Locatech – Unternehmenslösungen für SharePoint & Office365

Unternehmenslösungen für Microsoft SharePoint und Office365

Durchsuche Beiträge mit Schlagwörtern Office Web Apps

Wir setzen Office365 jetzt seit ungefähr 2 Jahren ein. Vor einiger Zeit schon haben wir beschlossen, unsere Dokumentablage und unsere gesamte interne Kommunikation so weit es geht auf Office365 zu organisieren, und einen Teil unserer Erfahrungen mit Office365 haben wir hier einmal zusammen getragen in den Bereichen:

  • Dokumentablage und Dokumentenmanagement
  • E-Mail und Kommunikation
  • Austausch von Informationen mit Kunden/Partnern
  • Interne Prozesse

 

Dokumentablage und Dokumentenmanagement

Zu Beginn haben wir punktuell Prozesse auf Office365 verlagert, beispielsweise haben wir unsere Produktdokumentation und unsere Marketingunterlagen auf SharePoint Online abgelegt. Mit einer einfachen Dokumentbibliothek, Versionierung und Ein-Auschecken haben wir erreicht, dass jederzeit der aktuellste Stand der Dokumentation an zentraler Stelle abgelegt war, dass neue Bearbeitungen und Entwürfe nur für das Redaktionsteam sichtbar waren und dass jederzeit die Historie der Dokumente nachvollziehbar war. Die unmittelbaren Vorteile gegenüber einer Ablage von Dateien mit unterschiedlichen Dateinamen und einer manuellen Versionierung waren enorm, und alleine dafür lohnt sich eigentlich schon die Nutzung von Office365.

Nicht perfekt war die Offline-Snychronisierung. Zwar haben wir diese mit SharePoint Workspace realisieren können, aber dies funktionierte nicht immer ganz zuverlässig und hat gelegentlich für die eine oder andere Frustration gesorgt. Aber dank schnellerer Internetleitung (aktuell 60 MBit Download) und Office Web Apps stellte sich dies immer weniger als Problem dar, da wir die Dokumente gleich online bearbeiten konnten. Mit der Installation von Office2013 und Skydrive Pro ist der Umgang mit den Dokumenten aber vollends komfortabel. Alle Dokumente werden vollautomatisch mit einem lokalen Ordner synchron gehalten, und das auf beliebig vielen Geräten. Daher ist der aktuelle Dokumentationsstand auch offline immer aktuell, sei es auf dem Office PC, Laptop oder im Homeoffice.

E-Mail und Kommunikation

Für die E-Mail-Kommunikation nutzen wir noch immer eine eigene Exchange Server-Infrastruktur, haben aber begonnen, parallel die mit Office365 bereitgestellten Cloud-Postfächer zu nutzen. Etwas umständlich waren die zunächst unhandlichen Anmelde-Kennungen, in unserem Fall „benutzer@locatechonline.onmicrosoft.com“. Aber seit der Umstellung auf eine eigene Domäne können sich Benutzer nun als benutzer@locatech.org an Office365 anmelden. Dazu mussten wir neue Benutzer anlegen, ein Ändern des Office365-Kontos der benutzer@locatechonline.onmicrosoft.com-Konten war leider nicht möglich. Mit integriertem Single Sign On ist aber immer eine automatische Anmeldung an Office365 möglich, wenn alles ordentlich konfiguriert ist. Das ist ein bischen Arbeit, wird aber mit hoher Akzeptanz belohnt.

Tipp: Möglichst direkt bei Beginn der Office365-Nutzung eine eigene Domäne beantragen und umstellen. Hier steht, wie das geht.

Zunächst kaum genutzt wurde das in Office365 integrierte Lync, quasi das unternehmensinterne Skype. Aber die Vorteile sind enorm, und inzwischen ist Lync fest in die Kommunikation integriert. Wann immer Dinge schnell und spontan geklärt werden müssen und man keine Telefonkonferenz einberaumen möchte, werden die Infos per Lync ausgetauscht. Inzwischen telefonieren wir auch intern über Lync und nutzen die Möglichkeit, sich einen bestimmten Bildschirm zu teilen. Aber für die rein interne Nutzung von Lync ist der Nutzwert in kleinen Unternehmen doch eher gering. Hier punktet Office365 dadurch, dass man Lync nach außen freischalten kann. Damit sind alle externen Partner und Kunden genau so schnell und einfach erreichbar wie die eigenen Mitarbeiter und Kollegen. Nutzt also der Partner/Kunde selbst Office365 oder hat einen eigenen Lync-Server, so können firmenübergreifende Projektteams sehr komfortabel zusammenarbeiten. Jetzt warten wir noch auf den Abschluss der Skype-Integration, so dass alle Skype- und Lync-Benutzer in einem großen Netzwerk einfachst kommunizieren und zusammenarbeiten können.

