Unternehmensweites Vertragsmanagement mit Office 365 und SharePoint Online

Unternehmensweites Vertragsmanagement mit Office 365 und SharePoint Online

Immer mehr Unternehmen führen die Plattform Microsoft Office365 ein. Ausgangspunkt für eine Umstellung auf Office 365 ist oft die einfachere/kostengünstigere Nutzung und Verwaltung von Microsoft Office-Produkten sowie eine Umstellung der E-Mail-Systeme. Strategische Mehrwerte für das gesamte Unternehmen entstehen aber dann, wenn die zugrundeliegende Infrastruktur Microsoft SharePoint Online genutzt werden kann, um neue Unternehmenslösungen zu entwickeln oder bestehende Produkte abzulösen.

So nutzen viele Unternehmen noch kein zentrales Vertragsmanagement oder verwalten die rechtlichen Informationen über manuell geführte Listen oder teilweise in die Jahre gekommene Systeme. Die Vorteile einer zentralen Dokumentplattform wie Microsoft SharePoint erschließen sich so nicht, da oft relevante Informationen zu Verträgen nicht schnell auffindbar sind, veraltet sind und zugehörige Informationen wie Korrespondenz mit Lieferanten, Kunden oder Anbietern in den Postfächern einzelner Mitarbeiter liegt.

Office365 und SharePoint als ideale Grundlage zur Umsetzung

Mit dem Vertragsmanagement LVM für Office365 / SharePoint Online kann ein zentrales Vertragsmanagement auch für internationale Unternehmen leicht umgesetzt werden. Nicht nur liegen alle Vertragsdaten an einer zentralen Stelle vor, sondern auch kritische Anforderungen an ein übergreifendes Vertragsmanagement werden abgedeckt:

  • Zugriff/Bearbeitung durch alle berechtigten Sachbearbeiter auch in internationalen/verteilten Rechtsabteilungen
  • Automatische Erteilung von Zugriffsberechtigungen für sensitive Vertragsdaten anhand der Organisationsstruktur im Unternehmen
  • Komfortable Ablage sowohl von digitalisierten Vertragsdokumenten als auch der zugehörigen Korrespondenz
  • Integration von Workflows etwa zur Weitergabe/Freigabe/Kenntnisnahme von Vertragsinformationen

Auch eine Migration tausender Vertragsdokumente aus dem Dateisystem oder aus anderen Anwendungen heraus ist möglich und verhilft so zu einer enormen Transparenz bei allen bestehenden Vertragsverhältnissen. Alle digitalisierten Dokumente können nach vorgegebenen Unternehmenskriterien automatisiert verschlagwortet werden. Darüber hinaus erfolgt eine vollautomatische Volltextindizierung aller Dokumente, so dass auch unstrukturierte Recherchen nach vertraglichen Informationen deutlich vereinfacht und beschleunigt werden.

Vertragsmanagement-SharePoint_Online_Locatech

Unabhängig davon, ob Sie in Ihrem Unternehmen Vertragsdokumente im Dateisystem ablegen oder in einer Unternehmenslösung zum Beispiel von IBM, Easy oder ELO: mit LVM verwalten Sie Verträge innerhalb Ihrer zentralen Unternehmensplattform SharePoint Online, mit einer modernen, einfachen Benutzerführung, leichtem Zugang von allen Unternehmensstandorten und umfassenden Möglichkeiten zur Integration des Vertragsmanagements mit anderen Unternehmenslösungen.

Auch eine Koppelung der Vertragsverwaltung zum Beispiel mit einem SAP-System, über das Bestellanforderungen, Bestellungen und Abrechnungen zu bestehenden Lieferverträgen verwaltet werden, ist über Standardwerkzeuge leicht möglich.

Möchten Sie mehr über Vertragsmanagement erfahren?

Lernen Sie LVM kennen. Weitere Informationen zum Produkt finden Sie hier: http://www.locatech.com/produkte/lvm-vertragsmanagement-sharepoint-office365/. Oder lernen Sie das Produkt in einer unverbindlichen Präsentation kennen.

 
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