—————— Update 08/2012 ———–

Einen aktuellen, weiterführenden Artikel zu den organisatorischen Herausforderungen bei der Einführung eines Vertragsmanagements finden Sie hier:

http://www.locatech-it.com/technologien-plattformen/sharepoint/einfuhrung-eines-zentralen-vertragsmanagements-in-unternehmen-leitfaden-und-checkliste/

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Vor der Einführung einer Prozesslösung wie zum Beispiel einem System für das Vertragsmanagement müssen die bestehenden Prozesse durchleuchtet und die Anforderungen an eine Lösung definiert werden. Für solche Zwecke haben wir eine Checkliste erarbeitet, die Ihnen hilft, die notwendigen Vorbereitungen zu treffen. Damit reduzieren Sie wirksam den Gesamtaufwand für eine Einführung, entsteht doch ein großer Teil des Aufwands durch organisatorische Fragen und der häufig kleinere Teil durch die technische Umsetzung.

Die folgende Checkliste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, bietet aber eine gute Übersicht und sollte gemeinsam mit Ihrem Dienstleister beantwortet bzw. ergänzt werden. Im Anschluss daran kann dann eine Lösung – wie z.B. das auf SharePoint basierende ECSpand Vertragsmanagement – sehr kosteneffizient umgesetzt werden.

1. Zielbestimmungen

Was sind die Kernziele für die Vertragsverwaltung? Wir würden Sie diese Ziele priorisieren? Beispiele:

  • Bessere Fristenwahrung, automatische Benachrichtigungen
  • Auswertung/Reporting von Vertragsdaten
  • Compliance
  • Schnellere Wiederauffindbarkeit

2. Analyse Ausgangssituation

Die betroffenen Abteilungen sollten im Detail darüber befragt, wie sie bisher Ihre Verträge verwalten und welche Attribute / Angaben Sie über die Verträge in Zukunft benötigen, um beispielsweise Dokumente wiederzufinden. Dabei sind die Anforderungen in jeder Abteilung in der Regel individuell und werden anschließend in Form unterschiedlicher Vertragsarten im Vertragsmanagement konfiguriert.

  • Welche Arten von Verträgen existieren bzw. sollen mit der Software verwaltet werden?
  • Wie viele Verträge existieren pro Vertragsart (Größenordnung)?
  • In welchem Zustand (Papier, Scan)?
  • Welche Zusatzinformationen (Begleitschreiben, Kommunikation) wurden bisher zusammen mit den Verträgen verwaltet bzw. sollen zukünftig verwaltet werden?
  • Wie wurden bisher Laufzeiten, Kündigungsfristen etc. verwaltet?
  • Wer sind die Vertragspartner? Gibt es entsprechende Kontaktlisten bereits in elektronischer Form?
  • Gibt es (pro Vertragsart) eine zurzeit durchgeführte Vertragsverwaltung, in der die wesentlichen Vertragsmerkmale wie z.B. Fristen, Konditionen, Gültigkeit etc. aktuell gehalten werden? In welcher Form erfolgt die Verwaltung (Excel, ERP-System…)
  • Für welche Abteilungen/Vertragsarten soll die Software in der ersten Umsetzung implementiert werden?
  • Bei den identifizierten Vertragsarten, welche Zusatzinformationen (Metainformationen) sollen pro Vertragsart verwaltet werden? Beispiele für mögliche Felder siehe unten.

3. Berechtigungen

Welche Benutzergruppen werden mit dem System arbeiten? Welche Rechte zum Lesen, Bearbeiten, ggf. Löschen, Genehmigen benötigen diese? Angaben jeweils pro Vertragsart.

4. Definition eines Aktenplans pro Vertragsart

Definieren Sie, über welche Wege Verträge wiedergefunden werden können sollen. Welche Suchkategorien sollen unterstützt werden?

5. Vertragsabhängigkeiten

Gibt es Verträge mit einer Abhängigkeitsbeziehung zueinander? Welche?

6. Vertragsstatus

Welchen Status kann ein Vertrag haben (ggf. differenziert nach Vertragsart)? Beispiel: Aktiv, Ruhend, Ausgelaufen, Gekündigt, Wiedervorlage, Inaktiv, Unterbrochen

7. Bestandsverträge

In welcher Form sollen Vertragsdaten für bestehende Verträge integriert werden?