Tipp: Aktivieren Sie die Lync-Federation in der Lync Online-Systemsteuerung. Damit sind alle externen Lync- und bald auch Skype-User erreichbar.

Auch hilfreich ist die Outlook-Integration von Lync. So sehen Sie nicht nur, welche Benutzer gerade online sind oder nicht, sondern alle per Lync durchgeführten Konversationen werden auch automatisch in Outlook als „Aufgezeichnete Unterhaltungen“ abgelegt.

 

Austausch von Informationen mit Kunden/Partnern

Klassisch erfolgt noch immer ein großer Teil des Informations- und Dokumentaustausches mit Kunden und Partnern per E-Mail, mit allen damit verbundenen Problemen, wenn diese Dokumente noch verändert und bearbeitet werden. Inzwischen besteht aber in Office365 die Möglichkeit, Webseiten, Bibliotheken oder Dokumente für Externe freizuschalten, ohne dass diese registrierte (und zu lizenzierende) Office365-Benutzer sind. Wir haben festgestellt, dass man mit etwas Umgewöhnungsenergie sehr schnell anfängt, Dokumente in Office365 bereitzustellen und dann Beteiligte per Dokumentlink in einer E-Mail zu informieren. Mit Office 2013 wird das Freigeben auf SharePoint online noch einmal einfacher und komfortabler und wirkt jetzt so richtig „rund“.

Interne Prozesse

Mit sehr wenig Aufwand können Prozesse, die klassisch per Excel und/oder E-Mail abgebildet wurden, in einem SharePoint Online-Portal konfiguriert werden. Wir machen das inzwischen für unsere interne Projektverwaltung, Zeiterfassung, Kundenverwaltung, Dokumentationsverwaltung, Produktmanagement etc. Alleine durch das Einrichten einer zentralen Projektliste haben wir schon eine Projektverwaltung in seiner einfachsten Form realisiert: mit Zuständigkeiten, Erfassungs- und Bearbeitungsformularen, Auswertungen, E-Mail-Benachrichtigungen, Excel/Outlook-Integration etc. Natürlich eignet sich diese Form der Projektverwaltung noch nicht für komplexe Projekte. Aber wenn Sie bisher Projekte in einer Excel-Liste verwaltet haben und nach einem schnellen Produktivitätsfortschritt suchen, realisieren Sie mit den SharePoint Online-Vorlagen und einer Stunde SharePoint-Knowhow eine funktionierende Projektmanagementlösung.

Tipp: Prüfen Sie die Prozesse, die Sie in Excel verwalten, und migrieren Sie Excel-Listen mit dem SharePoint-Import nach SharePoint-Online. Fast genau so einfach wie das Anlegen von Spalten in einer Excel-Tabelle ist das Erstellen einer SharePoint-Liste mir entsprechenden Spalten. Diese Spalten haben dann aber bereits eingebaute Funktionen und erkennen angemeldete Benutzer, ermöglichen eine komfortable Datumsauswahl usw. Innerhalb von Minuten wird aus einer Excel-Tabelle ein Prozesstool mit Formularen, Benachrichtigungsworkflow und Auswertungen.

Nach Umsetzung der hier beschriebenen Punkte sind wir grundsätzlich in der Lage, auf einen eigenen Server mehr oder weniger zu verzichten. So ganz gelingt das sicher nicht, da immer auch spezielle Anwendungen laufen müssen oder – wie das bei Office365-Kunden wie Architekten oder Immobilienmaklern der Fall ist – sehr viele sehr große Dateien/Dokumente verarbeitet werden müssen. Auf jeden Fall ermöglicht Office365 einen enormen Produktivitätsfortschritt auch und möglicherweise gerade für kleinere Unternehmen, von den Kosten ganz zu schweigen. Nicht nur sparen wir uns eine richtige Server-Infrastruktur, sondern auch die vielen Stunden an Support- und Administrationsarbeiten für Einrichtung, Betrieb, Patches und Backup.

