer alle Inhalte, Dokumente und Seiten, die den Suchbegriff enthalten, sortiert nach ihrer Relevanz. Taucht das gesuchte Wort mehrfach in einem Suchergebnis auf, wird dieses nur einmal aufgelistet, erhält aber eine höhere Relevanz. Diese Relevanz wird durch weitere Kriterien beeinflusst: So ist ein Treffer im Titel oder im Dateinamen höher gewichtet als ein Treffer in den Metadaten oder im Dokumenteninhalt.

Möchten Sie die Anzahl der Treffer reduzieren und das Suchergebnis verbessern, so können Sie nach zwei oder mehr Wörtern, getrennt durch Leerzeichen, suchen. Hierbei verknüpft die Suche die Suchbegriffe automatisch mit einem logischen UND, d.h. beide Wörter müssen in einem Suchergebnis vorkommen, um als Treffer angezeigt zu werden.

Suche nach Teilwörtern

suche4Die Suche nach einem Wort zeigt Ergebnisse an, in denen es als freistehendes Wort vorkommt. Die Suche nach Tür zeigt also Treffer mit dem einzelnen Wort Tür, aber nicht notwendigerweise Ergebnisse mit dem Wort Türklinke. Will der Benutzer auch Elemente angezeigt bekommen, in denen zusammengesetzte Wörter mit einem führenden Teil Tür enthalten sind, so gibt er in das Suchfeld Tür* ein. Nun werden auch Treffer mit Türklinke oder Türrahmen angezeigt. Die Suche mit einem Sternchen funktioniert allerdings nur am Ende des Wortes. Ein *tür wird nicht die Haustür finden.

Nach dem ersten Ausprobieren der Suche werden Sie sagen, dies stimmt so nicht. Wenn ich z.B. nach leitung suche, finde ich auch Projektleitung und Durchleitungswiderstand und Leitungsfunktion. Diese Besonderheit macht das Verhalten der SharePoint-Suche manchmal schwer erklärbar. Ob die SharePoint-Suche Teilworte identifizieren kann, steht im Zusammenhang mit dem internen Wörterbuch. Im obigen Beispiel war SharePoint das Wort Leitung bekannt und konnte somit als Teilwort identifiziert werden. Wenn ein Wort aber nicht im internen SharePoint-Wörterbuch enthalten ist, werden auch keine Treffer angezeigt, in denen das gesuchte Wort als Teilwort auftaucht.

Logische Verknüpfungen

Neben der (automatischen) Verknüpfung der Suchbegriffe mit einem logischen UND können auch ODER-Verknüpfungen erstellt werden. Bei der Eingabe Westen ODER Osten werden alle Ergebnisse gefunden werden, in denen Westen oder Osten auftaucht. Elemente mit beiden Suchbegriffen werden aber nur einmal aufgelistet (mit einer höheren Relevanz).

Auch eine Kombination aus UND- und ODER-Verknüpfungen ist möglich. So würden bei (Gelb UND Schwarz) ODER (Blau UND Weiß) alle Elemente erscheinen, in denen entweder die beiden Begriffe Gelb und Schwarz oder die beiden Begriffe Blau und Weiß enthalten sind. Für die Verwendung der deutschen Begriffe UND und ODER ist eine deutsche Spracheinstellung für die SharePoint-Website erforderlich. Bei anderen Spracheinstellungen kommen andere Begriffe (wie AND und OR bei englischen Spracheinstellungen) zur Anwendung.

Suche nach speziellen Metadaten/Spaltenwerten

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Bei dieser Art von Suche wird nach dem Vorkommen des Suchbegriffs irgendwo in den durchsuchbaren Inhalten gesucht. Verwenden Sie Metadaten, und soll zielgerichtet in einer bestimmten Metadaten-Spalte nach einem Wert gesucht werden, so ist dies mit der Angabe des internen Namens möglich. Mit der Eingabe von Title:Rechnung in das Suchfeld finden Sie alle Einträge, die in ihrem Titel das Wort Rechnung enthalten. Bei dieser Art der Suche ist es nur möglich, mit dem internen Namen der Spalte zu suchen. Im Normalfall ist dies nicht der angezeigte Name in den Ansichten oder Formularen. Sie ermitteln den internen Spaltennamen, indem Sie z.B. in einer Listenansicht, die die zu durchsuchende Spalte enthält, nach dieser Spalte sortieren. Anschließend entnehmen Sie den internen Spaltennamen aus dem Browser-URL hinter dem Text „SortField=[internerSpaltenname]“.

Dieses wenig intuitive Verfahren eignet sich für einzelne, spezialisierte Suchvorgänge durch erfahrene Benutzer. Im Rahmen einer Lösung für Unternehmensprozesse kann es sinnvoll sein, die SharePoint-Suche zu erweitern und dem Benutzer eine Auswahl aus den tatsächlich sichtbaren Bezeichnungen der Spalten zu ermöglichen. Die Erweiterung ist mittels Konfiguration und entsprechenden administrativen Rechten leicht möglich, so dass die Such-Umgebung für Anwender mit wenig Aufwand deutlich aufgewertet und benutzerfreundlich gestaltet werden kann.

Ermitteln des internen Spaltennamens aus einer SharePoint-Ansicht heraus

Ermitteln des internen Spaltennamens aus einer SharePoint-Ansicht heraus

Suche für Ihr SharePoint-System verbessern

Im Rahmen unserer SharePoint- und Office365-Projekte erweitern wir regelmäßig die Suchfunktionalität von SharePoint und verfügen über das nötige Knowhow, dass wir auch gerne im Rahmen spezialisierter Administrator-Schulungen teilen. Wenn Sie die Akzeptanz für Ihre SharePoint-Umgebung bei Ihren Anwendern verbessern möchten oder sich selbst das Knowhow aneignen möchten, um die Suchfunktionalität benutzerfreundlich zu konfigurieren, freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme.

Vielen Dank für Ihre Mitteilung! Gerne setzen wie uns mit Ihnen in Verbindung.
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