  • Nur Neuverträge?
  • Bestandsverträge ab einem definierten Stichtag?
  • Nur die verwalteten Vertragsinformationen oder auch die Dokumente selbst?
  • Müssen ggf. Bestandsverträge in größerem Umfang eingescannt werden?

8. Analysen/Auswertungen

Welche Analysen zu den Vertragsdaten werden voraussichtlich benötigt (z.B. Kostenanalysen)? Welche Basisinformationen sind dazu für jeden Vertrag mit einzupflegen?

9. Vertragserstellung, Versionierung, Genehmigung, Benachrichtigung

  • Soll der gesamte Erstellungsprozess hinterlegt werden?
  • Mit entsprechenden Dokumentvorlagen?
  • Welche Sonderanforderungen bestehen ggf. an die Versionierung?
  • Wie sind Genehmigungs- und Benachrichtigungsprozesse derzeit definiert, bzw. wie sollen sie im Zielsystem abgebildet werden?
  • Wer soll in welchen Situationen benachrichtigt werden?
  • Werden Benutzer/Gruppen bereits über das Active Directory verwaltet?

10. Archivierung/Revisionssicherheit/Datensicherung

  • Ist eine revisionssichere Archivierung erforderlich? Zur Feststellung der Revisionssicherheit ist eine Überprüfung durch einen Wirtschaftsprüfer erforderlich.
  • Welches Archivsystem soll dazu eingesetzt werden?
  • In welcher Form erfolgt die Datensicherung und ggf. Wiederherstellung?

11. Infrastruktur

Welche IT-Plattformen sind ggf. verfügbar und sollen genutzt werden?

  • Windows Server (2003, 2008) – 32bit/64bit?
  • SharePoint Server 2007/SharePoint ServicesSharePoint Server 2010/SharePoint Foundation?
  • Office (2003/2007/2010 – ggf. als Mix?)
  • Internetbrowser (Internet Explorer oder auch andere?)
  • Vorhandene Dokumentenmanagementsysteme
  • Vorhandene Archivsysteme
  • Soll das System in einer virtuellen Umgebung bereitgestellt werden?

12. Lizenzen

  • Wie viele Benutzer werden das Vertragsmanagement aktiv nutzen?
  • Benötigen Sie Funktionen zum automatisierten Einscannen, ggf. mit OCR-Erkennung, oder zur Archivierung in einem Storage-System?
  • SharePoint Server oder SharePoint Services/SharePoint Foundation? Siehe hierzu auch unseren Artikel zu den Lizenzbestimmungen für SharePoint.

13. Zusammenarbeit mit dem Dienstleister

In welcher Form möchten Sie mit dem Dienstleister zusammen arbeiten?

  • Volldienstleister: Übernahme der gesamten Prozessanalyse, Anforderungserarbeitung, Bereitstellung der nötigen Hardware-/Software-Infrastruktur, Installation, Konfiguration, Schulung, Inbetriebnahme und anschließende Wartung
  • Reiner Projektdienstleister mit/ohne Wissenstransfer: Reiner Bezug von Expertise, vorhandene Kompetenz im Haus soll zur Reduzierung des Aufwands eingebunden werden.
  • Ein Mix aus den o.g. Punkten

 

Anhang: Vertragsarten und Zusatzfelder – Beispiele

Nachfolgend finden Sie beispielhaft für typische Vertragsarten eine Reihe von zu verwaltenden Feldern bzw. Attributen (wir nennen das Meta-Informationen). Typische Vertragsarten sind:

  • Leasingverträge
  • Miet-/Mietverträge
  • Rahmenverträge
  • Kaufverträge
  • Dienstleistungsverträge
  • Lizenzverträge
  • Beratungsverträge
  • Handelsverträge
  • Gesellschaftsverträge
  • Patente / Lizenzen
  • Serviceverträge
  • Distributionsverträge
  • Preislisten
  • Rabattvereinbarungen
  • Wartungsverträge
  • Nutzungsverträge
  • Leihverträge
  • Arbeitsverträge
  • Kfz-Verträge
  • Handyverträge

Vertragsart: Arbeitsverträge

Felder:

  • Mitarbeitername
  • Adresse
  • Beginn
  • Ende
  • Tätigkeit
  • Abteilung
  • Std/Woche
  • Gehalt brutto (Einstiegsgehalt)
  • Vertragsdatum
  • Laufzeit (Monate)
  • Personalnummer
  • Austrittsdatum
  • Verlängerung / Nachtrag vorhanden?