 

Mit Office 365 bietet Microsoft seinen Kunden ein – im Vergleich zum bisherigen Lizenz-Dschungel – sehr einfaches Mietmodell (pro Benutzer und Monat) an, mit dem nahezu alle Office-Funktionen sowohl auf dem Desktop als auch über eine von Microsoft gehostete Cloud-Plattform genutzt werden kann. Dabei richtet sich Microsoft Office 365 sowohl an kleine und mittelständische Unternehmen als auch an Konzerne und große Organisationen.

Office 365 bietet im Wesentlichen

  • den Zugang zu E-Mail, Dokumenten, zentralen Kontakten und Kalenderfunktionen nahezu unabhängig vom Endgerät (PC, Handy, Tablet…
  • den einfachen, geschützten Informationsaustausch für die Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern, Kunden und Partnern
  • Microsoft Office für den Desktop in Kombination mit den Web-Anwendungen
  • je nach Plan (s.u.) einen einfachen Community-Support oder einen umfassenden IT-Support rund um die Uhr
  • Rechenzentrumsbetrieb mit 99.9% Verfügbarkeit, geografisch verteilte Redundanz von Rechenzentren und anderen Schutzfunktionen
  • Funktionen für Unternehmensportale, Extranets, Websites, Instant Messaging, Video- und Webkonferenzen

Die Kosten hängen hierbei pauschal nur von der Anzahl der Benutzer ab und werden monatlich berechnet. In Office 365 sind folgende Produkte enthalten

Einsatzszenario 1: Office 365 für kleine Unternehmen/Organisationen (bis maximal 50 Benutzer)

Organisationen/Unternehmen mit maximal 50 Benutzern und sehr eingeschränkter eigener IT-Infrastruktur zahlen €5.25 pro Benutzer und Monat.

Dafür erhalten Sie:

  • Office Web Apps
  • Exchange Online für E-Mail, mobile Zugriff, Kalender, Kontakte , Anti-Virus, Anti-Spam
  • SharePoint Online für Teamsites, Access-Datenbankservices und einfache öffentliche Websites
  • Lync Online für Instant Messaging und Online-Meetings
  • Support nur über moderierte Internet-Foren

Einsatzszenario 2: Office 365 für größere Unternehmen und Organisationen

Hier gibt es eine Reihe von „Plänen“ für verschiedene Einsatzszenarien. Allen gemeinsam ist eine Hochverfügbarkeitsgarantie von 99,9 % für die IT-Infrastruktur sowie IT-Support via Telefon/Web/E-Mail, vernünftig große Mailboxen (25 GB), Active Directory-Nutzung, die jeweils aktuellste Version von Office Professional Plus in Kombination mit den Office Web Apps, Anti-Virus- und Anti-Spam-Schutz, Instant Messaging, Online-Meetings, Videokonferenzen, SharePoint-Teamsites.

Organisationen oder Unternehmen, die bisher nicht die Online-Services von Microsoft genutzt haben und die Office Professional Plus als Desktop-Software mit allen verfügbaren Funktionen von Exchange, SharePoint und Lync Online kombinieren, zahlen €22.75 pro Benutzer und Monat.

Kostenloser Test: Lassen Sie sich schnell und unkompliziert für einen kostenlosen Test von Office365 freischalten.

Weitere Informationen zu Office365 finden Sie hier.

Fazit

Das wird spannend. Wirft Microsoft doch wirkliche Pfunde in die Waagschale, um beim Cloud-Computing seine Claims abzustecken und insbesondere den Google Apps den Wind aus den Segeln zu nehmen. Durch die Kombination von Office Software für den Desktop und neuen Cloud-Diensten versucht Microsoft, seinen Umsatzbringer “Office” auch als Hosting-Lösung zum Geldesel zu machen. Und für diejenigen Unternehmen, die noch nicht ihre gesamte IT-Infrastruktur in die Cloud verlagern möchten (und das sind derzeit die Meisten) steht mit der Kombination aus Office/Desktop und Office/Web die perfekte Cloud-Einstiegsdroge zur Verfügung.

Heute Abend gab es die angekündigte große Neuigkeit von Facebook, die die Art der Kommunikation zwischen Personen revolutionieren soll. Inzwischen nutzen bereits 350 Millionen Benutzer die Nachrichten-Funktionen von Facebook, und mehr als 4 Milliarden Nachrichten werden täglich zwischen „Freunden“ auf Facebook ausgetauscht. Mark Zuckerberg stellte Facebooks Sicht von einem “modernen” Messaging-System vor, mit folgenden Merkmalen:

  • Ein integriertes System  – umfasst nicht nur E-Mail, sondern auch  SMS oder Chat. Email ist eine Art der Kommunikation, aber eben nur eine unter allen anderen Arten der Kommunikation. (Telefonie/Voice over IP soll aber auf absehbare Zeit nicht integriert werden)
  • Informell – mehr eine Unterhaltung als ein offizieller Briefverkehr.
  • Unmittelbar – sofortige Benachrichtigung und direkte Kommunkation
  • Personenbezogen/persönlich – die Person steht im Vordergrund, nicht die einzelne Nachricht
  • Einfach zu bedienen
  • Kompakt – Weniger Funktionen als Email heute
  • Kurze Nachrichten

Beziehungsspeicher

Ein Highlight ist sicher die vollständige Historie der Unterhaltung, der gesamte erfolgte Nachrichtenaustausch bleibt erhalten, quasi als “Beziehungshistorie” oder die moderne Form des Schuhkartons, in dem alte Briefe aufbewahrt werden. Der Fokus liegt hierbei auf der Kommunikation zwischen 2 Personen oder innerhalb einer bestimmten Gruppe.

Wer sich seinen klassischen E-Mail-Posteingang ansieht, sieht eine Flut von Nachrichten, mal wichtig, mal unwichtig, mal mit Anhang, mal ohne. Die Einheit des Informationsaustausches ist die Nachricht. Mit dem Messaging-System von Facebook ändert sich diese Einheit in Person. Immer geht es um die gesamte Kommunikation, egal auf welchem Weg, zwischen Personen.  Hier fungiert im so genannten “sozialen Posteingang” (Social Inbox) das persönliche soziale Netzwerk des Benutzers als sinnvoller automatischer Filter. Im “sozialen Posteingang” – den man vielleicht mit “universeller personenbezogener Kommunikationsaustausch-Speicher” umschreiben könnte, landen als Voreinstellung nur Nachrichten von Freunden und deren Freunden. Ob dies dann auch “soziale Spam-Nachrichten” nach sich zieht, bleibt abzuwarten. Alle übrigen Nachrichten werden in einem Ordner “Messages” abgelegt und können dort von Zeit zu Zeit angesehen werden.

Jeder kann in Zukunft – optional – auch eine E-Mail-Adresse bei Facebook erhalten unter name@facebook.com. Die Mitarbeiter von Facebook geben ihre bisherigen Mailadressen ab und erhalten dafür mitarbeiter@fb.com.Der Rollout erfolgt stufenweise über Einladungen in den nächsten Monaten.

Microsoft Office Web Apps

Teil der neuen Messaging-Plattform werden auch die Microsoft Office Web Apps sein, ein weiterer Vorteil für Microsoft im Rahmen seiner Cloud-Strategie, insbesondere auch im Hinblick auf Office 365, dem neuen Cloud-Angebot von Microsoft.

Eine erste Analyse

Verlockender Gedanke, seine gesamte persönliche Kommunikation über Facebook abzuwickeln. Und durch die Integration von “klassischen” Email-Empfängern müssen andere Kontakte auch nicht sofort Facebook-Mitglied sein, eine entscheidende Hürde des bisher geschlossenen Messaging-Systems, deren Überwindung zum Erfolg von Facebook beitragen dürfte.

Die Kommunikation kennt kein “Vergessen”. Es mag vorteilhaft sein, eine komplette Historie des Austausches mit einer Person nachvollziehen zu können, aber es gibt keinen Mechanismus, einmal Gesagtes/Geschriebenes automatisch zu vernichten. Bei einem normalen Chat ist mit dem Ende der Unterhaltung auch der Inhalt der Unterhaltung abgeschlossen, was zu einem offenen Austausch beiträgt. Zwar ist es auch bei E-Mail grundsätzlich möglich, den Austausch viele Jahre nachzuvollziehen, wenn man Emails bewusst aufhebt, aber bei Facebook wird es deutlich einfacher, Äußerungen einer Person hervorzukramen. Man denke nur an im Eifer des Gefechts ausgetauschte Beleidigungen oder Anschuldigungen, die dann ggf. sogar später noch rechtlich verwertet werden könnten.