 

Vertragsart: Altersvorsorge

Felder:

  • Personalnummer
  • Mitarbeitername
  • Beginn
  • Betrag
  • Status (aktiv,inaktiv,unterbrochen)

 

Vertragsart: Distributionsverträge

  • Vertragsobjekt
  • Vertragsdatum
  • Laufzeit des Vertrages
  • Auslaufdatum des Vertrages
  • Kundennummer
  • Distributorenname / Vertragspartner
  • Land
  • Automatische Verlängerung
  • Kündigungsfrist
  • Abrechnung (wöchentl., monatl., quartalsw.)
  • Umsatzabhängigkeit

 

Vertragsart: Leasing/Miete/Wartung

Felder:

  • Vertragsobjekt
  • Vertragsdatum
  • Laufzeit des Vertrages
  • Auslaufdatum des Vertrages
  • Vertragspartner
  • Autom. Verlängerung
  • Kündigungsfrist
  • Zyklus
  • Betrag
  • Kostenstelle/n
  • Vertragsnummer Vertragspartner
  • Kreditor-Nr.
  • Kreditorname

 

Vertragsart: Fuhrpark

Felder:

  • Kfz-Kennzeichen
  • Auto-Marke
  • Auto-Modell
  • Erstzulassung
  • Anschaffungsdatum
  • Kaufdatum
  • Anschaffungspreis
  • Kostenstelle
  • Versicherung Auswahl aus Liste
  • Unfallwagen j/n
  • Autohändler
  • Übergabe an Besitzer
  • Personalnummer
  • Besitzer
  • Gültig ab
  • Leasingdauer
  • Status (aktiv, inaktiv, abgelaufen)
  • Verkaufsdatum
  • Wert lt. Gutachter
  • Kostenarten: Versicherungsbeitrag, Unfall, Steuern, Reparatur, Zubehör, Anschaffungskosten

 

Vertragsart: Mietverträge

Felder:

  • Objekttyp
  • Nutzungstyp
  • Adresse
  • Gebäudeteil
  • Vertragspartner
  • Regelm. Mieterhöhung j/n
  • Mieterhöhung ab
  • Höhe %
  • Zyklus
  • Mietpreis

  • Preis / m²
  • Zinsfreier Zeitraum j/n
  • Von
  • Bis
  • Sonderkonditionen j/n
  • Anmerkungen
  • Abteilungen Mehrfacheingabe
  • Lageplan j/n
  • Kostenarten: Kaltmiete, Umlagen, Reparatur, Renovierung, Schaden

 

Vertragsart: Versicherungen

Felder:

  • Versicherer
  • Sparte / Risiko
  • Versicherungsscheinnummer
  • Derzeitige Versicherungssumme
  • Anmerkungen
  • Beginn
  • Ablauf
  • Jahresprämie
  • Jahresversicherungssumme

 

Vertragsart: IT-Lizenz

Felder:

  • Vertragspartner
  • Vertragstyp Auswahl (Lizenzerwerb, Servicevertrag)
  • Produkt
  • Homepage
  • Erwerbspreis
  • Kosten / Jahr
  • Kosten / Monat
  • Lizenzschlüssel
  • Anzahl User
  • Typ Auswahl Concurrent, Named User
  • Infos

Vertragsart: Kaufverträge, Rahmenverträge, Dienstleistungsverträge

Felder:

  • Vertragsobjekt
  • Vertragsdatum
  • Laufzeit d. Vertrages
  • Auslaufdatum
  • Vertragspartner
  • Kündigungsfrist
  • Staffelungen
  • Umsatzabhängigkeiten
  • Abrufzyklus
  • Mindestabnahmemenge
  • Lieferzeit in Kalendertagen
  • Link zu anderen Verträgen

Wir hoffen, dass Ihnen diese Aufstellung bei den ersten Analysen hilft, und freuen uns über Kommentare.