Ein bisschen erinnert das Facebook-Messaging an Google Wave – das sich bisher in keiner Weise durchsetzen konnte. Bei Facebook könnte es aber klappen – immerhin ist dort die kritische Masse an nötigen elektronisch vernetzten Personen schon vor dem Start erreicht.

Facebook auch für unternehmensinterne Kommunikation geeignet?

Eignet sich Facebook auch für die unternehmensinterne Kommunikation? Durch das bereits jetzt mögliche Einrichten geschützter Gruppen grundsätzlich schon. Bevor aber vertrauliche Unternehmenskommunikation in die “Facebook-Cloud” verlagert wird, müssen bei Facebook sicherlich noch eine Menge Hausaufgaben hinsichtlich Datenschutz gemacht werden. Wer möchte schon auf der rechten Seite seines Facebook-Posteingangs Werbung vom Mitbewerber lesen, wenn er gerade über ein Produkt diskutiert.

Die Entwicklung bleibt spannend. Aber der Erfolg wird mit dem Schutz der Privatsphäre und der ausgetauschten Daten stehen und fallen, eine Domäne, in der Facebook bisher nicht allzu positiv von sich Reden gemacht hat.

Wie am 19.10.2010 angekündigt, bietet Microsoft eine Kombination aus seinen Hauptprodukten Microsoft Office Professional Plus, Exchange Online, SharePoint Online und Lync Online (ehemals Office Communications Server) in Form von Cloud-Diensten online an (siehe auch http://www.locatech-it.com/technologien-plattformen/sharepoint/office-365-fakten-preise-cloud-computing/ und http://www.locatech-it.com/technologien-plattformen/sharepoint/office-365-%e2%80%93-microsoft-setzt-alles-auf-die-wolke/)

Für Unternehmen gibt es (noch in einer Beta-Fassung) entsprechende Planungsleitfäden in deutsch unter

Auch die neu erschienenen Hilfeseiten unter http://office.microsoft.com/redir/CL101870908.aspx (kleine Unternehmen) und http://office.microsoft.com/redir/HA101988931.aspx (größere Unternehmen) bieten einen ersten EInstieg in die Fragestellungen, die sich mit der Nutzung der Online-Dienste ergeben.

Microsoft hat ein neues Produkt: Office 365! Oder ist es eher ein Service? Oder ein Cloud-Angebot? Der erste Eindruck: Es ist alles zusammen, eine eierlegende Wollmilchsau für “Wir arbeiten zusammen, immer und überall”. Office 365 ersetzt die bisherigen Microsoft Cloud Services (BPOS – Business Productivity Online Standard Suite) und verbindet die Office-Standardsoftware für den Desktop mit den Office-Web-Apps, Microsoft SharePoint, Exchange und Lync, dem Nachfolger des Office Communication Servers.

Desktop und Wolke vereint

Mit dem neuen Produkt/Service/Cloud-Angebot will Microsoft “die Spielregeln ändern”, wie Unternehmen und Mitarbeiter zusammen arbeiten. Es zeigt auf jeden Fall Microsofts Commitment zur Cloud, und das kombinierte Angebot aus Office/Desktop plus Web-Service soll endlich den Durchbruch beim Cloud-Computing bringen. Einmal mehr nutzt Microsoft so seinen Platzhirschen Office, um sich gegen den Wettbewerb zu positionieren. Chris Capossela, Senior Vice President der Microsoft Office Division, formuliert es so:

When it comes to the cloud, we are all in, and we are bringing our very best with us – the very best applications and the very best partners

Beim Cloud-Computing setzen wir alles auf eine Karte, und dazu gehört auch das Beste, was wir haben – die besten Anwendungen und die besten Partner.

Für alle verfügbar wird Office 365 allerdings erst im kommenden Jahr, ein Beta-Programm startet aber unter anderem in Deutschland schon ab dem 19. Oktober.

Wir hoffen, dass mit dem neuen Produkt/Service auch die Lizenzierungs-/Mietoptionen einfacher, transparenter und gerade für mittelständische Unternehmen auch günstiger werden, und sind auf die nächsten Schritte gespannt.

Weitere Infos hier:

Und eine Vorschau, wie das Ganze aussieht (in englisch) hier: http://office365.microsoft.com/en-US/online-services.aspx